ऐसी चीजें जो चिकित्सकीय रूप से सबसे खराब हैं: एक बातचीत में फंस जाना जब आप नेटवर्किंग इवेंट में अंतिम दो पनीर क्यूब्स को हथियाने के रास्ते पर होते हैं, तो एक दोस्त को उसकी शादी की रजिस्ट्री के बारे में बात करते हुए "संघर्ष", और अपने कार्यक्रम को देखते हुए बैक-टू-बैक मीटिंग देखना।
सच में नहीं! क्या आपने कभी इस बातचीत को सुना है?
आप: "आपका दिन कैसा रहा?"
आपके सामान्य, रन-ऑफ-द-मिल मित्र: “बहुत बढ़िया, मेरी एक के बाद एक मुलाकातें हुईं! PowerPoints, मैं इसे बिंदु पर कहने की हिम्मत कर रहे थे!
नहीं। आपने नहीं।
फिर भी, हम सभी एक-दूसरे के कैलेंडरों पर बैठकों को पॉप-अप करने के लिए दोषी हैं- खुद शामिल थे। और, जैसा कि किसी ने भी बैठक का नेतृत्व किया है, वह जानता है कि जब आप कमरे के चारों ओर देखते हैं और हर कोई अपने फोन पर चुपके से देखता है, तो यह बहुत ही निराशाजनक है।
और इसीलिए मैंने सभी लोगों की इस त्वरित सूची को एक साथ रखा (ठीक है, ठीक है, मुझे) बैठकों में मत सुनो - साथ ही साथ कुछ त्वरित सुधार भी। क्योंकि अगर हम सभी बेहतर मीटिंग की योजना बनाने लगेंगे, तो हम सभी उन्हें थोड़ा कम करना शुरू कर देंगे।
1. तुम एक एजेंडा नहीं था
मैं समझ गया! आप शांत हैं, आप निश्चिंत हैं, आप अपने स्केटबोर्ड से चिल पिल्स बेच रहे हैं।
लेकिन यहाँ एक बात है: जब आप अपनी बैठक शुरू करते हैं, तो "मैं आज सबको अपनी बिक्री रणनीति पर चर्चा करने के लिए यहाँ लाया हूँ - किसी भी विचार?" मैंने तुरंत धुन दी क्योंकि 90% प्रतिक्रियाएं पूरी तरह से ऑन-द-स्पॉट होने वाली हैं, पूरी तरह से अनजाने प्रकार ("हमें अधिक बेचना चाहिए, बस सामान्य रूप में!" और "क्या हमने एक कुत्ते को अपना प्रवक्ता बनाने पर विचार किया है?")।
और नेत्र संपर्क का 100% अजीब तरह का होगा जिसमें लोग एक दूसरे को बिना बात के बोलने के लिए एक दूसरे को आरोपित कर रहे हैं।
बजाय
इससे पहले कि आप उस अगली मीटिंग का निमंत्रण भेजें, एक साथ रखें और उस समय का उपयोग करने की आपकी योजना के बारे में जानकारी दें। यह न केवल लोगों को इसके लिए तैयार करने और अच्छे विचारों को लाने में मदद करेगा, बल्कि यह आपको सही समय पर ब्लॉक करना भी सुनिश्चित करेगा।
यह इतना आसान है:
मिनट 1-5: बैठक के लक्ष्यों पर जा रहे हैं: नई कंपनी के प्रवक्ता बनने के लिए हायर एयरबड।
मिनट 5-15: लक्ष्यों के बारे में चर्चा करना: एयरबड की वास्तविकता के बारे में बात करना न केवल उपलब्ध है, बल्कि वास्तविक भी है।
15-25 मिनट: विचार मंथन: कमरे में ऐसे अन्य प्रवक्ता का सुझाव दें, जो अंतरिक्ष में विचारशील नेताओं के रूप में दोगुने हों।
मिनट 25-30: सभी को पुन : व्यवस्थित करना: सर्वश्रेष्ठ विचार चुनें और अगले चरण असाइन करें।
2. आपने यह नहीं बताया कि यह वन-मैन शो होगा
जब तक आप मॉर्गन फ़्रीमैन न हों, मैं बिना रुके 30 मिनट तक आपसे बात नहीं कर सकता। वहाँ एक कारण है कि आप 20 मिनट से अधिक में कई लोकप्रिय टेड वार्ता घड़ी नहीं मिलेगा।
बजाय
यदि आप - और केवल आप ही - पूरी बैठक के लिए बात करने जा रहे हैं, तो आप जो कह रहे हैं वह दिलचस्प है, पचाने में आसान है, और मेरे लिए लागू है।
इसलिए, जब आप वह एजेंडा बना रहे होते हैं, जिसके बारे में हमने ऊपर बात की थी, तो ऐसी किसी भी चीज़ को उजागर करें, जिससे एक्शन स्टेप न हो (जैसे कि "इस पर शोध …" या "मंथन कि …" या "फॉलो-अप बिल्लियों पर जो बास्केटबॉल खेलती हैं ")।
तब - और इस जादू टोना और जादूगर के लिए तैयार हो जाओ - इसे हटा दें। दूसरा आप "अगले चरण" के बारे में बैठक करना बंद कर देते हैं दूसरा आप लोगों को खोना शुरू करते हैं।
अब, यदि आप उस सामान को रखने के लिए मर रहे हैं, तो "भविष्य में चर्चा करने के लिए" की तर्ज पर अपनी प्रस्तुति में एक बोनस स्लाइड फेंकें … या उस एजेंडे में दिलचस्प पृष्ठभूमि जानकारी पर एक-शीट शामिल करें जिसे आप आगे भेजते हैं पहर।
3. आपको मुझसे विशेष रूप से किसी भी चीज की आवश्यकता नहीं थी
आप जो कह रहे हैं, वह मेरी नौकरी से संबंधित है और आपको लगता है कि इससे मुझे सुनने में फायदा होगा और सिद्धांत रूप में, निश्चित रूप से!
लेकिन वास्तविकता में? जैसे ही मुझे महसूस होता है कि मुझे बैठक से हटने या कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है, मैं अपना ध्यान अपनी मेज पर मेरी प्रतीक्षा में करने वाली सूची में बदल रहा हूं।
बजाय
मुझे हां में ए-शब्द फेंकने से नफरत है, लेकिन यह सब उस एजेंडे पर वापस जाता है। इसे समय से पहले भेजने और वैकल्पिक श्रोताओं के रूप में "श्रोताओं" को चिह्नित करने के लिए, आप आमंत्रित व्यक्ति को शामिल होने या न होने का विकल्प देते हैं (और इस तरह हर कोई जो सुनने के लिए उत्साहित है) को सुनिश्चित करता है। आपकी बैठक में कोई ऐसा क्यों है जो अपने खाली, ज़ोंबी को किसी भी तरह घूरने के साथ मूड को नीचे लाने जा रहा है?
मुझे पता है कि आप क्या सोच रहे हैं: जेनी, यह "एजेंडा प्लान" एक बैठक के लिए बहुत काम की तरह लगता है। और मैं सहमत हूं! लेकिन अगर आप किसी को अपने दिन के 30 या 60 मिनट लेने के लिए कह रहे हैं, तो आपको थोड़ा प्रयास करने की आवश्यकता है।
या - और नहीं, दुख की बात है, मैं कहने के बारे में नहीं हूँ, "बस इसे विंग, चाड" -आप उस मीटिंग को ईमेल में बदल सकते हैं। एक एजेंडा बनाने में थोड़ा अधिक समय लगता है, लेकिन आपको वास्तविक बैठक समय बचाता है। और आपके लिए सौभाग्य से, हमारे पास निर्देश हैं कि हम यहां आसानी से कैसे कर सकते हैं।
