यहां तक कि अगर आप ऐसी स्थिति में नहीं हैं जिसके लिए भारी संख्या-क्रंचिंग की आवश्यकता है, तो संभवतः आपको अपने करियर में कम से कम एक या दो बार एक्सेल का उपयोग करना होगा। यह उन कार्यक्रमों में से एक है, जिनके विभिन्न उद्योगों में कई अलग-अलग उपयोग हैं।
उदाहरण के लिए, मेरी एक पुरानी नौकरी में हमने एक्सेल को वित्तीय डेटा की गणना या ग्राफ बनाने के पारंपरिक उपयोग के लिए नियोजित नहीं किया था। इसके बजाय, हमने कर्मचारी संपर्क जानकारी को ट्रैक करने के लिए कई स्प्रेडशीट का उपयोग किया, साथ ही साथ क्षितिज पर तारीखों और आगामी परियोजनाओं के लिए कार्य किया। और जब यह निश्चित रूप से एक उपयोगी उपकरण है, तो इसकी कुछ सीमाएँ हैं - जो मुझे मेरे नए पसंदीदा विकल्प: Google शीट्स पर ले जाती हैं।
जब मैंने पहली बार इसका उपयोग करना शुरू किया, तो मैंने स्विच को जल्द नहीं बनाने के लिए खुद को लात मारी। यह सुव्यवस्थित, सरल और मोबाइल के अनुकूल है। हालांकि यह एक्सेल के लिए एक सही प्रतिस्थापन नहीं है, वहाँ कई स्थितियाँ हैं जिनमें यह यकीनन बेहतर विकल्प है।
जब मैं इसे आपकी पसंद की स्प्रेडशीट बनाने की सलाह देता हूं:
1. आप सहयोग कर रहे हैं
अपनी पूर्व स्थिति में, मैं अक्सर अपने सहयोगियों के साथ क्यूबिकल्स के पार आगे-पीछे चिल्लाता हूं कि यह पता लगाने के लिए कि एक्सेल फ़ाइल को हम उनके कंप्यूटर पर खुले में काम कर रहे थे। भले ही हम सभी के पास स्प्रेडशीट तक पहुंच थी, लेकिन यह इस कारण से था कि हमारे पास हमेशा सबसे वर्तमान संस्करण तक पहुंच नहीं थी क्योंकि एक समय में केवल एक व्यक्ति इसे अपडेट कर सकता था। कई सहेजे गए पुनरावृत्तियों के माध्यम से क्रमबद्ध करने की कोशिश करना एक भारी परेशानी थी - इसे हल्के ढंग से रखना।
इसलिए, जब तक आप फ़ाइलों को आगे और पीछे भेजने, या एक ही स्प्रेडशीट के नए संस्करणों को एक दिन में कई बार सहेजने के लिए, Google के जाने का रास्ता नहीं है। यह क्लाउड-आधारित है, जिसका अर्थ है कि कई लोग एक ही समय पर फ़ाइल का उपयोग और उपयोग कर सकते हैं - वास्तविक समय में कोई भी और सभी परिवर्तन प्रतिबिंबित होंगे।
टिप्पणियों को छोड़ने का एक विकल्प भी है, इसलिए यदि आपके पास एक सवाल है कि आपके किसी साथी ने एक नंबर क्यों बदला या एक कॉलम (या वास्तव में कुछ भी) जोड़ा, तो आप एक त्वरित नोट जोड़ सकते हैं। इसके अलावा, संशोधन इतिहास को देखने का एक तरीका भी है, यदि आप पहले वाले संस्करण में वापस लौटना चाहते हैं। इसकी कार्यक्षमता संचार को एक हवा बनाती है।
2. आप रियल-टाइम डेटा खींच रहे हैं
यह सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक है, जिसे मैंने हाल ही में खोजा था: क्योंकि कार्यक्रम Google से स्वाभाविक रूप से जुड़ा हुआ है, आप स्टॉक जानकारी के लिए फ़ार्मुलों को इनपुट कर सकते हैं, आरएसएस फ़ीड या यहां तक कि Google के अनुवाद सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
इसका मतलब यह है कि आपकी शीट स्वचालित रूप से उन डेटा को खींच सकती है जिन्हें आपने पहले एकत्रित और संकलित किया हो। मुझे पता है कि यह एक आला उपयोग है, लेकिन मान लीजिए कि आप कुछ शेयरों पर अपनी नजर रखना चाहते हैं; आपको बस इतना करना होगा कि सूत्र और स्टॉक टिकर का नाम है, और वॉइला: आपने अपना निजी ट्रैकर बनाया है जो वास्तविक समय में अपडेट करता है (इसलिए जब तक आप वेब से कनेक्ट होते हैं)।
3. आपको बार-बार अपडेट करने की आवश्यकता है
जिन चीजों का मैंने पहली बार उपयोग किया था उनमें से एक (व्यक्तिगत आधार पर) मैंने अपने योग शिक्षण पर नज़र रखने के लिए; मैं भविष्य के कर कारणों के साथ-साथ शिक्षण घंटों के संचय के लिए स्थान, स्टूडियो, घंटे और छात्रों की संख्या रिकॉर्ड करना चाहता था। फ्री मोबाइल ऐप फीचर के साथ-साथ सिंपल फॉर्मेट की वजह से शीट्स ने मेरे लिए सबसे ज्यादा मायने रखा।
जटिल सूत्रों के लिए फोन का उपयोग करते समय, शायद यह आदर्श नहीं है, जब मैं यात्रा पर था, तो यह त्वरित और लगातार अपडेट के लिए एकदम सही था।
यदि एक छोटे से टुकड़े को जोड़ने के लिए एक कंप्यूटर को खींचकर एक कोर की तरह लगता है, तो आप शीट्स को इसकी सुविधा और तत्काल सिंक्रनाइज़ेशन के लिए उपयोगी पाएंगे; एक बार जब आप जानकारी जोड़ते हैं, तो यह आपके फ़ोन पर ही नहीं, हर जगह अपडेट किया जाता है।
यह तब काम आ सकता है जब आप नेटवर्किंग इवेंट्स या क्लाइंट डिनर में मिलने वाले लोगों की एक निरंतर सूची रखते हैं; आपकी शीट का नाम, दिनांक, स्थान और कोई भी जानकारी हो सकती है जिसे आप फ़ॉलो-अप ईमेल के लिए ध्यान में रखना चाहते हैं। या, आप इसका उपयोग खर्चों को ट्रैक करने और व्यापारिक यात्राओं के लिए मीलों की यात्रा के लिए कर सकते हैं।
आप जिस कार्यक्रम का उपयोग कर सकते हैं, उसके विकल्प अनंत हैं; अधिकांश ऐप्स के विपरीत (जैसे कि बजट के लिए, सूची बनाना, और इसी तरह) आप अपनी आवश्यकता के अनुसार कई कॉलम और पंक्तियाँ बना सकते हैं।
4. आप बजट पर हैं
मैं इसे छोटा और मीठा रखूँगा: चादरें मुफ़्त हैं; एक्सेल नहीं है।
यदि आपकी कंपनी का भुगतान और एक्सेल को प्राथमिकता देता है, तो जाहिर है, आप उन्हें स्थगित करना चाहेंगे (जब तक कि आप स्विच के लिए स्पष्ट तर्क देने की स्थिति में न हों)। लेकिन, अगर ऐसा नहीं है, तो चुनाव इतना स्पष्ट लगता है।
एक्शर्ड उपयोगकर्ता के लिए, मुझे यकीन है कि आपके पास बहुत सारे कारण हैं कि आप अपने कार्यक्रम के लिए क्यों खड़े हैं - और इससे कोई मतलब नहीं है, खासकर अगर आप एक वित्त या डेटा विश्लेषक की स्थिति में हैं और हजारों कोशिकाओं का उपयोग करते हैं डेटा कि शीट्स बस के रूप में अच्छी तरह से संभाल नहीं कर सकते।
लेकिन हम में से कुछ के लिए, यह सिर्फ एक डेस्कटॉप आधारित कार्यक्रम का उपयोग करने के लिए समझ में नहीं आता है जो तेजी से सहयोगी है। यह आपके काम को थोड़ा आसान बना सकता है - और कौन ऐसा नहीं चाहता है?
