जब एक सहकर्मी ने जॉर्ज काओ द्वारा एक पुराने ईमेल उत्पादकता लेख पर मेरा ध्यान आकर्षित किया जो फिर से दौर बना रहा था, तो इससे मुझे एहसास हुआ कि इनबॉक्स संघर्ष वास्तविक है। मैं अभी जापान में तीन सप्ताह के हनीमून से वापस आया था, इसलिए मुझे पता है कि यह कितना सच है। आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए एक वास्तविक नैक है, और यदि वास्तव में एक कला नहीं है, तो एक शिक्षा है। हमारी यात्रा के दौरान, मेरे पति, जो मूल रूप से हर समय इनबॉक्स शून्य के लिए प्रयास करते हैं, मेरे फोन पर नज़र डालते हैं, मेल आइकन और 400 के आसपास कहीं मंडराने वाली संख्या को देखते हैं, और सहमत होते हैं।
उन्होंने कहा, "इससे मुझे तनाव होता है, और मैं व्यावहारिक रूप से उनके भौंह पर पसीना देख सकता था।" लेकिन, मैं छुट्टी पर था! और मेरे पास मेरे काम के खाते और मेरे व्यक्तिगत पते के लिए एक कार्यालय से बाहर का उत्तरदाता था! कोई भी मुझसे कुछ भी उम्मीद नहीं कर रहा था, और मैं अपनी वापसी पर उस बढ़ती हुई संख्या का सामना करने में सहज था।
बेशक, इनबॉक्स विवरण, हालांकि कई बार थकाऊ, सटीक भी है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप सभी सप्ताहांतों को अनप्लग करने के बाद या यादृच्छिक गुरुवार को दोपहर के बीच में सोमवार सुबह अपने संदेशों की जांच कर रहे हैं। यदि आपको सेकंड के भीतर पता नहीं है कि क्या संदेश की आवश्यकता है - अकेले जाने दें, तो एक प्रतिक्रिया है, तो आप शायद यह पता लगाने के लिए कीमती कार्य मिनट बर्बाद कर रहे हैं।
काओ के टुकड़े का उपशीर्षक, "कैसे नियमित रूप से इनबॉक्स शून्य में जाओ" ने मुझे केवल उस चीज के महत्व को याद दिलाया जिसे जानने के लिए कि कब और क्या जवाब देना है। इस जागरूकता का मतलब ओवरफ्लो करने वाले इनबॉक्स और एक साफ सुथरे के बीच का अंतर हो सकता है। यहां आपको त्वरित निर्णय लेने में सहायता के लिए सुझाव दिए गए हैं।
1. सुराग के लिए देखो
कभी-कभी, वे स्पष्ट होते हैं। मेरे एक सहकर्मी ने घटनाओं, अध्ययनों और रिपोर्टों से संबंधित कुछ ईमेलों को आगे बढ़ाया, लेकिन वह हमेशा ध्यान देता है, "संग्रह करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।" सबसे पहले, मुझे लगा कि शायद मैं कम से कम सबसे अधिक जवाब नहीं दे रहा था। जवाबों का परफैक्ट्री ("धन्यवाद!"), लेकिन मुझे जल्दी से एहसास हुआ कि संग्रह के बारे में उसकी स्पष्ट टिप्पणी का मतलब है कि उसे कोई प्रतिक्रिया नहीं चाहिए और न ही प्रतिक्रिया चाहिए।
यदि आपके पास ऐसा कोई प्रत्यक्ष सुराग नहीं है, तो इसे फिर से पढ़ें और वास्तव में सोचें कि आपका उत्तर नोट को कैसे प्रभावित करेगा। यदि यह नहीं कहा जाता है, तो आपके विभाग का एक व्यक्ति केवल एक परियोजना साझा कर रहा है, जिस पर वह काम कर रहा है और आपके पास वर्तमान में जोड़ने के लिए कुछ भी मूल्य नहीं है, रसीद स्वीकार करने के लिए केवल उत्तर न दें।
2. एक सवाल सूँघना
जैसा कि ऊपर वाले के साथ है, यह अक्सर सीधा होगा। यदि कोई स्पष्ट प्रश्न है जिसका आप उत्तर देना चाहते हैं, तो जाहिर है कि एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, और शायद उस पर एक तेजी से एक या 24 घंटे के भीतर एक। चूंकि हर कोई आपके पास नहीं पहुंच रहा है, इसलिए आपको सबसे अधिक आकर्षक या टू-पॉइंट ईमेल लिखने की गारंटी दी गई है, आपको यह देखने के लिए पैराग्राफ के माध्यम से झारना पड़ सकता है कि क्या जवाब देने के लिए वहां कुछ है।
यदि आपने निर्धारित किया है कि कोई सवाल नहीं है, लेकिन आपके अपने प्रश्न हैं, तो, हर तरह से, स्पष्टीकरण के लिए जवाब दें। यदि यह भविष्य की गलतफहमी को बचाने की क्षमता रखता है, तो इसे फॉलो करना और किसी के इनबॉक्स में जोड़ना लायक है।
3. बोलो-अगर तुम चाहो तो सुना जा सकता है
यह एक गुच्छा का सबसे कठिन है, लेकिन एक बार जब आप इसे लटका लेते हैं, तो यह दूसरी प्रकृति की तरह हो जाएगा। कई बार, आपको ऐसे ईमेल प्राप्त होंगे जो स्पष्ट रूप से आप से कुछ नहीं पूछ रहे हैं। आपको आपके द्वारा सबमिट की गई किसी चीज़ पर प्रतिक्रिया, आपके द्वारा पूरी की गई परियोजना पर प्रतिक्रिया, किसी स्थिति से निपटने के लिए सलाह, विभाग-विशिष्ट लक्ष्य पर इंटेल मिल सकता है। यदि आपके पास बातचीत में जोड़ने के लिए कुछ नया नहीं है या यदि आप कमेंटरी को साफ-सुथरी तरीके से ले सकते हैं और अपनी नौकरी के साथ आगे बढ़ सकते हैं, तो आप जवाब न देने के बारे में सहज महसूस कर सकते हैं।
लेकिन अगर, दूसरी ओर, आप खुद को व्यक्त करने के लिए मजबूर महसूस करते हैं - अपने आप को स्पष्ट करने के लिए या आपके द्वारा किए गए निर्णय पर विस्तृत या ताजा जानकारी प्रदान करने के लिए - तो निश्चित रूप से आपको उत्तर बटन को हिट करना चाहिए। यह विशेष रूप से सच हो सकता है यदि आपका कार्य वातावरण एक है जो स्वतंत्र सोच को प्रोत्साहित करता है और चर्चा किए जा रहे विषयों में योगदान देता है।
यह कहे बिना जाना चाहिए कि न्यूज़लेटर्स, मास ईमेल या वैकल्पिक पढ़ने की तरह लगता है कि किसी भी प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है। यदि आपको यह उपयोगी लगता है, तो आप काओ के सुझावों के अनुसार फ़ोल्डर बना सकते हैं, और अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित कर सकते हैं और इसे बनाए रखने से व्यावहारिक रूप से स्वचालित महसूस होगा।
एक और बात पर विचार करना है: प्रेषक के स्थान पर खुद को रखो। यदि आप वह संदेश भेजने वाले हैं, तो क्या आप कोई प्रतिक्रिया चाहते हैं? हालांकि, निश्चित रूप से धन्यवाद व्यक्त करने के लिए समय है, अगर आप किसी के साथ नियमित रूप से मेल खाते हैं या बहुत आगे-पीछे हैं, जिनमें से कुछ को अधिक विचार-आउट उत्तर की आवश्यकता होती है - तो आप शायद सुरक्षित रूप से अकेले ईमेल छोड़ सकते हैं और ध्यान रख सकते हैं कि आप इसे न भेजें आपके जैसे किसी व्यक्ति के लिए अनावश्यक दो-शब्द का उत्तर, सबसे अधिक संभावना है कि आप इनबॉक्स शून्य को प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं।
