यहां तक कि जब आपके ईमेल को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है, तो कुछ लोग सोचते हैं कि वे करते हैं।
इसलिए जब हम कुछ घंटों के लिए ग्रिड से बाहर आते हैं, तो शायद डॉक्टर की नियुक्ति या लैपटॉप-फ्री मीटिंग के कारण - लोग आश्चर्यचकित होते हैं कि क्या हम जीवित हैं और अच्छी तरह से (और अधिक महत्वपूर्ण रूप से उनके सिर में, हम क्यों नहीं? उनके पास वापस आ रहा है)।
यही कारण है कि एक OOO संदेश काम में आता है! गंभीरता से - यह तब नहीं है जब आप छुट्टी पर हों। जब आप किसी जरूरतमंद ग्राहक या काम करने वाले कर्मचारी से मिल गए हैं, तो वे इस झटके को दूर करने में मदद कर सकते हैं, और वे सुनिश्चित करते हैं कि आप लोगों से तुरंत वापस मिल रहे हैं, भले ही यह सिर्फ उन्हें बताना है कि आप बाद में जवाब देंगे।
यहाँ छह आश्चर्यजनक उदाहरण हैं जिनका आपको एक उपयोग करना चाहिए (और सही पेशेवर संदेश देने के लिए टेम्पलेट):
1. जब आप यात्रा कर रहे हों (काम के लिए)
तो, आप कॉल पर हैं, लेकिन आप अपना फोन नहीं उठा सकते क्योंकि, ठीक है, फ्लाइट अटेंडेंट ने आपको नहीं बताया। OOO संदेश का उपयोग करके लोग जान सकते हैं कि आपको उनका ईमेल मिल गया है, यह समझना महत्वपूर्ण है, और जैसे ही आप भूमि पर वापस आएंगे।
नमस्ते,
3. जब आप एक वाई-फाई रेंज में खराब हों
कताई पहिया प्राप्त करने से अधिक कष्टप्रद कुछ नहीं है क्योंकि आप एक महत्वपूर्ण ईमेल पर प्रेस भेजते हैं। एक OOO पर डालकर, आप दिखाते हैं कि आप जवाब देने की कोशिश कर रहे हैं, लेकिन सचमुच नहीं कर सकते।
नमस्ते,
4. जब आपके पास एक (लंबी) नियुक्ति हो
बस अगर आपके डेंटिस्ट की नियुक्ति लंच के समय होती है, तो एक OOO पर डाल दें ताकि लोगों को पता चले कि आप कमीशन से बाहर हैं।
नमस्ते,
5. जब आप हेड-डाउन काम कर रहे हों
हम सभी जानते हैं कि ईमेल एक गंभीर उत्पादकता-हत्यारा हो सकता है, इसलिए यदि यह आपके कार्यालय में उचित लगता है, तो दूसरों को यह बताने के लिए एक ओओओ का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें कि आप ध्यान केंद्रित करने की कोशिश कर रहे हैं और इस तरह कुछ घंटों के लिए आपके संदेशों की जांच नहीं कर रहे हैं।
(इससे पहले कि आप ऐसा करते हैं, हालांकि, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने बॉस से जांच लें कि यह वर्कफ़्लो को प्रभावित नहीं करेगा।)
नमस्ते,
6. जब यह ऑफ-आवर्स हो
और यदि आप पाते हैं कि ग्राहक आपके शाम या सप्ताहांत का सम्मान नहीं करते हैं (और यह आपके नौकरी विवरण में स्पष्ट है कि आपको तब उपलब्ध होने की आवश्यकता नहीं है), तो काम के घंटों के दौरान आपसे संपर्क करने के लिए उन्हें प्रशिक्षित करने के लिए इस का उपयोग करने का प्रयास करें। फिर से, मैं यह सुनिश्चित करने की अनुमति देने के लिए आपके बॉस के साथ जाँच करूँगा।
नमस्ते,
सांसारिक (लेकिन समय लेने वाली) स्थितियों के लिए एक OOO संदेश का उपयोग करना न केवल आपके संपर्क की सभी चिंताओं को कम करेगा, बल्कि यह सुनिश्चित करेगा कि आप अपनी ऑनलाइन प्रतिष्ठा को बनाए रख रहे हैं। इसके अलावा, यह आपको स्वस्थ ईमेल आदतों को बनाने में मदद करेगा - क्योंकि बॉनसे आपको पता चलता है कि अधिकांश ईमेल वास्तव में जरूरी नहीं हैं, आपको यह जानने के लिए ओओयू की आवश्यकता नहीं होगी कि यह ठीक से जवाब देने के लिए ठीक नहीं है।
