तो, आपने एक ईमेल भेजा है। आप शीघ्र प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं। फिर, आप प्रतीक्षा करें। और प्रतीक्ष करो। और यह डेटिंग की तरह महसूस करने लगता है, जहां आप अपने सभी पिछले इंटरैक्शन पर पुनर्विचार करते हैं और आश्चर्य करते हैं कि आपने कुछ गलत कहा या किया।
दुर्भाग्य से, आप सही हो सकते हैं। हम निरंतर ईमेल क्षेत्ररक्षण से 10 IQ अंक खो देते हैं, इसलिए जब हम उन्हें भेजने की बात करते हैं तो हम गलती करने के लिए बाध्य होते हैं। यहां कुछ कारण दिए गए हैं जिनसे आप रेडियो चुप्पी से निपट सकते हैं।
1. आपका ईमेल बहुत लंबा था
ईमेल के उपयोग के बारे में आंकड़ों पर शोध करने में, मैंने बहुत सारे अध्ययन और दावे किए: प्रति दिन 100 बिलियन से अधिक ईमेल भेजे जाते हैं, एक औसत कार्य सप्ताह का 28% ईमेल पर खर्च किया जाता है, सभी ईमेल का 65% पहले एक छोटी स्क्रीन पर खोला जाता है, ईमेल पढ़ने का औसत समय 15-20 सेकंड है, लोग एक घंटे में 36 बार ईमेल की जांच करते हैं।
दो बिंदु स्पष्ट हैं: ईमेल हमारे समय का एक टन लेता है, और हमारा ध्यान बहुत कम है।
इसलिए, यदि हमें ईमेल देखने का समय लंबा नहीं है, तो एक ईमेल खुद भी नहीं होनी चाहिए। यदि आप अपने ईमेल को वापस देखते हैं और पांच पैराग्राफ देखते हैं, जब आप इसके बजाय पांच वास्तव में स्पष्ट वाक्य और प्रश्न लिख सकते थे, तो चेनसॉ को बाहर लाने का समय है। कुछ पंक्तियों में अपना संदेश प्राप्त नहीं कर सकते? उस क्लाइंट को कॉल करने का प्रयास करें या इसके बजाय अपने सहकर्मी के डेस्क द्वारा रोकें। फिर, एक ईमेल भेजें जिसे आपने अभी चर्चा की है।
2. आपका अनुरोध अस्पष्ट था
मैं मानता हूं कि मैंने चेतना कविता की एक धारा की तरह ईमेल का उपयोग किया है, मेरे दिमाग से विचारों को निकालने और एक ही समय में उन्हें समझने के लिए बहुत सारे शब्द लिखे हैं। वे ईमेल बहुत ही भयानक थे! जब मैंने उन्हें फिर से पढ़ा, तो यह स्पष्ट है कि मैंने इस तथ्य को छिपाने के लिए बहुत कुछ कहा कि मुझे वास्तव में नहीं पता था कि मैं क्या सोच रहा था या पूछ रहा था। अगर मुझे नहीं पता कि मुझे क्या चाहिए, तो मैं कैसे किसी से उम्मीद कर सकता हूं कि वह मेरी मदद करे?
यदि आप अपनी मिडिल स्कूल पत्रिका की तरह ईमेल का इलाज करते हैं, तो भेजने से पहले अपने प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण से ये पाँच प्रश्न पूछें।
3. इट्स नॉट यू, इट्स देम
दुर्भाग्य से, यहां तक कि सबसे अच्छे से तैयार किए गए ईमेल और विनम्र फोन कॉल को भी नजरअंदाज कर दिया जाता है। इसे व्यक्तिगत रूप से न लें। याद रखें कि आपके प्राप्तकर्ता मानवीय हैं - समय सीमा के साथ अपूर्ण, कार्य जीवन में संतुलन, मालिकों और ग्राहकों को खुश करने की आवश्यकता, शायद उस नौकरी को छोड़ने की योजना भी बना रहे हों।
यदि आप एक ग्राहक से सुनने के लिए इंतजार कर रहे हैं, तो एक खाता प्रबंधक से बात करें या शोध करें कि आसपास के उद्योग में क्या हो रहा है (वित्तीय संकट, किसी को भी)। यदि आपने किसी महत्वपूर्ण वस्तु पर सहकर्मी से प्रतिक्रिया नहीं ली है और किसी व्यक्ति से बातचीत नहीं की है, तो उसके बारे में अपने प्रबंधक से बात करें। हर किसी के लिए, इलियट बेल के सुझावों का पालन विनम्रता से लगातार करने के लिए करें।
4. … या हो सकता है कि यह आप है
फिर भी, इसे व्यक्तिगत रूप से न लें। आप किसी को वापस पाने के लिए मजबूर नहीं कर सकते हैं, और आप निश्चित रूप से आपके जैसे किसी को नहीं बना सकते हैं यदि आपके व्यक्तित्व सिर्फ मिश्रण नहीं करते हैं। हालाँकि, आप स्वयं को कुछ व्यवहार पर जाँच सकते हैं और ऐसे लक्षण विकसित कर सकते हैं जो लोगों को आपका सम्मान करने के लिए मिलता है। जब आपका सम्मान किया जाता है, तो आपको नेतृत्व क्षमता के रूप में देखा जाता है - और नेताओं को शायद ही कभी अनदेखा किया जाता है।
