सही पाँच-वाक्य ईमेल - और फिर घंटों लिखने (और हटाने और फिर से लिखने) खर्च करने की तुलना में कुछ चीजें निराशा होती हैं - और फिर आपको अपेक्षित प्रतिक्रिया नहीं मिल रही है। आपने सोचा था कि आपका प्रबंधक रोमांचित होगा, लेकिन इसके बजाय, वह अच्छा, परेशान लग रहा है।
क्या हुआ? क्या आपने अपना संदेश गलत समय पर भेजा था? क्या आपने अपना अनुरोध पर्याप्त रूप से स्पष्ट नहीं किया? क्या आपका ग्रीटिंग बहुत दोस्ताना था? क्या आपने गलत वाइब को छोड़ दिया?
हैरानी की बात है, इस मुद्दे को बहुत कुछ सरल हो सकता है: शब्दों की एक जोड़ी। वे शब्द जो किसी ईमेल में बहुत संभव हैं, जिसे आपने पहले ही भेजा था।
हाल ही में, मैंने उन शब्दों के बारे में एक लेख लिखा है जो ईमेल में गलत प्रभाव छोड़ते हैं, और मुझे इस बात पर झटका लगा कि कितने पेशेवरों (विशेषकर नियोक्ताओं और प्रबंधकों को काम पर रखने वाले) ने मुझे उस सूची में जोड़ने के लिए और अधिक सुझावों के साथ ट्वीट किया।
सबसे आम शब्दों में से कुछ वे क्या लाए थे? पढ़ें 'उन्हें और रोओ।
1. भी
मैं इसे स्वीकार करता हूं: मुझे "यह भी" शब्द की लत है। यह उस बिंदु पर पहुंच गया है, जहां मुझे यह सुनिश्चित करने के लिए अपने ईमेल पर एक विशेष प्रूफरीड करना होगा कि मैंने किसी दिए गए संदेश में इसे एक से अधिक बार शामिल नहीं किया है। "भी" का उपयोग करना अक्सर ऐसा लगता है जैसे आप ओवर-रिक्वेस्ट कर रहे हैं, और यदि आप उन सभी एक्शन आइटम को प्राप्त कर रहे हैं, तो यह निर्णय लेना भारी हो सकता है कि पहले क्या करना है।
हालांकि, ईमेल के लिए संक्रमण शब्द आवश्यक हैं, इसलिए ईमेल भेजने वाले को क्या करना है? मेरे पसंदीदा विकल्पों में से एक जोड़े में "इसके अलावा, " "इसके अलावा, " "उस पर निर्माण, " और "दूसरे नोट पर" शामिल हैं।
2. शायद
बहुत कुछ "उम्मीद" (जो मैंने दूसरे लेख में बात की थी) की तरह, यह शब्द अनिश्चितता की एक डिग्री जोड़ता है जो आप कह रहे हैं कि जब होना नहीं है।
उदाहरण के लिए, एक ईमेल भेजने के बजाय, "मैं शायद आज 5 बजे तक यह कर सकता हूं, " अपनी समय सीमा के साथ अधिक ठोस हो। "शायद" पूरी तरह से बाहर ले लो। या, यदि आप वास्तव में निश्चित नहीं हैं कि यदि आप अपनी समय सीमा पूरी करेंगे, तो अपने आप को एक नई समय सीमा दें, या कम से कम थोड़ा और लचीलापन दें। यहां तक कि यह भी कहा कि आप "आज के अंत" या "जब आप कार्यालय में पहुंचेंगे" तब तक "शायद" की तुलना में बहुत अधिक सीधा लगता है। आप सबसे खराब स्थिति में हैं: आप जरूरत के समय को नजरअंदाज कर देते हैं और माल जल्दी पहुंचाते हैं। काम के इतिहास में, कभी किसी ने उस बारे में शिकायत नहीं की।
3. ट्राई या ट्राई करना
योदा ने एक बार कहा था, "करो या न करो, कोई कोशिश नहीं है, " और उनके पास एक अच्छी बात थी।
"करने की कोशिश" या "कोशिश करना" उसी क्षेत्र के अंतर्गत आता है जैसे "शायद" में यह कोई संकेत नहीं देता है कि आप जो कर रहे हैं उसमें आत्मविश्वास महसूस करते हैं। वास्तव में, मुझ पर ट्वीट करने वाले कई नियोक्ताओं ने बताया कि जब कोई कर्मचारी या तो वाक्यांश का उपयोग करता है, तो वे बस यह मान लेते हैं कि वह जो किया गया था, वह नहीं कर सकता है।
क्या आप वास्तव में चाहते हैं कि आपका बॉस किसी एक शब्द के कारण आपको संदेह कर रहा है? मुझे जवाब दें कि आपके लिए: नहीं। अगली बार जब आप किसी ईमेल में "कोशिश" का उपयोग कर पाएंगे, तो उसे निकाल लें। यदि आप सही मायने में अनिश्चित हैं कि आप ऐसा कर सकते हैं या नहीं, तो अपने आप से पूछें कि - यदि ऐसा है क्योंकि आपके पास महत्वपूर्ण जानकारी या विशिष्ट कौशल की कमी है, तो संबंधित पक्षों तक पहुंचें और यह पता लगाएं कि आपको हासिल करने के लिए क्या हासिल करना है या क्या हासिल करना है। "कोशिश" एक "करो" में। यदि यह संभव नहीं है, तो आपका प्रबंधक तुरंत जानना चाहेगा। जब तक आप समझाते हैं कि क्यों (उदाहरण: "मेरे पास उस साझा ड्राइव तक पहुंचने के लिए क्लीयरेंस नहीं है"), वह या तो समझ जाएगा और या तो आपको बाधा को दूर करने में मदद करेगा या बस कार्य को फिर से असाइन करेगा।
4. ईमानदारी से
अगर किसी शब्द का "आमतौर पर" सबसे अधिक दुरुपयोग शब्द के लिए प्रतिस्पर्धा है, तो "ईमानदारी से" वहाँ होगा। लोग इसे फिलर के रूप में हर समय ईमेल में छिड़कते हैं, और थोड़ी देर के बाद, ईमानदारी दिखाने की खोज बेवजह महसूस करने लगती है - जैसे कि आप किसी को एक बड़े रहस्य पर जाने दे रहे हैं, जो बिल्कुल भी गुप्त नहीं है।
ईमानदारी से, इसे काटें।
5. सोचो
लोग हर समय क्वालीफाइंग वाक्यांशों के बारे में बात करते हैं ("मुझे यकीन नहीं है कि यह एक अच्छा विचार है, लेकिन …"), लेकिन एक जो अक्सर लगता है कि "मुझे लगता है …" मैं वास्तव में इस बारे में नहीं सोचा था जब तक एक हायरिंग मैनेजर ने मुझ पर यह ट्वीट नहीं किया, तब तक मैं अपने कर्मचारियों से ईमेल के माध्यम से यह देखने के लिए कि क्या यह सच है।
इतना ज़रूर है, वहाँ यह था। "मुझे लगता है कि हमें आगे बढ़ना चाहिए।" "मुझे लगता है कि हमें बैठना चाहिए और इस बारे में बात करनी चाहिए।" और जब मैंने इसका उपयोग करते हुए दोनों लिंगों को नोटिस किया, तो महिलाओं ने "मुझे लगता है" बहुत बार लिखा।
अगली बार जब आप एक संदेश भेज रहे हों, तो बस "मुझे लगता है …" छोड़ दें और अपने विचार साझा करें। आखिरकार, अगर ईमेल आप से आ रहा है, तो आप जिसे भेज रहे हैं, वह तुरंत आपको इसमें कोई भी विचार देगा!
वे कहते हैं कि कम अधिक है, और मैं ईमानदारी से सोचता हूं कि शायद आपके ईमेल को कम करने की कोशिश भी सबसे अच्छा तरीका है। देखो, वहां मैंने क्या किया था?
