हर कोई हमेशा काम को आसान बनाने का तरीका खोज रहा है। और उस लक्ष्य की सहायता के लिए डिज़ाइन की गई युक्तियों, ट्रिक्स और हैक्स की कोई कमी नहीं है।
लेकिन जो मेरे लिए दिन-प्रतिदिन काम करता है वह दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करता है। ऐसा करने के पीछे यह विचार है कि यह आपकी मानसिक ऊर्जा को उन परियोजनाओं के लिए बचाएगा, जिन्हें वास्तव में गहरी सोच और ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है।
आप शायद सोच रहे हैं, यह बहुत अच्छा लग रहा है, लेकिन मैं इसे कैसे करूं?
आपको बस एक चीट शीट बनाने की जरूरत है।
सबसे आसान और सबसे उपयोगी शीट में वे आइटम होते हैं जिन्हें आप आमतौर पर कॉपी और पेस्ट करते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस उद्योग में हैं। यदि आप अपनी नौकरी के लिए एक कंप्यूटर का उपयोग करते हैं, तो संभवतः कई चीजें हैं जो आपको नियमित रूप से एक कार्य को पूरा करने से पहले खोजना होगा।
मेरे लिए, यह HTML कोड की कुछ अलग पंक्तियाँ हैं जिन्हें मुझे अक्सर लेखों को लेखों में अपलोड करने की आवश्यकता होती है।
पिछले पदों में, मेरे पास तैयार समय-बचत करने वाली, ध्यान केंद्रित करने वाली चादरों की एक जोड़ी थी: एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ार्मुलों के लिए एक, ज्ञापन हेडर के लिए एक और सबसे लोकप्रिय, फोन नंबर और कंप्यूटर लॉग-इन के लिए एक दस्तावेज़ जिसमें नए के लिए निर्देश थे कर्मचारियों। वित्त कार्यालय के फोन नंबर को फिर से देखने की परेशानी से निपटने के बजाय , मैं बस अपने भरोसेमंद डॉक्टर की ओर मुड़ सकता हूं, जो मुझे चाहिए उसकी कॉपी और पेस्ट करें, और भाप को खोए बिना ईमेल भेजें।
तो आप वास्तव में कैसे शुरू करते हैं?
चरण 1: आप खुद को रिवाइटरिंग या बार-बार खोज करने के बारे में ध्यान दें
हो सकता है कि आप हर दिन एक ही या समान शब्द वाले ईमेल भेजते हों। यदि आप हर बार खरोंच से लिख रहे हैं, तो आप मूल्यवान मस्तिष्क शक्ति (और समय) बर्बाद कर रहे हैं। जैसा कि आप ऊपर दिए गए उदाहरण में देख सकते हैं, मेरे दोस्त हमेशा मुझसे पूछ रहे हैं कि द म्यूजियम में कैसे पिच किया जाए - अब मेरे पास रेडी-टू-गो की तीव्र प्रतिक्रिया है।
आपकी "धोखा शीट" में कुछ ईमेल टेम्प्लेट शामिल हो सकते हैं जो प्राप्तकर्ता के आधार पर पुनर्खरीद करने के लिए तैयार हैं। (और यदि आप जीमेल का उपयोग करते हैं, तो निश्चित रूप से डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं को देखें - यह गेम चेंजर है।)
चरण 2: अपनी जानकारी संग्रहीत करने का एक तरीका चुनें
ऐसा करने का कोई एक तरीका नहीं है - उस प्रोग्राम का उपयोग करें जो आपके लिए सबसे अधिक समझ में आता है। इसका मतलब वर्ड डॉक्यूमेंट, Google डॉक, नोटपैड एंट्री, या ड्राफ्ट ईमेल भी हो सकता है जो किसी एनोटेट फ़ोल्डर में संग्रहीत है। आप जो भी चुनते हैं, महत्वपूर्ण बात यह है कि आप इसे आसानी से संदर्भित कर सकते हैं।
चरण 3: अपने दस्तावेज़ में चरण एक से उन वस्तुओं के साथ भरने में 20 मिनट खर्च करें
जो कुछ भी है (ईमेल, एक्सेल सूत्र, या शायद फोन नंबर), यह एक बार एक दस्तावेज़ में टाइप करने के लिए एक छोटे से प्रयास के लायक है, और फिर भविष्य में पुन: उपयोग करने के लिए बस आसानी से सुलभ है। मुझे पता है, यह मेरे डेस्कटॉप पर नोट को कॉपी करने और पेस्ट करने के लिए एक्सेल फ़ार्मुलों को देखने के लिए एक बड़ी राहत (और शायद घंटों की बचत) थी, मैंने खुद को दिन में कई बार देखा।
और यदि आप चाहें तो आप इस पुराने स्कूल को रख सकते हैं। मेरे पुराने कार्यालय प्रशासक को लें: उसने अलग-अलग रंग के चिपचिपे नोटों के साथ अपने मॉनिटर को रिम किया, जिससे उसे दैनिक स्थिति कोड और समादेशों का उल्लेख करने में मदद मिली, जिनकी उसे दैनिक आवश्यकता थी।
आप जो भी सिस्टम पसंद करते हैं - अपने डिजिटल नोटबुक में एक नोट, एक वर्ड डॉक्यूमेंट, या यहां तक कि एक चिपचिपा नोट - कुछ ऐसा ढूंढें जो आपके लिए काम करता हो। और जब मुझे पता है कि कभी-कभी यह काम करने के लिए आपकी पागल टू-डू सूची को रोकना मुश्किल हो सकता है, जो उस क्षण में थकाऊ लगता है, तो यह एक काम हैक है जो आपको लाइन से घंटों नीचे बचाएगा। आप इसे उस समय में कर सकते हैं जब आपको ब्लॉक के नीचे कॉफी पकड़नी होगी।
तो आप किसका इंतज़ार कर रहे हैं? यह सबसे आसान चीजों में से एक है जो आप अपनी दैनिक उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं।
