कुछ हफ्ते पहले, मेरे दोस्त और मैंने बैठकों के लिए हमारे साझा तिरस्कार पर चर्चा की और उसने कहा, "मुझे लगता है कि हम फिर से वही बातचीत कर रहे हैं। जब वे सही तरीके से नहीं किए जाते हैं, तो वे ऐसे समय बर्नर हो सकते हैं। ”
मैं और अधिक सहमत नहीं हो सकता। पिछली नौकरियों में, जब एक कैलेंडर आमंत्रण मेरे इनबॉक्स में दिखाई देगा, तो मैं अक्सर एक जोर से आहें भरता हूं (जो एक खुले कार्यालय के माहौल में हमेशा महान होता है)। फिर, मैं कीमती समय बिताने की कोशिश कर रहा हूं कि इसे स्वीकार करने से कैसे बचा जाए।
मैं यह नहीं कह रहा हूं कि सभी बैठकें बेकार हैं। कुछ बिल्कुल, हाथ नीचे आवश्यक हैं। और कभी-कभी वे चीजों को प्राप्त करने का एकमात्र तरीका होते हैं। लेकिन मैं यह भी मानता हूं कि हर एक के सामने ये तीन सवाल पूछकर हमारे लिए अविश्वसनीय रूप से अधिक कुशल होने की गुंजाइश है।
1. यहाँ कौन होना चाहिए?
संकेत: शायद जितने लोग सोचते हैं उतने नहीं। आपके बारे में सचेत रहना महत्वपूर्ण है कि आप किससे पूछ रहे हैं ताकि आप गारंटी दे सकें कि यह सभी पक्षों के लिए जितना संभव हो उतना उत्पादक और सार्थक है। किसी को यह सोचना नहीं छोड़ना चाहिए, "ठीक है, यह मेरे समय का एक बहुत बड़ा बेकार था।"
क्योंकि वह भावना व्यक्ति, समूह या कंपनी के लिए अच्छा नहीं है। बस उन सभी कामों की कल्पना करें जो आप कर सकते थे यदि आपके पास कमरे में केवल 10 के बजाय चार लोग थे। 60 मिनट के समय स्लॉट के लिए, यह छह और घंटे हैं जो काम करने में खर्च किए जा सकते हैं ।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप फर्म के नए लोगो के बारे में विचार कर रहे हैं। ग्राफिक डिजाइनर की यह सुनिश्चित करने के लिए कि वह दृष्टि को समझता है। यह सुनिश्चित करने के लिए ब्रांडिंग निदेशक का वहां कंपनी के दिशानिर्देशों का पालन होता है। लेकिन क्या आपको वहां एचआर मैनेजर की जरूरत है क्योंकि वह हर जॉब पोस्टिंग पर लोगो लगाता है? नहीं। एक बार इसे अंतिम रूप देने के बाद, आप उसे पुराने को नए के लिए बंद करने के लिए कह सकते हैं। अभी के लिए, उसे छोड़ दो - वह काम करने के लिए मिल गया है!
यदि आप आयोजक नहीं हैं, तो आपको यह आकलन करना चाहिए कि आपकी उपस्थिति आवश्यक है या नहीं। कभी-कभी, सहकर्मी आपको केवल इसलिए आमंत्रित करते हैं क्योंकि उन्हें लगता है कि आप वहां रहना चाहते हैं। लेकिन अगर आपको लगता है कि यह उचित है तो आप इसे अस्वीकार कर सकते हैं (यानी, यदि आपको कोई अंदाजा नहीं है कि आप क्या योगदान देंगे या यदि आप केवल अत्यधिक व्यस्त हैं)।
इस तरह की स्थितियों में, मैं कुछ ऐसा कहता हूं, “हाय वहाँ। मुझे लगता है कि वह अपने आप इसे संभाल पाएगी। यदि कोई विशिष्ट कारण है तो आप मुझे उपस्थित होना चाहेंगे, हालांकि, मुझे बताएं! "
और फिर उस मुफ्त घंटे को लें और पीस लें।
2. लक्ष्य क्या हैं?
वास्तव में आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं? पहले से उद्देश्यों की पहचान करना महत्वपूर्ण है। यह आपको कार्य पर रख सकता है और संपूर्ण वार्तालाप को आकार देने में मदद कर सकता है। अन्यथा, आप वहां बैठ सकते हैं कि 45 मिनट तक जुआ खेला जाए कि लियोनार्ड हमेशा टाइटैनिक थीम गीत को कैसे गुनगुनाते हैं। (मुझे हर बार, बहुत हो जाता है। कभी भी जाने दो, जैक!)
स्मार्ट लीडर्स, स्मार्ट टीम्स: हाउ यू एंड योर टीम गेट्स टू अनस्टक रिजल्ट टू रिजल्ट्स के लेखक रॉजर श्वार्ज़ बताते हैं, "एक प्रभावी एजेंडा एक बैठक से पहले और उसके दौरान होने वाली जरूरतों के लिए स्पष्ट उम्मीदें निर्धारित करता है ।
“यह टीम के सदस्यों को तैयार करने में मदद करता है, बुद्धिमानी से समय आवंटित करता है, जल्दी से एक ही विषय पर सभी को प्राप्त करता है, और चर्चा पूरी होने पर पहचानता है। यदि बैठक के दौरान समस्याएं अभी भी होती हैं, तो एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया एजेंडा टीम की क्षमता को प्रभावी ढंग से और जल्दी से उन्हें संबोधित करने की क्षमता बढ़ाता है, ”श्वार्ज़ कहते हैं।
शायद आप चाहते हैं कि हर कोई शीर्ष प्राथमिकता परियोजनाओं पर स्थिति अपडेट प्रदान करे। या, आपको एक निर्णय लेने की आवश्यकता है - आज-जिसके बारे में खाता प्रबंधक को एक विशाल, नए ग्राहक को सौंपा जाएगा।
अपनी मंजिल का पता लगाएं और वहां पहुंचें। (और, यह भी, यदि आप बाकी उपस्थित लोगों के साथ अपनी योजनाओं को साझा करते हैं तो यह उपयोगी है, ताकि वे जान सकें कि क्या अपेक्षा है और यदि उन्हें अग्रिम में कुछ भी करना है।)
और यहां एक टिप है: यदि आप मिलने के कारण का जवाब नहीं दे सकते हैं, तो कृपया, सभी चीजों के प्यार के लिए, इसे रद्द करें ।
3. मुझे क्या तैयार करने की आवश्यकता है?
मेरा एक पूर्व सहयोगी अन्य लोगों के साथ बैठकों के लिए तैयार होने के लिए समय को अवरुद्ध करता था, और मुझे हमेशा आश्चर्य होता था कि क्यों। और फिर, मैंने एक झुंड में भाग लिया जहां मैं या तो पूरी तरह से भूल गया कि हमने पिछली बार क्या चर्चा की थी और एक पुनरावृत्ति करना था, या मैंने (शर्मनाक) एक कार्रवाई आइटम को पूरा नहीं किया। इन सभी उदाहरणों में, हमने अपने कार्यक्रम पर अधिक समय लगाने के लिए समाप्त कर दिया।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि ऐसा नहीं होता है, आपको तैयार दिखाने की आवश्यकता है। हो सकता है कि यह पिछले सप्ताह के सत्र से नोटों की समीक्षा कर रहा हो ताकि यह आपके दिमाग में ताज़ा हो। या, हो सकता है, यह आपके लिए आवश्यक बिंदुओं और उत्तरों की सूची बना रहा हो। जो भी हो, इसे करने का समय बनाएं। यह बड़े समय का भुगतान करेगा।
एक उदाहरण के रूप में, मैं अपने विभाग के सहकर्मी शिक्षा कार्यक्रम की देखरेख करता हूं, और मैं इसे सुधारने के लिए कड़ी मेहनत कर रहा हूं। दो हफ्तों में, मेरे पास मेरे पर्यवेक्षक के साथ मेरे प्रस्तावों पर चर्चा करने के लिए एक-एक होगा। मैं छात्रों से प्रतिक्रिया एकत्र कर रहा हूं और अपने विचारों को संकलित कर रहा हूं, और अगला कदम कागज पर संरचना और समयरेखा तैयार करना है।
अगर मैं उसके खाली हाथ जाऊंगा, तो हम शायद समय बिताएंगे एक-दूसरे के विचारों को उछालते हुए, जो जरूरी नहीं कि प्रति खराब हो , लेकिन यह भी मुझे आगे बढ़ने में मदद नहीं करता है।
मैं आपसे वादा करता हूं- मुझे लोगों के साथ काम करना पसंद है। लेकिन मेरे प्रमुख पालतू जानवरों में से एक अक्षमता है, खासकर जब इसे रोकने के लिए आसान है। यदि आपका शेड्यूल थोड़ा बहुत भरा हुआ है, या यदि आप हर बार मिलते हैं, तो हाई स्कूल में घंटी बजने की प्रतीक्षा करने के लिए आपके पास फ़्लैश बैक हैं, तो एक कदम वापस लेने का समय हो सकता है और अपने आप से ये सवाल पूछना शुरू कर सकते हैं।
और हे - अगर आपके पास इस तरह के और प्रश्न हैं जो आप खुद से पूछते हैं, तो मुझे बताएं कि वे ट्विटर पर क्या हैं!
