ईमेल: हम इसे प्यार करते हैं, हम इसे नफरत करते हैं, हम इसे नफरत करना पसंद करते हैं। लेकिन जब से यह जल्द ही कहीं भी नहीं जा रहा है, हम यहाँ हैं कि आप इसे सबसे अच्छा बनाने में मदद करेंगे।
अपने इनफ़्लोइंग इनबॉक्स के ज़रिए पॉवरिंग करने की युक्तियों से लेकर रणनीतियों तक आपको इसे पहले स्थान पर लाने में मदद करने के लिए स्मार्ट तरीके से यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके द्वारा भेजे गए ईमेल एक बड़ा प्रभाव डालते हैं, हमें वह सब कुछ मिल गया है जिसे आपको अपने इनबॉक्स को चालू करने की आवश्यकता है संचार बिजलीघर।
यदि आप चाहते हैं: अपने इनबॉक्स को साफ रखें
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पहली बार में इतने सारे ईमेल प्राप्त करने से रोकने का सबसे आसान तरीका उन दर्जनों न्यूज़लेटर्स को अनसब्सक्राइब करना है जिन्हें आप पढ़ने के लिए छांटते हैं-लेकिन वास्तव में कभी नहीं करते हैं। Unroll.me आपके इनबॉक्स में उन चूसने वालों की पहचान करने का सबसे आसान तरीका है- और बड़े पैमाने पर सदस्यता समाप्त करता है।
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यदि आपको व्यक्तियों से बहुत सारे अवांछित मेल मिल रहे हैं, तो आप BoxBe को भी आज़मा सकते हैं। BoxBe वह उपयोग करता है जिसे वह वैयक्तिकृत "गेस्ट लिस्ट" कहता है, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपको ऐसे लोगों से ईमेल मिले, जो आपके लिए किसी अन्य व्यक्ति के संदेश को अलग "वेटिंग लिस्ट" में स्क्रीनिंग करते हैं। जो कोई भी आपकी गेस्ट लिस्ट में नहीं है, उसे प्राप्त होगा। आपके इनबॉक्स में दिए जाने से पहले उनके संदेश को सत्यापित करने का अनुरोध करें।
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ईमेल ऑटो-रिस्पॉन्डर का उपयोग करने का प्रयास करें - और न केवल जब आप कार्यालय से बाहर हों। आपकी ऑटो-प्रतिक्रिया को लंबा या विस्तृत होना जरूरी नहीं है, लेकिन एक त्वरित "हाय, मैंने आपका ईमेल प्राप्त कर लिया है और जब मैं कर सकता हूं तो आपको वापस मिल जाएगा!" संदेश उत्सुक बीवर को फॉलो-अप ईमेल भेजने से पहले रख सकता है। आपको जवाब देने का मौका मिला है। इसे सेट करने का तरीका यहां बताया गया है।
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हर ईमेल का सही तरीके से जवाब देने के आग्रह का विरोध करें। जैसा कि एलेक्जेंड्रा फ्रैंजन बताते हैं, “बहुत से emails जरूरी’ ईमेल आपकी सहायता के बिना खुद को हल करते हैं। त्वरित रूप से प्रतिक्रिया न देने का चयन करके, आप लोगों को अधिक आत्मनिर्भर होने के लिए प्रशिक्षित कर रहे हैं - समझदार बनाने के दौरान, आप कितनी जल्दी जवाब दे पाएंगे, इस बारे में यथार्थवादी उम्मीदें। ”
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सवालों के बजाय स्पष्ट निर्देशों के साथ अपने संदेशों को समाप्त करके अनुवर्ती ईमेलों को रोकें। कहने के बजाय, "क्या हमें अगले सप्ताह फिर से कनेक्ट करना चाहिए?" कोशिश करें, "मैं आपको मंगलवार सुबह कॉल करूँगा फिर से कनेक्ट करने के लिए।" यदि वह काम नहीं करता है, तो आपका प्राप्तकर्ता आपको बता देगा- लेकिन अन्यथा, आपने इसे रोक दिया है। आगे-पीछे अनावश्यक।
यदि आप चाहते हैं: आप ईमेल खर्च समय घटाएँ
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अपने ईमेल को छोटा और उत्पादक दोनों रखना चाहते हैं? हर संदेश को पांच वाक्य लंबा-या कम करने के लिए प्रतिबद्ध करें। वहाँ भी एक साइट है कि मदद करने के लिए बनाया गया है: पाँच.entent.es! जैसा कि यह बताया गया है, “प्रति सेट अक्षरों की संख्या का उपयोग करते हुए, एसएमएस पाठ संदेशों की तरह सभी ईमेल प्रतिक्रियाओं का इलाज करें। चूँकि अक्षरों को गिनना बहुत मुश्किल है, इसलिए हम वाक्यों को गिनते हैं। ”चीजों को संक्षिप्त रखने के लिए कुछ सलाह की आवश्यकता है, लेकिन फिर भी विनम्र? इलियट बेल के पास कुछ बेहतरीन टिप्स हैं।
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यदि आप खुद को बार-बार एक ही संदेश ईमेल करते हुए पाते हैं, तो अपने ड्राफ्ट फ़ोल्डर में टेम्पलेट्स को सहेजें (यहाँ 27 से शुरू करने के लिए हैं) या जीमेल की "डिब्बाबंद प्रतिक्रिया" लैब का लाभ उठाएं, जिससे आप किसी भी संख्या में प्रतिक्रियाओं को बचा सकते हैं और आसानी से सम्मिलित कर सकते हैं आपके ईमेल में (देखें कि इसे कैसे स्थापित किया जाए, गैजेट के सौजन्य से।)
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अपने फ़ोन से बहुत सारे ईमेल भेजें? ऑटो टेक्स्ट आज़माएं, एक उपकरण जो आपको एक अनुकूलित संक्षिप्त नाम लिखने देता है जो फिर एक पूर्ण पाठ ब्लर्ब में फैलता है। उदाहरण के लिए, "rl8" टाइप करने से "मैं देर से चल रहा हूँ" का विस्तार हो सकता है, जो तब होता है जब आप किसी मीटिंग में भाग ले रहे हों। (यहां बताया गया है कि इसे कैसे सेट किया जाए।)
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जब तक आपकी नौकरी के लिए आपको तुरंत ईमेल के प्रति उत्तरदायी होने की आवश्यकता नहीं है, तब तक हर दिन बस कुछ ही बार सेट करें कि आप अपना इनबॉक्स चेक करेंगे। यह समय हर दिन अलग हो सकता है, बस इसे जानबूझकर किया जाना है (उदाहरण के लिए, आज मैं अपने इनबॉक्स से गुजरने के लिए 9-10 बजे तक अलग से सेट करूंगा, फिर मैं इसे 4-5 से फिर से देखूंगा)।
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अपने इनबॉक्स में दो टैग (या जीमेल में फिल्टर) जोड़ें: "त्वरित उत्तर" और "केंद्रित समय की आवश्यकता है।" जब आपको पता हो कि आपके पास निर्बाध समय का एक ठोस खंड है, तो अपना ध्यान केंद्रित समय फ़ोल्डर खोलने से शुरू करें, और तय करें कि आप में से कौन सबसे अधिक है। निपटने की जरूरत है। और अगली बार जब आपके पास बस के इंतजार में या कॉफी के लिए लाइन में लगने के लिए कुछ मिनट हों, तो इंस्टाग्राम चेक करने के बजाय अपना "क्विक रिप्लाई" फोल्डर खोलें।
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अपना ईमेल सेट करें ताकि एक बार आपने एक ईमेल को निपटा दिया और इसे हटा दिया या इसे हटा दिया, आपको ईमेल की सूची पर वापस जाने के बजाय सीधे अपने इनबॉक्स में अगले एक पर ले जाया जाता है। (जीमेल के लिए, आप जीमेल लैब्स में ऑटो-एडवांस विकल्प के माध्यम से ऐसा कर सकते हैं।) इससे किसी भी समय यह तय करने में कमी आती है कि आप किस संदेश पर ध्यान देना चाहते हैं!
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कम समय में ईमेल का एक गुच्छा के माध्यम से प्राप्त करने की आवश्यकता है? ईमेल गेम का प्रयास करें, जो आपको अधिक से अधिक ईमेल के माध्यम से प्राप्त करने के लिए पांच मिनट देता है और आपको अंकों के साथ पुरस्कृत करता है। यह एक समय में 10-20 ईमेल से निपटने पर भी ध्यान केंद्रित करता है, जिससे आपकी इनबॉक्स लड़ाई अधिक काटने के आकार का महसूस करती है।
यदि आप चाहते हैं: अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करें
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अपने सभी ईमेलों को अपने इनबॉक्स में न रखें - एक बार डिलीट करने, फाइल करने या उन्हें संग्रहित करने के बाद उन्हें डील कर लें। प्रिंसटन के न्यूरोसाइंस इंस्टीट्यूट के बाहर 2011 के एक अध्ययन ने निर्धारित किया कि "जब आपका वातावरण अव्यवस्थित हो जाता है, तो अराजकता आपके ध्यान केंद्रित करने की क्षमता को सीमित कर देती है।" यह आपके आभासी वातावरण के बारे में भी सच है; जितने अधिक ईमेल आप देख सकते हैं - वे भी जो अब और मायने नहीं रखते हैं - जितना अधिक समय आपका मस्तिष्क अवचेतन रूप से उनके बारे में सोचने में बिताएगा।
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जो लोग टू-डू सूचियों से प्यार नहीं करते हैं, उनके लिए एक आसान समाधान (या ऐसा लगता है) उनके इनबॉक्स का उपयोग करना है। लेकिन सच्चे कार्यों के लिए, जैसे "नए ग्राहक के लिए प्रस्ताव बनाएँ" या "वेतन कार्यालय किराया, " यह आपके लिए काम करने वाली एक टू-डू सूची प्रणाली खोजने का समय है। टू-डू सूची के रूप में अपने इनबॉक्स का उपयोग करने से आपका समय दूसरे लोगों के हाथों में जाता है - प्रत्येक नए ईमेल के साथ एक नया टू-डू आता है, चाहे आप इसे पसंद करें या न करें। लेकिन होश में करने के लिए अपनी टू-डू सूची में एक कार्य जोड़ना यह निर्धारित करने का एक मौका है कि क्या आपको वास्तव में अन्य काम के बजाय अभी ऐसा करना चाहिए।
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आप अपने इनबॉक्स को स्वचालित रूप से छोड़ने के लिए जीमेल का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने केबल बिल का भुगतान करते हैं, तो आप इसे स्वचालित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं और लेबल जोड़ सकते हैं "वित्तीय।" आपको इसे कभी भी देखने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन यदि आपको इसकी आवश्यकता है, तो आप जानते हैं कि इसे कहां खोजना है। बातें खोजने की बात …
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किसी भी ईमेल को भेजने से पहले, इसे खोज के लिए पढ़ें। इस ईमेल को बाद में खोजने के लिए आप क्या खोज करेंगे? क्या वे शब्द ईमेल में हैं? आप "नोट्स जैक से मिलने के लिए" को "अमेजन से जैक स्मिथ के साथ अगस्त मीटिंग से नोट्स" बदलना चाह सकते हैं।
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वास्तव में बहुत सारे खोज आदेश हैं जो एक पुराने ईमेल को खोजने में बहुत आसान बनाते हैं। विषय, विषय, प्रेषक, और बहुत कुछ द्वारा किसी भी ईमेल को खोजने के तरीके के बारे में यहां एक प्राइमर है।
यदि आप चाहते हैं: अपना इनबॉक्स वे कूलर बनाएं
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कभी आप अपने इनबॉक्स में चिपचिपे नोट डाल सकते हैं? जीमेल के लिए उपयुक्त रूप से नामित नोट्स आपको अपने भेजे गए-ईमेल दृश्य के शीर्ष पर, या वास्तव में आपके इनबॉक्स में किसी भी ईमेल संदेश पर नोट्स और टैग्स को ईमेल थ्रेड पर पिन कर सकते हैं।
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जीमेल ऐड-ऑन रैपॉर्टिव एक नेटवर्कर का सपना है: प्लगइन आपके इनबॉक्स के अंदर आपके संपर्कों की सोशल नेटवर्किंग जानकारी को सही तरीके से प्रदर्शित करता है, इसलिए आप जीमेल को छोड़ने के बिना लिंक्डइन, फेसबुक और ट्विटर पर भी उनसे जुड़ सकते हैं। आप उनसे हाल के ईमेल की एक पंच सूची भी देख सकते हैं और अपने खाते में उनके पते को संलग्न करने के लिए निजी नोट रिकॉर्ड कर सकते हैं।
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स्टेरॉयड पर जीमेल की तरह, Gmelius क्रोम, फ़ायरफ़ॉक्स और ओपेरा के लिए एक ब्राउज़र एक्सटेंशन है, जो आपकी गोपनीयता को बचाने के लिए ईमेल ट्रैकर को ब्लॉक करने की क्षमता से साफ-सफाई इंटरफ़ेस (कोई और विज्ञापन नहीं!) से सब कुछ के साथ आपके Gmail अनुभव को प्रमुखता से बढ़ाता है। एक अन्य पसंदीदा विशेषता स्वचालित "अनसब्सक्राइब" बटन है जो जीमेल के "स्पैम" बटन को बदल देता है जब भी गमेलियस मेलिंग सूची का पता लगाता है।
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आप उन ईमेलों को जानते हैं जिन्हें आप जानते हैं कि आप बाद में नहीं मिलेंगे, लेकिन आपको डर है कि आप भूल जाएंगे? वर्तमान में जीमेल और आउटलुक के लिए उपलब्ध प्लगइन बूमरैंग उनसे निपटने के लिए एकदम सही है। आप गायब होने और बाद में वापस आने के लिए एक ईमेल शेड्यूल कर सकते हैं - जब आप इससे निपटने के लिए तैयार होते हैं - तब तक अपना इनबॉक्स क्लीयर नहीं छोड़ता। बूमरैंग आपको बाद में भेजे जाने वाले ईमेल को शेड्यूल करने और आवर्ती ईमेल सेट करने की भी अनुमति देता है।
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जीमेल लैब्स की जाँच करें - जो आपको "इनकाउट सेंड" जैसे ऐड-ऑन जीमेल फीचर्स को आज़माने और अपने कैलेंडर को अपने इनबॉक्स में देखने की सुविधा देता है। अपनी जीमेल सेटिंग्स में जाएं, फिर आरंभ करने के लिए "लैब्स" पर क्लिक करें।
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अपने आप को बहुत सारे दस्तावेज़ों और अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने या भेजने का पता लगाएं? जीमेल के लिए हेलोसाइन आपको दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने और अपने इनबॉक्स को छोड़ने के बिना फॉर्म भरने देता है - हममें से जो लोग स्कैनर, प्रिंटर और फैक्स मशीन से घृणा करते हैं, उनके लिए एक सच्चा जीवनसाथी।
यदि आप चाहते हैं: अपने ईमेल पढ़ें
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फास्ट कंपनी का कहना है कि हर संदेश के पहले 50 अक्षरों को संक्षिप्त और कार्रवाई योग्य बनाएं। एक मोहक सलामी बल्लेबाज इसे और अधिक संभावना बनाता है कि आपके प्राप्तकर्ता पढ़ते रहेंगे।
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पाठ के लंबे खंड पढ़ने में कठिन लगते हैं, इसलिए अपने पाठ को अधिक पठनीय बनाने के बारे में सोचें। गोलियों, सूचियों, मोल्डिंग और छोटी, आसानी से स्केलेबल पैराग्राफ का उपयोग करें। इसे काटने में परेशानी हो रही है? यह एक संकेत हो सकता है कि आप बहुत अधिक कवर करने की कोशिश कर रहे हैं।
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यदि आप एक से अधिक बिंदु पार कर रहे हैं या अपने ईमेल में एक से अधिक प्रश्न प्रस्तुत कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि उन वस्तुओं को शेष कथा से अलग करके उन्हें बोल्ड करके, उन्हें हाइलाइट करके या बुलेटेड सूची में व्यवस्थित करके सुनिश्चित करें। इसके विपरीत स्वाभाविक रूप से संदेश के मांस को प्राप्तकर्ता की आंख खींचती है (वह टुकड़ा जिसे आप उन्हें याद नहीं कर सकते हैं!)।
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आपके द्वारा पूछे गए किसी भी प्रश्न को यथासंभव विशिष्ट बनाएं। "आप प्रस्ताव के बारे में क्या सोचते हैं?" यह एक अच्छा सवाल नहीं है। "क्या हम शुक्रवार तक विक्रेता के 20, 000 डॉलर के प्रस्ताव के साथ आगे बढ़ सकते हैं?" बेहतर है।
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कम व्यस्त दिन पर अपने बॉस या किसी महत्वपूर्ण को पकड़ने की उम्मीद करना, लेकिन उसके कार्यक्रम को नहीं जानते हैं? मंगलवार और गुरुवार को ईमेल करने से बचें। उन लोगों के इनबॉक्स के लिए उच्चतम वॉल्यूम दिन हैं, और आप नहीं चाहते कि आपका महत्वपूर्ण संदेश न्यूज़लेटर, ऑफ़र और अन्य पत्राचार के समुद्र में खो जाए।
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अपनी विषय पंक्ति की गणना करें - ऐसा कुछ जो प्राप्तकर्ता को ईमेल के अंदर क्या होगा इसका स्पष्ट विचार देता है। (बोनस: यह आपके इनबॉक्स में संदेश को आसानी से खोजने में आपकी सहायता करेगा, आपके प्राप्तकर्ता को ईमेल के माध्यम से वापस लिखने के बजाय चर्चा करने के लिए कॉल करना चाहिए।)
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कार्नेगी मेलन के शोधकर्ताओं ने पाया कि सबसे प्रभावी ईमेल में विषय रेखाएं हैं जो दो चीजों में से एक को अपील करती हैं: जिज्ञासा (महान यदि आप विपणन में हैं) या उपयोगिता (शायद हम में से बाकी के लिए सबसे अच्छा)। अधिक जानने के लिए एक मिनट का वीडियो।
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वास्तव में यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके संदेश पढ़े जाएं? Chrome एक्सटेंशन MailTrack आपको यह देखने की अनुमति देता है कि लोगों ने आपके ईमेल पढ़े हैं या नहीं। और अगर आप ध्यान दें कि यह बिना पढ़े बैठा है? सही तरीके से फॉलो करने के लिए इन टिप्स को देखें।
