आदर्श रूप से, आपका समय काम से दूर था (कम से कम, कुछ हद तक) आराम से। लेकिन जब आप अपने इनबॉक्स से निपटने के लिए बैठ जाते हैं, तो छुट्टी के बाद ज़ेन खिड़की से बाहर जा सकता है और महसूस कर सकता है कि लगभग एक मिलियन संदेश आपके इंतजार में हैं।
ईमेल का जवाब देना किसी भी दिन तनावपूर्ण हो सकता है, लेकिन यह तब और भी बुरा है जब वे जमा हो गए हैं। और उस तनाव को महसूस करते हुए, आप जितनी जल्दी हो सके उनके माध्यम से प्राप्त करने के लिए एक लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं - केवल नीचे एक सामान्य गलती करने के लिए।
तो, पढ़ने के लिए कुछ मिनट लें कि आप उनसे कैसे बच सकते हैं: यह इसके लायक होगा!
1. गुणवत्ता पर प्रतिक्रिया समय को प्राथमिकता देना
गणितीय रूप से, उत्तर देते हुए जितनी जल्दी आप समझ सकते हैं। यदि आप एक ईमेल पढ़ने में एक मिनट और एक मिनट उत्तर देने में बिताते हैं, तो आप पाँच मिनट पढ़ने और पाँच मिनट बिताए जाने की तुलना में अपनी सूची के माध्यम से तेज़ी से प्राप्त करेंगे।
और जब आप सही होते हैं कि यह "अच्छा लगता है!" बनाम "मैं सहमत हूं" के बीच आंतरिक रूप से बहस करने का दिन नहीं है, तो आप एक त्वरित उत्तर को भी आग नहीं देना चाहते हैं।
"अच्छा लगता है" या "मैं सहमत हूँ" समान रूप से अच्छी तरह से काम करता है अगर किसी ने पूछा कि क्या आपको उनकी योजना पसंद है, लेकिन कोई मतलब नहीं है अगर उन्होंने आपसे इसके बारे में एक विशिष्ट प्रश्न पूछा है। मतलब, आप उनसे एक और ईमेल वापस लेने जा रहे हैं - और उन्हें पता चल जाएगा कि आपने पहली बार जो लिखा था, वह आपने नहीं पढ़ा।
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यदि आपके पास पाने के लिए ईमेल के पृष्ठ हैं और ASAP का जवाब देने की इच्छा पर अंकुश नहीं लगा सकते हैं, तो एक सामान्य प्रतिक्रिया को कॉपी और पेस्ट करें। यह कोशिश करो “मैं आज ईमेल पर खर्च कर रहा हूँ। यदि आपको शाम 5 बजे से पहले प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो कृपया मुझे ईमेल करें और मुझे बताएं। "
हां, यह एक अतिरिक्त कदम है, लेकिन यदि आपका नंबर एक लक्ष्य पहली चीज को वापस प्राप्त करना है, तो यह आपको ऐसा करने की अनुमति देगा, फिर साँस छोड़ें और अपना समय प्रतिक्रिया दें।
2. "FYI" के साथ सब कुछ अग्रेषित करना
अपने सिर में, आप एक स्थिति अपडेट साझा कर रहे हैं ताकि दूसरा व्यक्ति आपको बता सके कि आगे क्या करना है। लेकिन आपके प्राप्तकर्ता के सिर में, आप कह रहे हैं, इस पर ध्यान दिया गया है। आप निस्संदेह "हॉट पोटैटो" एप्रोच ईमेल पर ले जा रहे हैं, यह मानते हुए कि यह जिम्मेदारी किसकी है, इसे अंतिम रूप दिया गया - जिसका अर्थ है कि गलत संचार की एक अच्छी संभावना है।
यही कारण है कि जैसा कि म्यूजियम के मैनेजिंग एडिटर जेनी मैयर लिखते हैं, "हर एक ईमेल में एक अगला चरण शामिल होना चाहिए (भले ही इसके लिए कोई ज़रूरत नहीं हो)"।)
जब आप एक गर्म आलू ईमेल भेजते हैं, तो दो चीजों में से एक होगा। आप इसे एक प्रश्न के साथ वापस प्राप्त करेंगे (इसलिए आपने जो कुछ किया है वह डुप्लिकेट कार्य है)। या, शायद बदतर, वे कुछ भी नहीं कहेंगे और आप सोचेंगे कि दूसरा व्यक्ति वह है जो अगले कदम उठा रहा है।
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मैयर की सलाह लें और सुनिश्चित करें कि संदेशों का स्पष्ट इरादा है। यदि आप केवल लूप बंद करने के लिए कुछ भेज रहे हैं, तो यह कहना बिल्कुल ठीक है कि, या यहां तक कि "आपके संदर्भ के लिए।" वर्तनी ठीक वही है जो आप चाहते हैं कि दूसरे व्यक्ति से आपको पहले स्पष्ट होने के लिए मजबूर किया जाए - जिसका मतलब है कि आप अपने आप को पकड़ अगर आपको वास्तव में अपनी प्रगति साझा करने से पहले एक कदम उठाने की आवश्यकता है।
3. ऑर्डर में जवाब देते हुए वे आ गए
रिवर्स कालानुक्रमिक क्रम में जवाब देने की आपकी योजना अच्छी तरह से इरादे से है: आप उस व्यक्ति को वापस प्राप्त करना चाहते हैं जो सबसे लंबे समय तक इंतजार कर रहा है, पहले। हालाँकि, यह एक बुद्धिमान योजना नहीं है यदि आपका लक्ष्य यथासंभव कुशल हो।
बिंदु में मामला: मैंने किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम किया जो दो सप्ताह की छुट्टी पर गया था, और जब वह लौटा, तो उसने पहले अपने सबसे पुराने ईमेल का जवाब दिया। इसका मतलब है कि उन्होंने मेरे सवालों का पालन किया कि क्या वे छांटे गए हैं - इससे पहले कि वह एक बाद की श्रृंखला देखें जहां उनके संपर्क बिंदु ने मेरे लिए उन मुद्दों को हल किया।
"क्या आपको यह मिला?" और "कोई बात नहीं!" देखा आपने! ”ईमेल अनावश्यक थे, और यदि आपका पूरा लक्ष्य जल्दी पकड़ना है, तो आप उन पर समय बर्बाद नहीं करना चाहते हैं।
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यह LIFO: लास्ट इन, फर्स्ट आउट दृष्टिकोण के लिए एक शानदार समय है। क्योंकि, जैसा कि सरस्वती के सीओओ एलेक्स कैवलाकोस बताते हैं, "इस तकनीक को पुराने सामान को खुद के साथ सौदा करने पर भविष्यवाणी की गई है।"
दूसरे शब्दों में, जब तक आप ईमेल पर किसी को एक सप्ताह पहले भेजे गए समय के अनुसार, यह बहुत अच्छी तरह से हो सकता है कि वे जो कुछ भी पूछते हैं, उसके बारे में वे पहले से ही संभाल चुके हैं। और अगर वे अभी भी आपका ध्यान जल्दी चाहते हैं बजाय बाद में, तो मैं शर्त लगा सकता हूं कि उन्होंने आपके OOO पर वापसी की तारीख नोट की और आपके वापस आने पर आपके इनबॉक्स में सबसे ऊपर बैठे फॉलोवर को भेजा।
जब आप एक सप्ताह के संदेशों को कम कर रहे हैं, तो आपका प्रलोभन बस में गोता लगाने के लिए हो सकता है। लेकिन यदि आप इस बारे में विचारशील हैं कि आप कैसे उत्तर देने के बारे में जाते हैं, तो आप सामान्य गलतियों से बचेंगे और वापस जाने और जवाब देने के लिए खुद को बचाएंगे। फिर।
