मैं आपके बारे में नहीं जानता, लेकिन कभी-कभी मैं उठता हूं और ऐसा महसूस करता हूं कि मैं अपना दिन अपने इनबॉक्स में नहीं डूबने की कोशिश कर रहा हूं। जाहिर है, यह केवल मेरे सामने आने वाली समस्या नहीं है; लगभग हर पेशेवर जानता है कि मुझे उसके संदेशों से संघर्ष करना पड़ता है।
कुछ अच्छी खबर है, हालांकि: निश्चित रूप से आपके इनबॉक्स को अधिक प्रबंधनीय बनाने के तरीके हैं - और कुछ को खोजने के लिए मैं सीधे विशेषज्ञों के पास गया। नीचे दुनिया में सबसे व्यस्त लोगों में से पांच अपने ईमेल को जीतने के लिए उपयोग करते हैं। देखें कि आप अपनी रणनीति को बेहतर बनाने के लिए किनका उपयोग करना शुरू कर सकते हैं।
1. वे तुरंत जवाब देते हैं
Google के कार्यकारी अध्यक्ष, एरिक श्मिट की कुछ उचित सलाह है: अपने इनबॉक्स में ईमेल का तुरंत जवाब दें। वह वेंचरबीट पर ऐसा करने के लिए अपने औचित्य की व्याख्या करता है:
ऐसे लोग हैं जो ईमेल पर तुरंत प्रतिक्रिया करने के लिए भरोसा कर सकते हैं, और जो नहीं कर सकते हैं। पूर्व में से एक होने के लिए प्रयास करें। सबसे अच्छे और व्यस्ततम लोग - जिन्हें हम जानते हैं, उनके ईमेल पर जल्दी से कार्य करते हैं, न केवल हमारे लिए या कुछ चुनिंदा प्रेषकों के लिए, बल्कि सभी के लिए।
जबकि आपको जरूरी नहीं कि आपके इनबॉक्स में दिखाई देने के तीन मिनट के भीतर आपको हर ईमेल का जवाब देना है, यह नोट कर लें कि यह वास्तव में आपके लिए कितना समय है। यदि आपको लगता है कि एक संदेश केवल 30-सेकंड या दो-शब्द का उत्तर देगा, तो उसे पढ़ते हुए उत्तर दें। यदि इसे एक लंबी प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो एक त्वरित ईमेल वापस भेजें जिससे यह पता चल सके कि आपने इसे देखा है और जब आप प्रतिक्रिया देंगे। आप तुरंत अपने सम्मान और चौकसता के लिए कुछ सड़क श्रेय प्राप्त करेंगे।
2. वे ईमेल मज़ा बनाते हैं
पूर्व फेसबुक निष्पादन और मीडिया कंपनी के संस्थापक रैंडी जुकरबर्ग के पास कुछ ईमेल सलाह हैं, जो आपको चिप्स और गुआमकोमोल को तोड़ना चाहती हैं: अपने कुछ सहयोगियों या दोस्तों के साथ एक इनबॉक्स समाशोधन पार्टी है।
शराब बाहर लाओ, एक महान प्लेलिस्ट में विस्फोट करो, कैसे आप ईमेल में डूबने से नफरत करते हैं, इस बारे में वेंट करें - और फिर अगले कुछ घंटों पर ध्यान केंद्रित करें जितना संभव हो सके उतने संदेशों को बाहर निकालें, जबकि आपके द्वारा खोजे गए मजेदार संदेशों को साझा करें, या प्रो-युक्तियां खोजें। जिस तरह से साथ।
अपने इनबॉक्स के माध्यम से जाने से आपको कार्यालय में चुप्पी साधने की ज़रूरत नहीं है; यह वास्तव में एक अजीब सामूहिक अनुभव हो सकता है जो संभावित रूप से आपको और आपके सहयोगियों को एक साथ लाता है (क्योंकि जो ईमेल पर नफरत करना पसंद नहीं करता है)।
ओह, और स्पष्ट रूप से शराब को छोड़ दें यदि आप वास्तव में संदेशों का जवाब देने की योजना बना रहे हैं और केवल उन्हें कचरे में फेंक नहीं रहे हैं। या, जेन डज़ीरा की सलाह लें और टिप्पी करते समय अपने कुछ और कठिन ईमेल लिखें- लेकिन फिर उन्हें ड्राफ्ट के रूप में सहेजें और अगले दिन आपको पढ़ने से पहले "भेजें" पर पढ़ें।
3. वे "कोई ईमेल नहीं" समय निर्धारित करते हैं
मुक्त दुनिया के नेताओं में से एक बराक ओबामा की प्लेबुक से एक पृष्ठ लें: आपका व्यक्तिगत समय पवित्र है, इसलिए इनबॉक्स शून्य पर पहुंचने के लिए इसे हमेशा के लिए एक खोज पर खर्च न करें। 99U द्वारा रिपोर्ट की गई:
राष्ट्रपति के अपने कार्यक्रम में तीन क्षण होते हैं जो निर्विवाद रूप से उनके होते हैं: सुबह की कसरत, अपनी बेटियों के साथ रात का भोजन और उसके बाद रात को उनका परिवार सो जाता है।
हालांकि ऑफ-आवर्स के दौरान सिर्फ एक और ईमेल में निचोड़ करना आसान लग सकता है, लेकिन इसे ना कहने की आदत डालें। उत्तर देने के लिए हमेशा ईमेल होंगे और जो लोग अपने संदेशों का दावा करते हैं, वे तत्काल या महत्वपूर्ण हैं। उस पंक्ति को आकर्षित करने का अर्थ है कि जब आप वास्तव में व्यवसाय में उतरना चाहते हैं तो आप अधिक उत्पादक होंगे।
4. वे इसका उपयोग संगठित होने के लिए करते हैं
जबकि मैं आवश्यक रूप से आपके इन-डू सूची के रूप में आपके इनबॉक्स का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं करूंगा, LearnVest के संस्थापक एलेक्सा वॉन टोबेल के पास इस नियम का एक अपवाद है जो उसने लाइफहाकर के साथ साझा किया था:
मैं खुद को नोट्स ईमेल करने की आदत में हूं, क्योंकि मैं अपने इनबॉक्स में रहता हूं। रविवार की रात को मैं बैठ जाता हूं और अगले सप्ताह होने वाली सभी चीजों की सूची बनाता हूं। मैं खुद को एक ईमेल शूट करता हूं ताकि मैं और अधिक आसानी से सो सकूं (टू-डॉस मेरे सिर से बाहर है), और मैं यह जानकर निश्चिंत हो सकता हूं कि सूची मेरे लिए इंतजार कर रही होगी।
अपनी टू-डू सूची बनाकर जब आपके दिमाग में अभी भी सब कुछ है (सुबह के बजाय जब आप नींद में हैं या घबराए हुए हैं), तो आप अपने दिन का एक और हिस्सा वास्तविक परियोजनाओं पर खर्च करने के बजाय मुफ्त में तैयार करते हैं कि आप क्या कर रहे हैं ' करने जा रहे हैं
5. वे सुबह में एक सिर शुरू हो जाओ
AOL के CEO टिम आर्मस्ट्रांग और वर्जिन मनी के CEO Jayne-Anne Gadhia जैसे कई व्यस्त लोग अपने इनबॉक्स के माध्यम से अपने दिनों की शुरुआत करते हैं। गढ़िया के पास ऐसा करने का अच्छा कारण है:
पहली बात मैं अपने ईमेल को देखता हूं और किसी भी बकाया का जवाब देता हूं। मैं किसी भी काम नहीं किया जा सकता है!
जाहिर है आपको अभी भी ईमेल के माध्यम से अपने दिन भर का समय बिताना होगा, लेकिन सिर के शुरू होने से चीजें आसान हो सकती हैं, साथ ही साथ आपको यह भी पता चल जाएगा कि आपको कार्यालय में आते ही किन चीजों को करने की आवश्यकता है।
इन सुपर व्यस्त लोगों में से कई कारण बहुत सफल हैं, और यहाँ एक छोटी ईमेल उत्पादकता टिप है और कभी दर्द नहीं होता!
