सलाहकारों के लिए व्यापार का # 1 उपकरण PowerPoint है। प्रस्तुतियाँ - उर्फ, "डेक" - अंतिम रिपोर्ट (यहाँ कोई विशाल वर्ड डॉक्स नहीं), औपचारिक प्रस्तुतियाँ और विस्तृत विश्लेषण दस्तावेजों सहित लगभग हर परामर्श स्थिति में उपयोग किया जाता है।
और मेरे दिन में उनमें से कुछ सौ (हजार?) बनाने के बाद, मैंने कुछ ऐसे प्रेजेंटेशन सीखे हैं जो एक साथ प्रस्तुतियाँ देने के लिए मजबूर कर रहे हैं, सम्मोहक और गंभीर रूप से प्रभावशाली हैं। अपने ग्राहकों को या अपने बॉस को वाह करने के लिए अपने अगले PowerPoint के लिए इन रणनीतियों का प्रयास करें।
1. पिरामिड सिद्धांत का प्रयोग करें
इससे पहले कि आप अपनी प्रस्तुति का निर्माण शुरू करें, संरचना के बारे में सोचना महत्वपूर्ण है। चूंकि प्रस्तुतियों को अक्सर व्यस्त लोगों को उनके दिमाग पर बहुत कुछ दिया जाता है, इसलिए कुरकुरा और संक्षिप्त संचार अत्यंत महत्वपूर्ण है। और अगर आप पहले से ही अपनी समग्र संरचना की योजना नहीं बनाते हैं, तो यह संभव नहीं है कि आपकी प्रस्तुति आसानी से समझी जाने वाली कहानी बताएगी जिसे आप चाहते हैं।
पिरामिड सिद्धांत एक परामर्श पद्धति है जिसका उपयोग कई परामर्श फर्मों द्वारा संरचित संचार को निर्देशित करने के लिए किया जाता है। अनिवार्य रूप से, सूचना का एक अच्छा प्रस्तुतीकरण शीर्ष स्तर के सारांश से नीचे और अधिक विस्तृत जानकारी तक प्रवाहित होना चाहिए - ठीक एक पिरामिड के आकार की तरह। तो, आपका डेक पहले उत्तर या सिफारिश के साथ शुरू होना चाहिए, और फिर तर्कों और तथ्यों का समर्थन करने के साथ पालन करना चाहिए: "मैं एक्स और वाई की सिफारिश करता हूं। एक्स की सिफारिश 1, 2, और 3 … द्वारा समर्थित है।"
इस संरचना को ध्यान में रखते हुए कुछ कारणों से शक्तिशाली है। पहले, यह आपको अपने दर्शकों को अपने अंक बताने की अनुमति देता है इससे पहले कि वे प्रश्न पूछना शुरू करें और उन्हें इस बात पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करें कि प्रस्तुति के दौरान क्या महत्वपूर्ण है। लेकिन यह आपकी प्रस्तुति को भी आसान बनाता है, क्योंकि आपको पहिया को सुदृढ़ करने की आवश्यकता नहीं है और इस बात की चिंता है कि अपने संदेश को कैसे व्यवस्थित करें।
2. टैगलाइन ट्रेन पर जाओ
आप शायद पहले से ही अपने PowerPoint प्रस्तुतियों में शीर्षक का उपयोग करते हैं, लेकिन क्या आप जानते हैं कि आपको टैगलाइन का भी उपयोग करना चाहिए? टैगलाइन अनिवार्य रूप से "विषय वाक्य" हैं जो एक वाक्य में प्रत्येक स्लाइड के लिए मुख्य संदेश को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं। आमतौर पर शीर्षक के ठीक बाद रखा जाता है, उन्हें पूरी प्रस्तुति में आपकी कहानी को संप्रेषित करने में मदद करनी चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पाठक स्लाइड की सामग्री को जल्दी से पचा सकें।
एक शीर्षक और एक टैगलाइन के बीच अंतर क्या है, आप पूछें? एक शीर्षक बताता है कि स्लाइड में क्या है, जबकि एक टैगलाइन बताती है कि स्लाइड से क्या सीखा जाना है। इसलिए एक शीर्षक "कार्यकारी सारांश" की पंक्तियों के साथ हो सकता है और एक टैगलाइन पढ़ सकता है, "संगठन भर में एक विस्तृत विश्लेषण करने के बाद, हमने पाँच प्रमुख अवसरों की पहचान की, जिससे लगभग $ 100 मिलियन की संभावित बचत होती है।"
जानना चाहते हैं कि क्या आपने उन्हें सही पाया है? अपनी स्लाइड्स के माध्यम से स्कैन करें, केवल टैगलाइन को देखते हुए। उन्हें आपके द्वारा प्रस्तुत की जाने वाली सामग्री के बारे में एक प्रभावी कहानी में गठबंधन करना चाहिए, जिससे कोई भ्रमित न हो।
3. परिशिष्ट स्लाइड जोड़ें
आप जानते हैं (या कम से कम मुझे आशा है कि आप ऐसा करते हैं) कि अपनी स्लाइड को सरल और सुव्यवस्थित रखना एक प्रस्तुति बनाने के लिए महत्वपूर्ण है जिसका लोग अनुसरण कर सकते हैं। लेकिन, खासकर यदि आप एक विश्लेषण की व्याख्या कर रहे हैं या जानते हैं कि आपके दर्शक वास्तव में अपने दावों का समर्थन करने के लिए डेटा चाहते हैं, तो यह महसूस कर सकता है कि आपको आश्वस्त करने के लिए जानकारी के भार के साथ अपनी स्लाइड्स को पैक करना होगा।
रूक जा।
यहां तक कि अगर आपको पता है कि आपको अपने दर्शकों को जो आप बता रहे हैं या आपके विश्लेषण या परियोजना के बारे में अनुमानित प्रश्नों के लिए समर्थन की जानकारी की आवश्यकता है, तो इन सभी के साथ अपनी मुख्य स्लाइड को अधिभार न डालें। मैं गारंटी देता हूं कि यह आपके दर्शकों को अभिभूत कर देगा, और वे उस परम संदेश को प्राप्त नहीं करेंगे, जिसे आप संप्रेषित करने का प्रयास कर रहे हैं।
इसके बजाय, अपने डेक के अंत में परिशिष्ट स्लाइड्स को उन सभी सहायक सामग्रियों के साथ शामिल करें, जो आपकी प्रस्तुति के कथानक में फिट नहीं हैं, लेकिन ऐसा करना उपयोगी हो सकता है। इनमें सभी प्रकार की चीजें शामिल हो सकती हैं- डेटा, प्रशंसापत्र, प्रक्रिया मानचित्र, अतिरिक्त चार्ट- कुछ भी जो आप कह रहे हैं, जो आपके समर्थन में उपयोगी हो सकते हैं, लेकिन इसके लिए आपको कहानी बताने की आवश्यकता नहीं है। उन्हें परिशिष्ट में डालकर, आपके पास सवाल वापस आने पर वहां पलटने की जानकारी होगी, लेकिन आपके श्रोताओं को विवरण में गड़बड़ नहीं मिलेगी और बड़ी तस्वीर याद नहीं होगी।
सुंदर PowerPoint स्लाइड बनाने के लिए एलेक्स कैवलाकोस की सलाह के साथ इन युक्तियों को मिलाएं, और आपके पास कुछ ही समय में नॉकआउट प्रस्तुति होगी।
