ईमेल। इसके साथ नहीं रह सकते। इसके बिना अपना काम नहीं कर सकते। क्या मैं सही हू?
पिछले साल हमने 2.5 बिलियन से अधिक ईमेल भेजे थे। और यहाँ बुरी खबर है। अच्छी मात्रा में घृणा के बावजूद, यह संख्या बढ़ने की उम्मीद है। वॉल्यूम एक मुद्दा है, जैसा कि आप उस पर खर्च करते हैं। वास्तव में, रिपोर्ट कहती है कि आप प्रति घंटे 36 बार इसकी जांच करते हैं। 36 बार। एक ही घंटे में।
एक बार जब आप अपने इनबॉक्स में क्या करना शुरू कर देते हैं, तो आपको अपने अन्य काम पर ध्यान केंद्रित करने में लगभग 16 मिनट लगते हैं। ओह, और अगर आपको एक डॉक की आवश्यकता है जो आपके ईमेल में कहीं दफन है, तो इसे खोजने में आपको लगभग दो मिनट लगते हैं। गणित करो: यह आपकी उत्पादकता पर एक प्लेग को जोड़ता है।
आपको अपना काम करने के लिए इसकी आवश्यकता है। आप इसे बुरी आदत की तरह नहीं खो सकते। वास्तव में, यह कोई संदेह नहीं है कि कुछ ऐसी जानकारी है जिस पर आप सहकर्मियों से जानकारी, अनुमोदन या उत्तर प्राप्त करने के लिए बहुत अधिक भरोसा करते हैं ताकि आप काम को पूरा कर सकें।
लेकिन यदि आप ईमेल भेजते समय दूसरों से क्या चाहते हैं, इसके बारे में स्पष्ट नहीं हैं, या यदि आप अच्छे प्रश्न नहीं पूछते हैं, तो प्रति घंटे 36 बार याद रखें? हाँ ठीक है, देखो कि अनुमान में काफी वृद्धि हुई है। मुझे संदेह है कि आकर्षक लग रहा है। यहां चार युक्तियां दी गई हैं जिनका उपयोग करके आप अपने आदान-प्रदान को कम कर सकते हैं और पहले से बेहतर संचार कर सकते हैं।
1. अपने प्रश्न को स्पष्ट करें
क्या आपने कभी किसी सहकर्मी को एक विचार दिया है और "विचार?" के साथ काम करने के लिए विशिष्ट। आखिरकार, वह आपके संदेश को डिकोड करने की कोशिश में कोई भी अधिक समय खर्च नहीं करना चाहता है, जबकि आप उसकी प्रतिक्रिया को पढ़ना चाहते हैं।
यदि आपने अभी-अभी एक योजना भेजी है, उदाहरण के लिए, खुले-समाप्त और अस्पष्ट, "विचार?" ? मुझे बताएं कि क्या कुछ है जो मैं इसे ASAP में लाने के लिए कर सकता हूं। ”आपका सहयोगी जल्दी और सीधे प्रतिक्रिया देने में सक्षम होगा, और आपको बहुत अधिक गुणवत्ता की प्रतिक्रिया मिलेगी।
2. चेस को काटें
सारा, टाइप ए प्रोजेक्ट सदस्य जिसे आप अक्सर काम करते हैं, वह समय से पहले सप्ताह चाहता है। वह फिर से इस पर है। आप एक हास्यास्पद कम समय सीमा के साथ एक वितरण के लिए एक ईमेल मिलता है। आप निराश हो गए और जवाब देने के लिए ललचा गए, "क्या आप मुझे उस परियोजना पर अधिक समय दे सकते हैं?" यदि आप करते हैं, तो यह अकेले समयरेखा को हल करने के लिए आधा दर्जन से अधिक प्रतिक्रियाएं लेने जा रहा है।
इसके बजाय, अपने सहयोगी को बताएं कि आपके पास क्या करने की क्षमता है, और उस पर छोड़ दें। “हे सारा, मुझे अब अपनी कतार में तीन अन्य प्राथमिकता वाले प्रोजेक्ट मिल गए हैं। मैं इसे अगले दिन गुरुवार तक समाप्त कर दूंगा। अगर मैं इसे जल्द पूरा करने में सक्षम हूं, तो मैं आपको बता दूंगा। आपके धैर्य के लिए धन्यवाद। ”बूम। किया हुआ।
3. प्रश्न हल करना बंद करें
कुछ संदेश अनावश्यक मेल उत्पन्न करते हैं क्योंकि आप अनजाने में प्रतिक्रियाओं को आमंत्रित करते हैं। इससे बचने के लिए, "क्या इससे आपको कोई मतलब है?" बंद करना बंद करें, बल्कि यह कहें कि "यदि आपके कोई प्रश्न हैं तो मुझे बताएं।" यदि प्राप्तकर्ता के पास कोई प्रश्न है, तो वह आपको बता देगा अन्यथा, उसे पता चल जाएगा कि कोई प्रतिक्रिया आवश्यक नहीं है।
आप कुछ इस तरह से भी बंद कर सकते हैं, "मुझे बताएं कि क्या हम इस पर संरेखित नहीं हैं, " या "मुझे बताएं कि क्या आप इस बारे में आगे बात करना चाहते हैं।" यह संक्षिप्त भाषा स्पष्ट करती है कि बातचीत बंद है जब तक कि वहाँ नहीं है रिसीवर के अंत पर जारी करें।
4. शीर्षक की उपेक्षा मत करो
आपके संदेश की विषय पंक्ति दक्षता स्वर्ण है। अपने पाठक को यह बताने के लिए उस अचल संपत्ति का उपयोग करें कि उन्हें कितना ध्यान देने की आवश्यकता है और कब। उन अतिरिक्त ईमेल को पास में रखें।
तात्कालिकता, सुपुर्दगी और समयरेखा को इंगित करने के लिए अपने शीर्षक का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक शीर्षक कुछ पढ़ सकता है, जैसे "शुक्रवार दोपहर तक कार्रवाई की जरूरत है।" अगले सप्ताह के कारण एक्मे परियोजना
अब आपका पाठक जानता है कि इसके लिए कुछ ध्यान देने की आवश्यकता है। वह जानती है कि जवाब देने और काम करने की एक समय सीमा है जिसे उसे अगले सप्ताह पूरा करने पर ध्यान देने की आवश्यकता है। यह एकल, ठोस कथन आगे और पीछे एक टन को रोकता है।
यह देखते हुए कि एक प्रेषक और एक रिसीवर के रूप में आपको कितना समय और ध्यान देने की आवश्यकता है, आप देख सकते हैं कि कैसे कुछ सरल तकनीकें आपको संदेश भेजने में मदद करेंगी जो बदले में कम प्रतिक्रियाएं उत्पन्न करती हैं और आपके और आपके सहकर्मियों या ग्राहकों के बीच समग्र संचार में सुधार करती हैं। । यह अच्छा नहीं होगा? जब आप अपने संचार को सुपर कुशल बनाते हैं, तो आप न केवल अपने इनबॉक्स के नियंत्रण में अधिक महसूस करेंगे, आपके सहकर्मी इस बात की सराहना करेंगे कि आप उन्हें कितना कुशल बनाने में मदद कर रहे हैं।
लेकिन, ध्यान रखें कि कभी-कभी आपकी सबसे अच्छी शर्त केवल वार्तालाप को ऑफ़लाइन ले जाना है। अंगूठे के एक नियम के रूप में, यदि आप तीन ईमेल एक्सचेंजों में समस्या को हल नहीं कर सकते हैं, या क्रेज़ी-संचार एक पागल-लंबे धागे के कारण हो रहा है, तो लाइव बातचीत का प्रस्ताव करें ताकि आप मामले को जल्दी से हल कर सकें।
