आपने शायद यह सलाह सुनी होगी कि आपके द्वारा भेजे गए हर एक ईमेल में प्राप्तकर्ता के लिए कार्रवाई के लिए एक स्पष्ट कॉल शामिल होना चाहिए। यह समझ में आता है - अगर कुछ भी नहीं है, तो आपको उन्हें वास्तव में उस ईमेल के साथ करने की आवश्यकता है, क्या आपको वास्तव में इसे भेजना चाहिए?
हालाँकि, आपको जिस चीज़ की आवश्यकता है उसके बारे में स्पष्ट होना भी थोड़ा उल्टा महसूस कर सकता है। हम स्टीमर की तरह नहीं दिखना चाहते हैं, इसलिए हम ऐसे संदेश भेजते हैं जो बहुत विनम्रता से अस्पष्ट होते हैं, वे पूरी तरह से अस्पष्ट होते हैं। प्राप्तकर्ता अंत तक सभी तरह से हो जाता है और सोचता है, "उह, ठीक है … अब क्या?"
आवेशित के रूप में दोषी पाया गया? आप अकेले नहीं हैं - यही कारण है कि मैंने इन सरल कॉल-टू-एक्शन टेम्प्लेट को एक साथ खींच लिया है जिन्हें आप अपने ईमेल में कॉपी, पेस्ट और उपयोग कर सकते हैं।
कुछ कॉल टू एक्शन और डॉनट्स
इससे पहले कि हम टेम्प्लेट में आएं, आइए अपने ईमेल में कार्रवाई के लिए कॉल का उपयोग करते समय आपको कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं को ध्यान में रखना चाहिए।
यह पहला आप शायद देख सकते हैं: बहुत सामान्य मत बनो । उस दूसरे व्यक्ति से आपको जो चाहिए, उसके बारे में विशिष्ट जानकारी प्राप्त करें।
एक 80-पृष्ठ की रिपोर्ट के साथ एक ईमेल भेजना और एक कंबल अनुरोध जैसे, "अरे, क्या आप इसे देख सकते हैं?"
इसके बजाय, कुछ पूछना, "क्या आप 18-24 पृष्ठों पर एक नज़र डाल सकते हैं और मुझे बता सकते हैं कि क्या आपके पास बुधवार तक कोई बदलाव है?" स्पष्ट और सहायक दिशा प्रदान करता है।
अगला, अपने कॉल टू एक्शन के साथ एक समय सीमा शामिल करें। मुझे यह मिल गया है - जिससे आपको धक्का लगता है। लेकिन, आप शायद जानते हैं कि जब कोई व्यक्ति आपको इसकी आवश्यकता होती है, तो कोई संकेत नहीं होने के कारण आपको कुछ परेशान करता है। अपनी टाइमलाइन को स्पष्ट करके बल्ले से किसी भी भ्रम को दूर करें।
अंत में, अपने कॉल टू एक्शन के ठीक बाद "धन्यवाद" कहना न भूलें। हां, आप एक ही समय में सीधे और अनुग्रहित हो सकते हैं, और ऐसा करने से आपको अपनी किसी भी नसों को सहज बनाने में मदद मिलेगी कि आपको क्या चाहिए।
समझ गया? महान! आइए उन कॉल्स पर कार्रवाई करते हैं जिन्हें आप कुछ सामान्य ईमेल परिदृश्यों में कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।
एक्शन # 1 पर कॉल करें जब आपको एक प्रश्न का उत्तर देने की आवश्यकता हो
साँचा: क्या आप मुझे बता सकते हैं? मुझे क्रम से उत्तर चाहिए। धन्यवाद!
उदाहरण: क्या आप मुझे बता सकते हैं कि क्या ग्राहक ने प्रतिक्रिया के साथ प्रतिक्रिया दी है? इस सौदे को पूरा करने के लिए मुझे शुक्रवार तक जवाब चाहिए। धन्यवाद!
एक्शन # 2 पर कॉल करें जब आपको किसी चीज़ पर प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो
साँचा: कृपया बाद में नहीं के माध्यम से अपनी प्रतिक्रिया दें। बहुत बहुत धन्यवाद!
उदाहरण: कृपया Google Doc I से 30 नवंबर को व्यवसाय बंद करने की तुलना में इस प्रस्तुति से जुड़ी 10-20 स्लाइडों पर अपनी प्रतिक्रिया दें।
कॉल एक्शन # 3 जब आपको मीटिंग की पुष्टि करने की आवश्यकता होती है
साँचा: क्या हम चर्चा के लिए मिल सकते हैं? कृपया मुझे बताएं कि क्या यह आपके लिए काम करता है। धन्यवाद!
उदाहरण: क्या हम वेबसाइट रिडिजाइन पर चर्चा करने के लिए गुरुवार सुबह 10 बजे मिल सकते हैं? कृपया कल तक मुझे बताएं कि क्या आपके लिए काम करता है। धन्यवाद!
एक्शन # 4 पर कॉल करें जब आप अपडेट या संसाधन के साथ भेज रहे हों
साँचा: कृपया पहले समीक्षा करें और किसी भी प्रश्न के साथ सीधे मेरे साथ संपर्क करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। बहुत बहुत धन्यवाद!
उदाहरण: कृपया हमारी टीम की बैठक से पहले इस महीने के ट्रैफिक नंबरों को उजागर करने वाली संलग्न रिपोर्ट की समीक्षा करें और किसी भी प्रश्न के साथ सीधे मेरे साथ संपर्क करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। बहुत बहुत धन्यवाद!
एक्शन # 5 पर कॉल करें जब आपको सिर्फ एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो
साँचा: कृपया इस ईमेल का उत्तर दें। अगर मैं तब तक तुमसे नहीं सुनता, तो मैं करूंगा। धन्यवाद!
उदाहरण: कृपया मंगलवार तक अपने RSVP के साथ इस ईमेल का उत्तर दें। अगर मैं तब तक आपकी बात नहीं मानता, तो मैं मान लूंगा कि आप लंच में शामिल नहीं हो रहे हैं। धन्यवाद!
मुझे पता है कि आपके ईमेल में आपको जो कुछ भी चाहिए वह कितना अजीब लग सकता है। लेकिन, गंभीरता से, घबराओ मत।
याद रखें कि स्पष्टता का यह स्तर वास्तव में प्राप्तकर्ता की मदद कर रहा है। आप उन्हें उन कदमों को सहेज रहे हैं और उन्हें ट्रैक करने का काम जोड़ दिया है कि आपको उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। और भले ही यह अत्यधिक मुखर लगता है, मैं वादा करता हूं कि ज्यादातर लोग सराहना कर रहे हैं (और शायद इससे भी सीखें!) यह तथ्य कि आप इतने प्रत्यक्ष और पारदर्शी हो रहे हैं।
