ऑडियो सम्मेलन कॉल व्यापार और सामाजिक बैठकों के लिए कई लाभ लेते हैं, लेकिन वे अपने स्वयं के सामान्य समस्याओं के सेट के साथ आते हैं। उन्हें संबोधित करने में विफलता का मतलब पेशेवर, कुशल, प्रभावी बैठक और मुश्किल से समझने वाले गरीब व्यक्ति के सम्मेलन कॉल के बीच का अंतर हो सकता है जो अपने लक्ष्यों को पूरा नहीं करता है। यहां सात आम समस्याएं हैं और उन्हें कैसे ठीक किया जाए।
1. पृष्ठभूमि शोर
यह कोई शोर है जो प्रतिभागियों से उनकी आवाज़ के अलावा आता है, जैसे कि कुर्सियां, पृष्ठभूमि चापलूसी, मशीनरी शोर, पेपर रस्टलिंग इत्यादि। आप इन शोरों को ज्यादातर प्रतिभागियों के साथ प्राप्त करते हैं जो वीओआईपी (इंटरनेट प्रोटोकॉल पर आवाज) का उपयोग करते हैं क्योंकि पारंपरिक फोन हैंडसेट में समर्पित और शॉर्ट-रेंज माइक्रोफ़ोन हैं, जबकि वीओआईपी डिवाइस से उत्पन्न माइक्रोफोन के साथ काम करता है जो अधिक समझदार है। एक लैपटॉप लैपटॉप कंप्यूटर में माइक्रोफोन सरणी प्रणाली है। कुछ लोग अपने उपकरणों का उपयोग करके सम्मेलनों में भाग लेते हैं।
इस स्थिति को हल करने का एकमात्र तरीका प्रतिभागियों को उनके द्वारा उत्पन्न होने वाली गड़बड़ी के बारे में जागरूक करना है, जो सम्मेलन कॉल से पहले संचार के माध्यम से किया जाता है। उदाहरण के लिए, आयोजक के रूप में, आप सत्र से पहले कॉन्फ़्रेंस कॉल शिष्टाचार पर एक ईमेल प्रसारित करना चाह सकते हैं।
2. इको
इको पृष्ठभूमि शोर का हिस्सा हो सकता है, लेकिन यह उससे अधिक तकनीकी है। कॉन्फ़्रेंस कॉल में भाग लेने वाले किसी व्यक्ति को उनके फोन में समस्या हो सकती है-उदाहरण के लिए इसमें गूंज रद्दीकरण की कमी है। (गूंज उत्पादन को रोकने के तरीके पर और पढ़ें।)
गूंज वाले किसी को आम तौर पर लटकने के लिए कहा जाता है। तो फिर, कॉन्फ़्रेंस कॉल में उपयोग किए जाने वाले फोन और अन्य उपकरणों के साथ किसी तकनीकी समस्या के बारे में सक्रिय जागरूकता महत्वपूर्ण है।
3. उपस्थिति प्रबंधन की कमी
एक ऑडियो कॉन्फ़्रेंस कॉल में, आप केवल अपनी इंद्रियों में से एक का उपयोग करते हैं: आपकी सुनवाई। आप उन लोगों को नहीं देख पाएंगे जिनसे आप बात कर रहे हैं या सुन रहे हैं। जब तक आप अपने सम्मेलन कॉल में प्रत्येक प्रविष्टि का ट्रैक न रखें और बाहर निकलें, तो आप सम्मेलन में गहराई से अपने दर्शकों में मौजूदगी से अनजान हो सकते हैं।
यह समस्या अभी तक एक निश्चित समाधान के बिना बनी हुई है। किसी भी प्रकार की उपस्थिति प्रबंधन की पेशकश करने वाला पहला टूल उबर कॉन्फरेंस है, जो आपको यह देखने की अनुमति देता है कि कौन बात कर रहा है, यहां कौन है, कौन नहीं है, और इसी तरह। ऐसे कई टूल हाल ही में सामने आए हैं, कुछ दिलचस्प दृश्य इंटरफेस के साथ प्रतिभागियों को प्रतीक के साथ प्रतिनिधित्व करते हैं। प्रतिभागियों की उपस्थिति को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका अभी भी सरल शिष्टाचार हो सकता है: प्रत्येक व्यक्ति को सौजन्य के मामले में अपने आने और जाने की घोषणा करने के लिए कहें।
4. पकड़ पर संगीत
लोग आम तौर पर अपने व्यक्तिगत उपयोग के लिए अपने फोन के इंटरफ़ेस को तैयार करते हैं, लेकिन कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए कभी नहीं। हालांकि यह किसी ऐसे व्यक्ति के लिए अच्छा हो सकता है जिसे संगीत सुनने के लिए रखा गया हो, यह एक सम्मेलन कॉल में एक उपद्रव होगा। कुछ प्रतिभागी कुछ अन्य कॉल या कार्य में भाग लेने के दौरान सम्मेलन को पकड़ सकते हैं, उदाहरण के लिए, इस प्रकार अनजाने में सम्मेलन में लयबद्ध माहौल जोड़ना। यहां फिर से, एक प्रारंभिक कॉन्फ्रेंसिंग नैतिकता जागरूकता अभियान सार्थक है।
5. नेतृत्व की कमी
कुछ मामलों में, यदि किसी समूह के पास कोई नेता नहीं है, तो अराजकता इसके बजाए नेतृत्व करेगी। यह विशेष रूप से एक सम्मेलन सेटिंग में संभावना है। एक व्यक्ति को चर्चा को निर्देशित करना चाहिए कि हर किसी को बोलने और आवश्यक ध्यान देने के लिए पर्याप्त समय दिया जाता है, और चीजों को ट्रैक पर वापस लेना चाहिए, भटकना या कमजोर संघर्ष होना चाहिए।
6. सामग्री और दस्तावेज प्रबंधन
कई सम्मेलन दस्तावेजों, सामग्रियों और उपकरणों का संदर्भ देते हैं। ऐसी जानकारी के गलत प्रसार से कुछ प्रतिभागियों को कुछ बिंदुओं पर अंधेरे में रहने का कारण बनता है, जिससे विचलन होता है। फिर सम्मेलन शुरू होने से पहले सभी प्रतिभागियों को प्रासंगिक जानकारी और दस्तावेजों का प्रसार करने के लिए सावधानी बरतें।
एक और, बेहतर, तरीका ऑनलाइन सहयोग उपकरण का उपयोग करना है, जो ऐसी सामग्रियों के साथ बातचीत की अनुमति देता है।
7. गरीब कॉल गुणवत्ता
यह अक्सर वीओआईपी सेवा के साथ होता है, जो बैंडविड्थ, कोडेक्स, फोन और अन्य उपकरणों सहित कई कारकों पर निर्भर करता है। यदि आप सम्मेलन नेता या आयोजक हैं तो आप इसके बारे में इतना कुछ नहीं कर सकते हैं। गरीब आवाज गुणवत्ता से पीड़ित प्रतिभागी को अपनी तरफ से तकनीकी समस्याओं का समाधान करना चाहिए।
