यहां एक पूरी तरह से अवास्तविक स्थिति नहीं है: कल्पना करें कि हाल ही में आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने में इतना समय और ऊर्जा लग रही है कि आप महसूस करना शुरू कर रहे हैं कि यह सिर्फ उस तरह से होना चाहिए । जिन ईमेल ट्रिक्स को आप ऑनलाइन देखते हैं वे वास्तव में आपकी स्थिति पर कभी लागू नहीं होते हैं क्योंकि लेखक संभवतः आपकी विशिष्ट नौकरी या इसके साथ आने वाली जिम्मेदारियों के जटिल विवरण को समझ नहीं सकते हैं।
यदि यह परिचित लगता है, तो एक मौका है कि आप अपने ईमेल को कैसे नियंत्रित कर सकते हैं, यह रेखांकित किया जा सकता है। वास्तव में, यह संभव है कि आपका इनबॉक्स फुल-ऑन टैंट्रम मोड में हो, और जब आप पूरी तरह से समस्या से बच सकते हैं तो आप अपने आप को इसकी अशुद्धता के लिए दोषी ठहरा रहे हैं। कुछ संकेतों के लिए पढ़ें कि आप अपने संघर्षों में अकेले नहीं हैं, उन्हें ठीक करने के तरीके!
याद रखें: आप नियंत्रण वापस ले सकते हैं।
1. आप अधिक प्रतिक्रियाएं प्राप्त कर सकते हैं जो आप कर सकते हैं
ऐसा क्यों है कि हर बार जब आप एक संदेश पर प्रतिक्रिया देते हैं, तो 10 और पॉप अप? अतीत में, आपने एक ऐसे समय में घंटों का समय बिताया है, जब आप अपना ध्यान आकर्षित करने के लिए अपनी टू-डू सूची में वास्तविक कार्रवाई आइटमों के पीछे पड़ जाते हैं। अप-टू-डेट रहने के बीच कोई स्वस्थ संतुलन नहीं है और, अच्छी तरह से, अपने जीवन में बाकी सब चीजों के लिए। हो सकता है कि आपके इनबॉक्स के साथ आपका संबंध वैसा ही न हो, जैसा पहले हुआ करता था।
यह क्यों हो रहा है
आप अपने ईमेल का इलाज कर रहे हैं जैसे कि वे सभी समान वजन रखते हैं। हो सकता है कि आपके पास पहली-पहली, पहली-बाहर की नीति हो, जहां आप अपनी प्रतिक्रिया के लिए सबसे लंबे समय तक इंतजार कर रहे हों, और आज तक अपना काम करें। या हो सकता है कि आपके पास एक अंतिम-इन, पहली-बाहर की नीति हो, जहां आप ऊपर से शुरू करते हैं और नीचे अपना काम करते हैं।
इसे कैसे जोड़ेंगे
आपके लिए अत्यावश्यकता से संदेशों को प्राथमिकता देना शुरू करने का समय आ गया है। जब भी आप एक नया प्राप्त करें, अपने आप से ये प्रश्न पूछें:
- क्या यह जरूरी है?
- क्या अन्य लोग शामिल हैं जो इसे संभालने के लिए बेहतर तरीके से सुसज्जित हैं?
- क्या इसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता है?
- क्या यह एक प्रतिक्रिया है जो आप अक्सर देते हैं?
यदि यह जरूरी नहीं है, तो इसे बाद के लिए सहेजें। बाद में एक टीबीडी नहीं, लेकिन एक वास्तविक समय जब आप प्रत्येक दिन अपने इनबॉक्स के माध्यम से जाने के लिए निर्धारित करते हैं। यदि यह अत्यावश्यक है, लेकिन इसमें बहुत सारे लोग शामिल हैं जो उत्तर देने के लिए बेहतर तरीके से सुसज्जित हैं - इसे कुछ मिनट दें और देखें कि उनमें से कोई एक करता है या नहीं। अगर कोई प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है: जवाब न दें। और, अंत में, यदि यह एक प्रतिक्रिया है जो आप अक्सर देते हैं, तो जीमेल पर डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं की तरह एक सुविधा का उपयोग करने के बारे में सोचें, या एक ऐसा दस्तावेज़ बनाएं जिसमें आपके सभी टेम्पलेट एक ही स्थान पर हों।
2. यू आर गेटिंग वे वेरी न्यूज़लेटर्स
आप बिना किसी अपठित संदेशों के टन के साथ हर सुबह उठते हैं, जिसमें 30 से कम अलग-अलग समाचार पत्र (सुर्खियों को तोड़ना! बिक्री! क्षेत्र के सर्वश्रेष्ठ रेस्तरां! उद्योग समाचार!) शामिल हैं। आप बिस्तर पर लेटते हैं, आँखें मुश्किल से खुलती हैं, और हर एक को सीधे कूड़ेदान में स्वाइप कर सकते हैं। यह अनुभव का एक आवश्यक हिस्सा है, आप अपने आप को बताएं। मैंने इनके लिए साइन अप किया और अब यही कीमत मुझे चुकानी होगी।
यह क्यों हो रहा है
मुझे यह मिल गया: न्यूज़लेटर्स अपील कर रहे हैं। वहाँ से बाहर कई महान लोगों के साथ, आप वास्तव में क्या दिलचस्प से मूल्यवान है चुनने के लिए संघर्ष करते हैं । हर बार जब आप एक नया दैनिक पाचन या साप्ताहिक पत्र पाते हैं जो वास्तव में उपयोगी लगता है, तो आप अपने आप से पूछते हैं कि क्या आप वास्तव में अपने इनबॉक्स में गोल्डन कीज़ को सौंपने से पहले सुनिश्चित हैं- और आप हैं। इसलिए आप सदस्यता लें। लेकिन इससे पहले कि आप इसे जानते हैं, और यहां तक कि आपके लिए इसके बिना अर्थ के बिना, वह सदस्यता जल्दी सुबह हटाने की लंबी लाइन में एक और हो जाती है।
इसे कैसे जोड़ेंगे
इसे जानबूझकर अनसब्सक्राइब करने से रोकें। हर बार जब आप एक नए समाचार पत्र की सदस्यता लेते हैं, तो अपने आप को एक परीक्षण सप्ताह दें। यदि एक सप्ताह के अंत में आप इसे खोलने के लिए उत्साहित नहीं हैं (या अभी तक ऐसा नहीं किया है), तो सदस्यता समाप्त करें। कोई सवाल नहीं पूछा। मुझे पता है कि आप क्या सोच रहे हैं: वह सब करने का समय किसके पास है? आप Unroll.Me (न्यूज़लेटर्स के लिए) और BoxBe (लोगों के लिए) जैसे ऐप के साथ करते हैं।
3. आप अक्सर ईमेल थ्रेड खो देते हैं या उन्हें पूरी तरह से भूल जाते हैं
आप एक आगामी परियोजना पर पांच अन्य सहकर्मियों के साथ काम कर रहे हैं, और किसी ने अगले सप्ताह के लिए बैठक के समय का पता लगाने के लिए एक धागा शुरू किया। आपकी प्लेट पर आपके द्वारा किए गए अन्य सभी कार्यों को ध्यान में रखते हुए, आप इस छोटे समय-निर्धारण विवरण को बाद में -बेटर तक पुश करने के लिए ठीक हैं, जब बातचीत अधिक विकसित हो और आपके पास काम करने के लिए अधिक हो। एक दो घंटे बाद, आप संदेशों को देखने जाते हैं, और वे चले गए हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किन खोज शब्दों को आज़माते हैं।
यह क्यों हो रहा है
दो संभावनाएँ: आपका इनबॉक्स रास्ता बहुत अव्यवस्थित है, या रास्ता भी व्यवस्थित है। मैं उन लोगों के बारे में बात कर रहा हूं जो या तो सूरज के नीचे सब कुछ से छुटकारा पा लेते हैं या हजारों अपठित संदेशों पर हजारों की संख्या में जमा होते हैं। आपको मिलने वाला हर ईमेल- आपके बॉस, आपके पड़ोसी, आपके साथी, और आपकी दादी से - सभी को अभिलेखागार में भेज दिया जाता है या आपके इनबॉक्स में हमेशा के लिए बैठ जाता है।
इसे कैसे जोड़ेंगे
यह आपके इनबॉक्स को साफ करने का समय है। एक दिन एक घंटे के लिए सेट करें और इसे कुछ भी नहीं बल्कि संदेश छाँटने के लिए समर्पित करें। आप कर सकते हैं: थ्रेड्स को फ़ोल्डर्स में ले जाएं, टैग्स का उपयोग करें, बाद में वापस पाने के लिए आपको कुछ भी चाहिए, बूमरैंग की जांच करें, या इनमें से किसी भी भयानक उपकरण का प्रयास करें। सिर्फ एक लेने के लिए एक विधि मत उठाओ, इसके बजाय एक चुनें जिसे आप जानते हैं कि आपके लिए समझ में आता है। सही विकल्प खोजने से पहले आपको कुछ प्रणालियों का परीक्षण करना पड़ सकता है, लेकिन मुझ पर विश्वास करें, ऐसा करने में बिताए गए कुछ घंटे आपको लंबे समय में एक टन बचाएंगे।
यदि इनमें से कोई भी परिदृश्य आपको परिचित है, तो यह ठीक है। यह महसूस करना सामान्य है कि आपका इनबॉक्स आपके जीवन को नियंत्रित करता है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हार माननी होगी। इसके बजाय, समस्या से निपटना शुरू करें, ईमेल द्वारा ईमेल करें, जब तक आप नियंत्रण में नहीं होते।
क्या आपके पास कोई ईमेल प्रबंधन ट्रिक्स है जो मुझे कोशिश करनी चाहिए जो शामिल नहीं थे? मुझे @caroqliu ट्वीट करें और मुझे बताएं!
