दर्जनों आभासी कर्मचारियों के साथ एक बड़ा संगठन चलाने वाले के रूप में, मैंने ईमेलों के बारे में अपनी उचित हिस्सेदारी देखी है। और, जीवन में अन्य सभी चीजों के साथ, कुछ संदेश दूसरों की तुलना में बेहतर हैं।
ईमेल पत्राचार की दुनिया में, "ऊग" शायद आखिरी चीज है जिसे आप चाहते हैं कि आपका मालिक आपके संदेश को पढ़ते समय कहे। तो, आपको किस प्रकार के संदेश भेजने से बचना चाहिए, और आप उन्हें कैसे बेहतर बना सकते हैं? नीचे तीन प्रमुख उदाहरण दिए गए हैं।
1. अनावश्यक अनुवर्ती ईमेल
अनुवर्ती ईमेल सभी आकृतियों और रूपों में आते हैं, तो क्या एक अनावश्यक बनाता है? यदि आपका सभी संदेश आपके बॉस को आपसे ईमेल करने के लिए कहता है, तो यह एक महत्वपूर्ण पत्राचार की तुलना में अधिक उपद्रव बन जाता है।
बहुत से लोग इन ईमेलों को व्यामोह से बाहर भेजते हैं कि उन्होंने कुछ गलत किया है या कुछ याद किया है, लेकिन मैं आपको बॉस के नजरिए से बता सकता हूं कि जब किसी ने मुझे मौका नहीं दिया, तो कई फॉलो-अप ईमेल प्राप्त करने के लिए यह बढ़ रहा है। साँस लेना।
एक उदाहरण: एक लंबे समय से पहले, मेरे पास एक कर्मचारी था जो घबरा जाता अगर मैं एक घंटे के भीतर उसके ईमेल का जवाब नहीं देता, यह सोचकर कि इसका मतलब है कि उसने कुछ गलत किया है (जब वास्तव में, मुझे बस नहीं मिला था उसे ईमेल)। मैं एक विशेष उदाहरण के बारे में सोच सकता हूं, जब मैं एक लंबे दिन से छह (हाँ, छह !) ईमेल खोजने के लिए उससे पूछ रहा था कि क्या मुझे कोई संदेश मिलेगा।
ओह।
इसके बजाय क्या भेजें
जबकि अधिकांश लोग एक दिन में छह अनुवर्ती ईमेल भेजने के लिए इतने पागल नहीं होंगे, यहां तक कि केवल एक बीमार समय पर अनुवर्ती ईमेल आपके बॉस को नाराज कर सकता है।
जब तक आपके ईमेल की सामग्री को आज के साथ निपटाया जाना चाहिए (जिस स्थिति में, आपको ईमेल करने के बजाय व्यक्तिगत रूप से आपसे बॉस से बात करनी चाहिए), मेरा सुझाव है कि कम से कम 24 घंटे प्रतीक्षा करें, फिर मुझे जो कुछ भी पसंद है उसे भेजना चाहिए। -अप ”संदेश।
यह आपके फॉलो-अप को भेजने पर जोर देता है ("यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको दो दिन पहले आपके द्वारा भेजी गई तिमाही रिपोर्ट प्राप्त करना सुनिश्चित करना है)", लेकिन आप कुछ अन्य सूचनाओं को भी शामिल करेंगे, चाहे वह आगामी प्रस्तुति के बारे में कोई प्रश्न हो या आगामी प्रस्तुति के बारे में एक वर्तमान परियोजना पर अपडेट करें ("ओह, और हमें अभी एक्स खाते पर नवीनतम नंबर मिले हैं, और बिक्री 30% तक है!")। यह आपको चुपके से अपने बॉस से अपडेट के लिए पूछ सकता है, जबकि उसे या उसकी कुछ जानकारी भी दे सकता है जो कुछ मूल्य जोड़ देगा, जिससे यह महसूस होता है कि आप उसे या उसे कम कर रहे हैं।
2. नए विचारों के साथ ईमेल
मुझे टीम के उत्साही सदस्य बिल्कुल पसंद हैं, लेकिन कुछ ऐसा होता है जो थोड़ा भारी हो जाता है, जब कर्मचारी मुझे अपने सभी नए विचारों को अलग-अलग ईमेल में भेजते हैं। मुझे एक बार 24 घंटे के अंतराल पर 10 अलग-अलग ईमेल मिले क्योंकि मार्केटिंग टीम में किसी ने एक प्रेरणा को मारा और मुझे नए विचार भेजते रहे।
इतनी सारी नई चीज़ों को आज़माना बहुत ही भयानक था, लेकिन हर चीज़ को सूचीबद्ध करने और हर एक ईमेल और विचार पर नज़र रखने की कोशिश करना भी बहुत भ्रामक था। यहां तक कि जब केवल एक ईमेल नए विचारों या अवधारणाओं के साथ आता है, तो यह बहुत आसान है। इसे ब्लैक होल में खोने के लिए जो मेरा इनबॉक्स है।
इसके बजाय क्या भेजें
सबसे पहले, मैं विचारों को लाने के लिए अधिक उपयुक्त समय की प्रतीक्षा करने की सलाह दूंगा। मार्केटिंग टीम कर्मचारी के मामले में, मैंने Google Hangout मीटिंग तक प्रतीक्षा की, जिसे हमने अगले सप्ताह के लिए निर्धारित किया था ताकि यह सब हो सके।
यदि आप सही समय आने पर आश्वस्त नहीं हैं - या ईमेल किसी कारण से एकमात्र विकल्प है - तो मैं आपके बॉस को यह कहने की सलाह दूंगा कि आपके पास कुछ नए विचार हैं और आप जानना चाहते हैं कि साझा करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है वह होगा। अगर मेरे कर्मचारी ने मुझसे पूछा है, तो मैंने उससे कहा था कि वह मुझे एक शब्द डॉक के साथ एक ईमेल भेजें जो वह चाहता था। यह बहुत अधिक सुव्यवस्थित और बाद के लिए सहेजना आसान होता। आपका बॉस उनके माध्यम से बात करने के लिए एक त्वरित कॉल का सुझाव दे सकता है या पूछ सकता है कि आप विचारों को स्पष्ट करते हैं और फिर सप्ताह के किसी निश्चित दिन उन्हें एन-मस्से ईमेल करते हैं।
3. ईमेल्स जहां आपके बॉस को बिना किसी कारण के सीज किया जाता है
कोई भी पेशेवर ईमेल थ्रेड्स पर CCed होने से नाराज़ हो जाता है जो वास्तव में उसका हिस्सा नहीं हैं: यह सिर्फ ईमेल के बढ़ते ढेर में जोड़ता है, और आप अंत में कुछ ऐसा पढ़ते हुए समय बर्बाद करते हैं जिसकी आपको शायद ज़रूरत नहीं है।
कर्मचारी के दृष्टिकोण से, मैं इसे प्राप्त करता हूं: आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका बॉस जानता है कि आप अपना काम कर रहे हैं और आप संचार की लाइन को खुला रखने की कोशिश कर रहे हैं। लेकिन ज्यादातर समय, यह सब वास्तव में आपके बॉस के इनबॉक्स को रोक देता है।
इसके बजाय क्या भेजें
जब तक आपके बॉस को लूप में होने की ज़रूरत नहीं है, तब तक उसे या उसे सीसी लाइन से बाहर निकालें और बातचीत खत्म होने के बाद, प्रासंगिक जानकारी का एक बहुत ही संक्षिप्त सारांश भेजें जो बातचीत के दौरान आया हो (“FYI, Company Y) Z तारीख पर उस कहानी में चित्रित किया गया ”)। यह आपके प्रबंधक को इस बात से अवगत कराता रहता है कि क्या चल रहा है, बिना विवरण के उसका पता लगाकर उसे या उसे लगातार लूप में रखे बिना। एक ईमेल निश्चित रूप से ट्रम्प 42!
कुल मिलाकर, अपने बॉस को ईमेल करने के साथ खेल का नाम आपके संदेशों को सुव्यवस्थित करना और जो आप भेजते हैं उसके बारे में अधिक चयनात्मक होना है। यह प्रतिवादपूर्ण लग सकता है, लेकिन अगर मुझे किसी कर्मचारी से कम ईमेल मिल रहे हैं, लेकिन वे सभी सार्थक हैं, तो मुझे लगता है कि वह व्यक्ति उस व्यक्ति की तुलना में बेहतर काम कर रहा है जो मैं हर समय सुनता हूं।
