ऐसे कई तरीके हैं जिनसे किसी ईमेल का गलत मतलब निकाला जा सकता है या गलत समझा जा सकता है। फोन या बॉडी लैंग्वेज पर अचूक आवाज के स्वर को बनाने के लिए जो व्यक्ति में वॉल्यूम बोलता है, आपको ध्यान से मिला है, कभी-कभी चतुराई से आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले वाक्यांश का चयन करें।
सच कहूं, तो मुझे यह पसंद नहीं है कि मैं कितनी बार एक विस्मयादिबोधक बिंदु में फेंक देता हूं कि यह इंगित करने के लिए कि चीजें ठीक हैं, अच्छी हैं, कभी बेहतर नहीं हैं, या किसी अनुरोध को पूरा होने के लिए मेरी प्रशंसा दिखाने के लिए - लेकिन कभी-कभी मुझे दिखाने का कोई और तरीका नहीं है ' मी खेल। कभी-कभी, हालांकि, विराम चिह्न का एक उत्तेजित टुकड़ा भी स्थिति को नहीं बचा सकता है यदि आपके शब्दों के अर्थ में एक अंतर्निहित शत्रुता भी है।
इससे पहले कि आप जल्दबाजी में ईमेल को डिलीट कर दें और रिसीवर को नाराज या परेशान कर दें, इन सामान्य लेकिन अलोकप्रिय रेखाओं की जांच करें और इसके बजाय विकल्प का चयन करें।
2. "एक बुरा / परेशान होने के लिए क्षमा करें"
यह ऐसी निष्क्रिय-आक्रामक रेखा है। लगभग 100% मामलों में जब इस लाइन का उपयोग किया जाता है, तो व्यक्ति बिल्कुल माफी नहीं मांगता है, और उन्हें नहीं लगता कि वे बोझ या परेशान हो रहे हैं। बल्कि, 10 में से नौ बार, वे इस वाक्यांश को नियोजित कर रहे हैं क्योंकि वे पाठक का ध्यान (और शायद सहानुभूति या दया) प्राप्त करना चाहते हैं। वे मानते हैं कि इस दृष्टिकोण को लेने से रिसीवर से अनुकंपा प्रतिक्रिया प्राप्त होगी।
इसके बजाय कहो: "मेरे साथ धैर्य रखने के लिए धन्यवाद"
यह जो कुछ भी हो रहा है उसके लिए जिम्मेदारी को इंगित करता है और एक उदार प्रतिक्रिया के साथ मिलने की संभावना अधिक है और शायद यह आश्वासन भी है कि यह एक समस्या नहीं है। और अगर आपको वास्तव में ASAP की प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो फॉलो-अप प्राप्त करने का यह सबसे अच्छा तरीका है।
2. "आप जो भी सोचते हैं"
ठीक है, मान लेते हैं कि इनपुट के अनुरोध के बाद यह बोला गया है। यदि अनुरोध ईमानदारी से किया गया था, लेकिन आप नाराज हैं कि आगे और पीछे जो भी हो (आपका विचार ठीक उसी तरह से था जिस तरह से आपने इसे प्रस्तुत किया है, बहुत-बहुत धन्यवाद), तो मैं सबसे पहले आपको यह बता दूं कि ये तीनों ही हानिरहित हैं शब्द आपकी झुंझलाहट और कुदालों में निराशा को व्यक्त करते हैं।
इसके बजाय कहें: "मैं आपके विचारों के लिए खुला हूं और कुछ और मंथन करने के लिए खुश हूं"
यह दर्शाता है कि आपके पास एक समाधान खोजने में एक सक्रिय रुचि है जो सहमत और उचित है। वास्तव में कभी भी ऐसा समय नहीं होता है कि "आप जो भी सोचते हैं" एक लचीले और स्वीकार करने वाले कथन के रूप में पढ़ा जाता है। यह सुझाव नहीं देता कि आप टीम के खिलाड़ी बनने के इच्छुक हैं; ऐसा लगता है कि आप ऐसा सोचते हैं कि आपका विचार बिना प्रश्न के स्वीकार नहीं किया गया। उस स्वधर्मी व्यक्ति मत बनो।
3. "कृपया सलाह"
जब आप इसके बारे में सोचते हैं तो यह औपचारिक और थोड़ी सी मांग है। इसके अलावा, यह चर्चा को नहीं खोलता है; यह बहुत बुरा है, यह दर्शाता है कि आपके पास इसके लिए समय नहीं है और बस अगले चरणों पर तेजी से स्पष्ट निर्देशों की आवश्यकता है। लेकिन, दुर्भाग्य से, सब कुछ एक मोड़ पर नहीं होता है। कभी-कभी, आगे और पीछे के कमरे के लिए एक सहमत अंतिम परिणाम के लिए आवश्यक है।
इसके बजाय कहें: "मुझे बताएं कि क्या आपके पास कोई विचार है कि इसके साथ कैसे आगे बढ़ें"
इस तरह की प्रतिक्रिया को फिर से जारी करना सगाई और एक खुले संवाद को प्रोत्साहित करता है। आप अनिवार्य रूप से कह रहे हैं कि आप इस मामले पर दूसरे व्यक्ति की राय के लिए खुले हैं, लेकिन यह भी ठीक है कि अगर वह बेहतर है तो अपने आप को वर्कअराउंड का पता लगा ले।
4. "मुझे आशा है कि यह आपके लाइकिंग के लिए अधिक है"
यह कहने वाला व्यक्ति जो कुछ भी है, उससे पूरी तरह प्रसन्न है - और वह है। लेकिन, अफसोस, वह कम से कम रोमांचित प्रतिक्रिया के साथ मिले हैं और तदनुसार समायोजित किया है ताकि यह आकलन करने वाला खुश हो जाए। हालांकि वास्तविकता यह है कि वह परवाह नहीं करता है, क्योंकि संभवतः उसने पहली बार में कोई संशोधन करने की आवश्यकता नहीं देखी है।
इसके बजाय कहो: "मैं इस अद्यतन पर आपकी प्रतिक्रिया में रुचि रखता हूं"
श्रवण प्रतिक्रिया के लिए खुला होना, भले ही आपको संदेह हो कि यह 100% सकारात्मक नहीं हो सकता है, सुधार और आगे बढ़ने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। हम सभी रचनात्मक आलोचना के आधार पर समय-समय पर समायोजन करने के लिए खड़े हो सकते हैं। यहां तक कि अगर आप वास्तव में प्रति से अधिक रुचि नहीं रखते हैं, तो अपना सर्वश्रेष्ठ गेम चेहरे पर रखें और प्रतिक्रिया को गले लगाएं।
हममें से कोई भी परिपूर्ण नहीं है या हमेशा यह जानता है कि क्या कहना है, लेकिन कभी-कभी यह बोलने से पहले अपने आप से सोचने का एक सरल मामला है और यदि आप जो कहने वाले हैं तो संभवतः गलत तरीके से हो सकता है। क्षण भर के लिए किसी को अपनी खुद की टू-डू सूची के माध्यम से प्राप्त करना आपको लंबे समय में अच्छा नहीं करेगा।
