एक प्रबंधक के रूप में, आपका दिन-प्रतिदिन का जीवन संचार से भरा होता है: अग्रणी बैठकें, ईमेल भेजना, प्रस्तुतिकरण करना, और अपने कर्मचारियों के चैट के लिए रुकना।
लेकिन जैसा कि आप उस बातचीत के साथ महसूस कर सकते हैं, आप वास्तव में प्रभावी ढंग से संवाद नहीं कर सकते हैं। दिन भर की सभी बातचीत के बावजूद, आपकी टीम वास्तव में आपके और उनकी प्राथमिकताओं, लक्ष्यों और असाइनमेंट के बारे में भ्रमित हो सकती है। और यह जल्दी से अपेक्षाओं और कथित प्रदर्शन समस्याओं का सामना कर सकता है।
इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी टीम सिंक में है, इन पांच संकेतों के लिए देखें कि आपकी टीम का संचार बंद है, इसलिए आप वार्तालाप को रीसेट कर सकते हैं और ट्रैक पर वापस आ सकते हैं।
1. काम डुप्लिकेट किया जा रहा है
जब काम का संचार ठीक से नहीं होता है, तो भ्रम की स्थिति आम तौर पर होती है। आदर्श उदाहरण: जब मेरी कंपनी हाल के विलय से गुज़री, तो दो संचार टीमें थीं जिन्हें एक साथ आना था - दो निदेशकों, प्रबंधकों के स्तर और सहयोगियों की टीमों के साथ पूरा। अचानक, हम एक होने वाले थे।
लेकिन प्रभावी संचार की कमी के साथ, यह काफी विपरीत था। कोई नहीं जानता था कि हर कोई इसके लिए जिम्मेदार था, इसलिए टीम के प्रत्येक सदस्य ने वह किया जो उसने हमेशा किया। मैं अपने बॉस के लिए सामग्री का एक टुकड़ा संपादित करूँगा, जबकि मेरे सहकर्मी ने अपने मालिक के लिए एक ही टुकड़ा संपादित किया। अंत में, हमारे पास दो अलग-अलग संपादित टुकड़े थे और यह भी पता नहीं था कि क्या करना है। हमने प्रयासों की नकल की, जिसके परिणामस्वरूप बहुत मेहनत की गई, जो वास्तव में उपयोग नहीं की जा सकी-क्योंकि यह पहले ही हो चुकी थी।
2. … या बिल्कुल नहीं हुआ
जब आप किसी टीम के सदस्य को प्रोजेक्ट असाइन कर रहे हों, तो स्पष्ट संचार महत्वपूर्ण है। मेरे पास हाल ही में एक मालिक था, जिसके पास परियोजनाओं के बारे में बात करने का एक बहुत ही इच्छा-वास था। उन्होंने मुझे एक लंबा, घुमावदार ईमेल लिखा, जो एक संभावित परियोजना पर प्रकाश डालेगा। "मुझे आश्चर्य है कि अगर हमें इस बारे में एक प्रेस विज्ञप्ति लिखना चाहिए?" वह लिखेंगे। "मुझे यकीन नहीं है कि हम एक ग्राहक उद्धरण प्राप्त कर सकते हैं जो काम करेगा।"
मेरे लिए, इसका मतलब है कि वह अभी भी इसके बारे में सोच रहा था, इसलिए मैं अपनी अन्य परियोजनाओं के साथ जारी रख सकता हूं। उनके लिए, इसका मतलब यह था कि हां, मुझे प्रेस रिलीज का मसौदा तैयार करना शुरू करना चाहिए और अपने आप ही उद्धरण की स्थिति का पता लगाना चाहिए। जब उन्होंने मेरी प्रगति की जाँच की, तो मेरे पास रिपोर्ट करने के लिए कुछ भी नहीं था - क्योंकि मेरे दिमाग में, उन्होंने वास्तव में मुझे कभी आगे नहीं जाने दिया।
अंत में, काम नहीं हो रहा था, समय सीमा पूरी नहीं हो रही थी, और प्रगति रुक गई।
3. तैयार उत्पाद वह नहीं है जिसकी आपको उम्मीद थी
मेरे एक सहकर्मी ने हाल ही में एक प्रशिक्षु को लिया। वह पहले कभी कामयाब नहीं हो सकीं, इसलिए यह एक कर्मचारी के साथ अपेक्षाओं को संप्रेषित करने की चुनौती का पहला स्वाद था। उसने जो कुछ सोचा था उससे शुरू किया गया था, वह काफी सीधा काम था - लेकिन जब उसे उससे काम वापस मिला, तो उसने यह भी नहीं सोचा था कि उसने जो सोचा था वह उसके लिए कहा जाएगा। हर बार, वह मुझसे पूछती और पूछती, "क्या मैं पागल हूं?"
कठोर वास्तविकता थी, संचार में कुछ बंद था। या तो, प्रबंधक के रूप में, वह यह स्पष्ट नहीं कर रही थी कि वह स्पष्ट शब्दों में क्या चाहती थी, या कर्मचारी यह स्पष्ट करने के लिए अपनी भूमिका नहीं कर रहा था कि वह यह निर्धारित करने के लिए कि उसे क्या देने की जरूरत है - या दोनों का संयोजन।
किसी भी तरह, यह उनकी जिम्मेदारी थी कि वे एक बदलाव की पहल करें ताकि उनका काम बेहतर हो सके।
4. वन एंड पर साइलेंस है
सबसे अधिक बताने वाली और आम गलतियों में से एक यह है कि क्या बातचीत में एक पक्ष हावी है।
उदाहरण के लिए, जैसा कि मेरे सह-कार्यकर्ता के साथ ऊपर की कहानी में, वह एक नए प्रबंधक के रूप में अपने तरीके के बारे में जा रही थी, परियोजनाओं को असाइन कर रही थी, अपने कर्मचारी को कोचिंग दे रही थी, और लक्ष्यों को संप्रेषित कर रही थी। और कर्मचारी की तरफ? रेडियो चुप्पी।
यह भी अन्य तरह से आम है। मेरे पास एक बार एक बॉस था जो दूसरे राज्य में स्थित था, और मैं उसकी बात सुने बिना हफ़्ते (सचमुच, हफ़्ते!) तक जा सकता था। मैं अपने नियमित काम के साथ जारी रखूंगा, उस पर कुछ ईमेलों को बंद कर दूंगा, कभी-कभार फोन करने की कोशिश करता हूं और कुछ भी नहीं। एक दुर्लभ एक-वार्तालाप के अलावा, मुझे अपने उपकरणों पर छोड़ दिया गया।
5. आप एक ही प्राथमिकताएँ नहीं हैं
जब आपके कर्मचारी एक साथ कई असाइनमेंट पर काम कर रहे होते हैं (जो कि हमेशा होता है), तो वे दूसरों पर कुछ प्राथमिकता देने के लिए बाध्य होते हैं। लेकिन जब आप अपने लक्ष्यों और प्राथमिकताओं के बारे में स्पष्ट नहीं होते हैं, तो आपके लक्ष्यों और उनकी टू-डू सूची का संरेखण सबसे पहले होता है।
अचानक, आपको अपने सर्वोच्च प्राथमिकता वाले असाइनमेंट के तैयार उत्पाद की आवश्यकता है। आप नामित कर्मचारी की ओर मुड़ते हैं, लेकिन वह आपको एक प्रश्न पूछती है। “मैं पूरे सप्ताह अन्य ग्राहक संक्षिप्त पर काम कर रहा हूँ। मैंने सोचा कि आपको क्या चाहिए। ”
अच्छे संचार का अर्थ है कि आपकी टीम पर - जिसमें आप भी शामिल हैं - सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हैं जब यह आता है कि प्राथमिकता सूची में कौन से प्रोजेक्ट सबसे ऊपर हैं, और जो बाद तक प्रतीक्षा कर सकते हैं।
एक प्रबंधक के रूप में, इन मुद्दों को अन्य कारकों पर दोष देना आसान हो सकता है: आपके कर्मचारी अंडरपरफॉर्मर हैं, वे नहीं सुनते हैं, या वे केवल उन भूमिकाओं के लिए कट आउट नहीं हैं जो वे अंदर हैं।
लेकिन सच्चाई यह है कि जब तक आप बड़े मुद्दे पर विजय प्राप्त नहीं कर लेते, आप प्रदर्शन के मुद्दों पर दोषारोपण शुरू नहीं कर सकते। समस्या का मूल है- और जिस स्थान पर आपको इसे संबोधित करने की आवश्यकता है - आपकी टीम के संचार में है। और एक प्रबंधक के रूप में, जो आपके साथ शुरू होता है। जिस तरह से आप अपनी टीम के साथ बातचीत करते हैं, उसे ठीक करने के लिए प्रयास करें, और आप पाएंगे कि आपके द्वारा आमतौर पर रास्ते में आने वाली कई अन्य समस्याएं भी हल हो जाती हैं।
