कुछ दिनों में, ईमेल मिसकम्यूनिकेशन से अधिक कष्टप्रद कुछ भी नहीं है। आप एक विचारशील संदेश को एक साथ खींचने में समय बिताते हैं, और निम्नलिखित चीजों में से एक होता है:
- दूसरा व्यक्ति एक त्वरित उत्तर वापस करता है जो आपको प्रश्न करता है कि क्या वे भी आपके पढ़ते हैं।
- वे कुछ गूढ़ लिखते हैं और इसलिए आपको पता नहीं है कि वे क्या सोचते हैं।
- वे बिल्कुल भी जवाब नहीं देते।
इस बिंदु पर, आप ईमेल को पूरी तरह से शपथ ग्रहण करने के लिए तैयार हैं - और केवल एक चीज जो आपको रोक रही है वह जान रही है कि यह पूरी तरह से अवास्तविक है।
इसलिए, यहां आपके समय का बेहतर उपयोग है: आपने जो लिखा है उसकी समीक्षा करें और देखें कि क्या आप घटनाओं की इस श्रृंखला का कारण बन सकते हैं।
मैं आपको बुरा महसूस करने के लिए यह नहीं कह रहा हूं (और यह वास्तव में हो सकता है कि आप अपनी खुद की गलती के बिना बेकार जवाब दे रहे हों)।
हालाँकि, यह जांचने योग्य है कि आप क्या भेज रहे हैं; क्योंकि, यदि आप अपने संदेशों को मजबूत करने के तरीके की पहचान कर सकते हैं - तो आपको अचानक से वापस उच्च दर प्राप्त होगी जो आपको चाहिए। और यह उतना ही सरल है जितना कि आप प्राप्तकर्ता का ढोंग करते हैं और निम्नलिखित दो प्रश्न पूछते हैं:
1. मैं यह क्यों प्राप्त कर रहा हूँ?
तथ्य: औसत व्यक्ति अपने कार्यदिवस की जाँच ईमेल में 1/3 खर्च करता है। और इसलिए, हर एक संदेश उनका पूरा ध्यान आकर्षित करने वाला नहीं है। (इसके बारे में सोचें: क्या आप उन समूह ईमेल को स्किम करते हैं जो सभी को संबोधित हैं?)
यह सामान्य अपडेट या FYI भेजने के लिए पूरी तरह से ठीक है जिसमें कोई उत्तर नहीं है। हालाँकि, उन प्रकार के संदेश मौजूद हैं, जब आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को किसी विशिष्ट कारण के लिए भेज रहे हैं और ईमेल कर रहे हैं, तो आप यह स्पष्ट करना चाहते हैं - और तेज़।
ऐसा करने का कोई भी आसान तरीका एक स्पष्ट सवाल है, और इसे ऊपर से टकराएं। निम्नलिखित दो उदाहरणों पर विचार करें:
विकल्प 1
विकल्प 2
श्रेष्ठ,
जैसा कि आप बता सकते हैं, दूसरा संस्करण सिर्फ शुरुआती लाइन से अलग है, लेकिन यह तुरंत स्पष्ट कर देता है कि यह सामान्य, नो-फॉलो-अप-अपडेट अपडेट से अधिक है। नोट को अपने लक्ष्य के साथ बुक करके (केवल इसके साथ समाप्त होने के बजाय), आप अपने सहकर्मी को यह देखना आसान बनाते हैं कि आप आगे बढ़ने से पहले उनसे सुनना चाहते हैं।
2. मुझे आगे क्या करना चाहिए?
"मैं आपके द्वारा किए गए दूसरे परिवर्तन पर आपके विचार चाहूंगा …" को दुसरे उद्देश्य को पूरा करता है। यह पाठक को ठीक वही बताता है जो आपकी तलाश में है: एक विशिष्ट बिंदु पर प्रतिक्रिया।
मैं इस पर जोर नहीं दे सकता, क्योंकि दूसरे व्यक्ति के अगले कदम पर प्रकाश डालना उस प्रतिक्रिया को प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है जिसे आप खोज रहे हैं (और यह आपको उस अजीब क्षण से बचाता है, जब आपको इसकी आवश्यकता होती है, तो आपको बहुत सारे विचार मिलते हैं आपके द्वारा पहले से तय की गई कुछ)।
आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल में इन जैसी एक पंक्ति होनी चाहिए:
- मुझे आपके विचार अच्छे लगे / आप क्या सोचते हैं?
- मुझे आगे बढ़ने की आवश्यकता है।
- मैं इसे आपके संदर्भ के लिए भेज रहा हूं: कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है।
- मैं साझा करना चाहता था, बस इसलिए आपके पास एक अपडेट होगा।
- क्या आप अपने द्वारा वापस भेज सकते हैं?
अच्छी तरह से लिखे गए ईमेल आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद कर सकते हैं, आपको बैठकों और फोन कॉल से बचाकर आप कुछ छोटे पैराग्राफ में पूरा करने में सक्षम थे। उन्हें और अधिक प्रभावी बनाने के लिए, बस यह ध्यान रखना याद रखें कि जब वे उन्हें प्राप्त करेंगे तो दूसरे व्यक्ति क्या सोचेंगे और उनके प्रमुख सवालों का जवाब देंगे।
अपने ईमेल को बेहतर बनाने के और भी तरीके खोजने के लिए प्रेरित किया? यहाँ अब बाहर की जाँच करने के लिए तीन लेख हैं:
- बेहतर तरीके से लिखने के 10 तरीके
- एडिटर्स गाइड टू राइटिंग रिडिकली गुड गुड्स
- लेखन के लिए आश्चर्य की बात है कि प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करने के लिए चाल
