काम पर प्रभावी बैठकें कैसे चलाएं - म्यूज

यहां एक दुखद वास्तविकता है: प्रबंधक बैठकों में अपने समय के 35% से 50% तक कहीं भी खर्च करते हैं, और फिर भी अधिकारी उन बैठकों में से आधे से अधिक को विफल मानते हैं।

यह चौंकाने वाला नहीं है। सभी अक्सर हम अपने आप को एक बुद्धिशीलता सत्र में पाते हैं जो अभी थोड़ा बहुत लंबा है, या लंबे समय तक पर्याप्त नहीं है, या भ्रमित या निराशा या पूरी तरह से अनुत्पादक है।

बेशक, कई समाधान हैं। हम रद्द कर सकते हैं। हम पुनर्निर्धारित कर सकते हैं। हम बैठक को ईमेल श्रृंखला या स्लैक चर्चा में बदल सकते हैं।

वे कुछ मामलों में सभी उचित कदम हैं। लेकिन कभी-कभी हमें यह समझने की ज़रूरत होती है कि हमारी बैठकें कहाँ कम हो रही हैं और उन्हें ठीक करने के लिए सक्रिय रूप से काम कर रहे हैं। क्योंकि आखिरकार, हम कभी भी लोगों के साथ मिलने से मना नहीं कर सकते हैं - कुछ भी नहीं किया जाएगा।

यदि आप अपराधी की तलाश कर रहे हैं तो अपने आप से ये सवाल पूछें, और काम पर अधिक प्रभावी बैठकें चलाने के लिए इन युक्तियों को लागू करें:

बैठक से पहले प्रश्न 1-3

हां, आपकी बैठक शुरू होने से पहले ही विफल हो सकती है। यहां पर आपको उस आमंत्रण को भेजते ही आपके बारे में सोचना चाहिए।

1. क्या आप तैयार महसूस करते हैं?

क्या आपके सभी सामग्री सेट हैं? क्या बैठक कैसे होगी इसके लिए कोई योजना है? क्या एक सम्मेलन कक्ष उपलब्ध है और बुक किया गया है?

आपका सबसे बड़ा दोस्त एक एजेंडा होगा - आप एक के बिना एक महान बैठक नहीं कर सकते।

बैठक के लिए समय से पहले तैयार करने के लिए अन्य महत्वपूर्ण चीज आपका लक्ष्य है। अपने आप से पूछें (और शायद इसे लिख लें): "एक चीज जिसे मैं पूरा करना चाहता हूं?" यह कुछ छोटा हो सकता है, जैसे कि आपकी टीम को अपडेट करना, या बड़ा, जैसे कि उपयोगकर्ता की व्यस्तता को बढ़ाने के लिए एक रणनीति के साथ आना। सुनिश्चित करें कि हर कोई इस लक्ष्य पर आसीन है, इसलिए आप एक छोटे सत्र में परस्पर विरोधी विचारों को कवर करने की कोशिश नहीं कर रहे हैं।

"आप वांछित परिणाम पर एक खंड होना चाहिए, जो कि एजेंडे से अलग है, " देवेंते लुईस-जैक्सन, द मेज़र में मिड-मार्केट सेल्स के प्रबंधक कहते हैं। “एक एजेंडा बैठक के दौरान क्या होगा पर चर्चा करता है, लेकिन वांछित परिणाम बैठक खत्म होने से पहले क्या किया जाना चाहिए, इस बारे में आम सहमति बनाता है। यह विशेष रूप से तब मदद करता है जब बातचीत एजेंडा विषयों के आसपास पटरी से उतर जाती है। ”

2. क्या अन्य लोग तैयार महसूस करते हैं?

प्रत्येक बैठक जो आप चलाते हैं या उसमें भाग लेते हैं, लोगों को पहले से सामग्री की समीक्षा करने, भरने या प्राप्त करने की आवश्यकता होगी। यदि वे करते हैं, हालांकि, मैं यह सुनिश्चित करने की सलाह देता हूं कि सभी के पास ऐसा करने के लिए उचित समय और संसाधन हैं (फिर से, उस एजेंडे का उपयोग करें!)।

लेकिन अक्सर हम संदर्भ और पारदर्शिता पर विचार करने से पहले बैठकें करते हैं। नतीजतन, लोग गलत हेडस्पेस में बातचीत में आते हैं। उदाहरण के लिए किसी ऐसे व्यक्ति को लें जो आपकी कंपनी के इतिहास में नया है और जिसकी पृष्ठभूमि शून्य है। या कोई है जो स्प्रिंट मीटिंग में भाग ले रहा है और उसने पहले कभी इंजीनियरिंग टीम के साथ काम नहीं किया है। वे शायद बैठक से बाहर निकलने या किसी मूल्यवान अंतर्दृष्टि का योगदान नहीं करने जा रहे हैं, या वे अपने अनुमानों के साथ चर्चा को बंद कर सकते हैं।

तो, चलने से पहले, अपने आप से निम्नलिखित पूछें:

• क्या सभी जानते हैं कि हम यह बैठक क्यों कर रहे हैं?
• क्या सभी जानते हैं कि उन्हें विशेष रूप से इस बैठक में क्यों आमंत्रित किया गया था?
• क्या हर कोई इस बैठक में हम पर चर्चा करेंगे?
• क्या हर कोई इस मीटिंग में बाकी सबको जानता है? यदि नहीं, तो उन्हें क्या पता होना चाहिए?
• क्या इस बैठक में प्रगति में बाधा उत्पन्न करने वाले लोगों के बीच कोई तनाव है?

यदि उत्तर नहीं है, तो आप व्यक्ति (या लोगों) को एक तरफ खींच सकते हैं, या उन्हें कुछ पृष्ठभूमि देने के लिए एक त्वरित ईमेल शूट कर सकते हैं।

3. क्या लोग उत्साहित हैं?

जाहिर है, जब तक आप पालतू पिल्लों को पकड़ नहीं रहे (जिस स्थिति में मुझे पूछना होगा कि मेरा निमंत्रण कहां खो गया है), कोई भी आपकी बैठक के विचार से ऊपर और नीचे कूदने वाला नहीं है।

लेकिन आपकी टीम को इसके बारे में किसी तरह का महसूस करना चाहिए, और भावनाओं के सकारात्मक अंत की ओर अधिक उम्मीद करनी चाहिए। वे त्रैमासिक आय चैट करने के लिए खुश नहीं हो सकते हैं, लेकिन उन्हें अंततः महत्वपूर्ण जानकारी के लिए कुछ जोखिम प्राप्त करने या अपने ज्वलंत प्रश्नों को पूछने के लिए एक स्थान प्राप्त करने से राहत मिल सकती है।

अगर वे कराह रहे हैं - और उनके कराहों का नफरत की बैठकों से कोई लेना-देना नहीं है और इस विशिष्ट प्रकार की बैठक के साथ करने के लिए सब कुछ है - थोड़ी गहरी खुदाई करें। यह संभव है कि यह पिछली बातचीत का दोहराव होगा और इस तरह समय की बर्बादी होगी, या कुछ सदस्यों को अप्रस्तुत महसूस होगा, या किसी को बाहर रखा जा रहा है और हर कोई इसके बारे में परेशान है। यह संभव है कि आपकी टीम की दलदल हो और घंटे भर की प्रस्तुति के माध्यम से बैठने के लिए बैंडविड्थ और ऊर्जा न हो। भले ही नकारात्मक ऊर्जा कहां से आ रही है, आपको कमरे में प्रवेश करने से पहले इसे संबोधित करना होगा।

बैठक के दौरान प्रश्न 4-7

सिर्फ इसलिए कि आपने ठीक से तैयार किया है इसका मतलब यह नहीं है कि आप स्पष्ट हैं। सब कुछ सुचारू रूप से सुनिश्चित करने के लिए आपको कई चीजों की जानकारी होनी चाहिए।

4. क्या आप सभी सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को मार रहे हैं?

आप एक सवाल का जवाब देने के लिए एक नौकरी के साथ आए, एक विचार मंथन, एक नई प्रक्रिया की रूपरेखा, जो भी हो। एक अच्छी बैठक का संकेत वह है जो इसे आपकी समय सीमा के दायरे में प्राप्त करता है।

ऐसा करने के लिए बहुत सीधा है। T (या कम से कम जितना संभव हो) के लिए अपने एजेंडे का पालन करें। हर 10-15 मिनट में, यह देखने के लिए कि क्या आप अभी भी विषय पर हैं, अपने आप से एक जाँच करें। यदि नहीं, तो बातचीत को पीछे छोड़ें और बाद में जो भी स्पर्शरेखा थी उस पर एक पिन लगाने के लिए सहमत हों। आप या तो ऑफ़लाइन या किसी अन्य मीटिंग में याद किए गए किसी भी चीज़ पर फिर से विचार करने के लिए सहमत हों (और उस कार्य को कमरे में किसी को सौंप दें)। जब तक हर कोई लंबे समय तक मिलने के लिए सहमत नहीं हो सकता है, तब तक दौड़ें नहीं। लोगों का अधिक समय लेने से आप उन्हें उनके लिए निर्धारित अन्य महत्वपूर्ण समय सीमा को पूरा करने के लिए कठिन बना सकते हैं।

"एक बैठक का पूरा बिंदु किसी चीज के बारे में निर्णय करना है, और क्या / किसने / किस तरह से कार्रवाई को अंजाम दिया है, " द हीथ्रेल नेल्सन, द म्यूजियम में कार्यालय संचालन प्रबंधक कहते हैं। "सीधे शब्दों में कहें, अगर आप कार्रवाई करने योग्य वस्तुओं, या निर्णय लेने के लिए नहीं आ सकते हैं, तो बैठक न करें।"

5. क्या हर कोई (या कम से कम सभी में से अधिकांश) ध्यान दे रहा है?

100% दर्शकों को आप पर नज़र रखना, फ़ोन डाउन करना, उनकी सीट के किनारे पर बैठना संभवत: एक खिंचाव है (हम सभी के बाद आसानी से विचलित इंसान हैं), लेकिन लगभग हर कोई आपको लगभग सभी सुन रहा होगा पहर।

लोगों को सुनने के लिए अपनी ओर से थोड़ा प्रयास करने की आवश्यकता है। चीजों को छोटा और मीठा रखें। अगले चरणों में स्पष्ट रूपरेखा। आसानी से पढ़े और समझे जाने वाले विजुअल्स का उपयोग करें। लैपटॉप पर प्रतिबंध (यदि आप कर सकते हैं)।

यह इस बात के लिए बहुत अच्छा है कि आपकी बैठकों में कोई क्यों नहीं सुन रहा है - और इसे कैसे ठीक किया जाए।

6. क्या लोग सवाल पूछ रहे हैं, और क्या वे जवाब दे रहे हैं?

मैं कहूंगा कि यह एक बैठक होना दुर्लभ है जहां कोई भी एक सवाल नहीं पूछता है। अगर ऐसा है, तो लोग शायद ध्यान नहीं दे रहे हैं और बैठक के समाप्त होने के बाद वे आपसे एक सवाल पूछेंगे (और आपको # 5 पढ़ने की आवश्यकता होगी)।

लेकिन जितना महत्वपूर्ण यह है कि एक लगे हुए दर्शक होना भी महत्वपूर्ण है, वास्तव में उनकी चिंताओं का समाधान करना। सभी अक्सर हम कहते हैं कि "मैं उस बिंदु पर बाद में आ रहा हूं" या "मैं वादा करता हूं कि मैं इसका जवाब दूंगा" और कभी भी वापस नहीं आया। इसलिए सुनिश्चित करें कि आप अपने सभी ठिकानों को कवर कर रहे हैं, भले ही इसका मतलब है कि उनका सवाल नीचे लिखें या प्रस्तुति के अंत में उन्हें दोहराने के लिए कहें।

ध्यान रखें कि ऐसे अन्य कारण हो सकते हैं जिनके कारण लोग प्रश्न नहीं पूछ रहे हैं। हो सकता है कि आपने ऐसा माहौल बनाया हो, शायद अनायास ही, जहाँ वे ऐसा करने में सहज महसूस नहीं करते। या, हो सकता है कि लोग चर्चा से इतना दूर हो गए हों कि उन्हें यकीन ही नहीं हो रहा है कि सवाल पूछने की शुरुआत भी कहाँ से होगी, जिस स्थिति में आप शायद उन्हें संदर्भ देने में चूक गए हैं (उस पर सलाह के लिए # 2 देखें)।

7. क्या कुछ लोगों के बोलने का एक महत्वपूर्ण पैटर्न (या बिल्कुल नहीं बोलना) है?

आप सबसे अधिक संभावना है कि आप सभी को कमरे में आमंत्रित करेंगे क्योंकि आप एक परियोजना पर उनकी राय या इनपुट चाहते थे - और अंततः आपकी बैठक से निकलने वाले विचार और कार्य मजबूत और अधिक संरेखित होंगे यदि हर कोई चिप में है। इसलिए आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई योगदान करे। कम से कम एक बार अपने समय के पाठ्यक्रम पर एक साथ।

यह सिद्धांत में बहुत अच्छा लगता है, लेकिन हमेशा वास्तविकता नहीं होती है। कुछ लोग जोर से और दूसरों की तुलना में अधिक आश्वस्त होते हैं, कुछ लोग दूसरों की तुलना में सत्ता के उच्च पदों पर होते हैं, और कुछ लोग कमरे में दूसरों की तरह शामिल या सम्मानित महसूस नहीं करते हैं। बिंदु में मामला: अनुसंधान से पता चलता है कि पुरुषों की तुलना में महिलाओं को बातचीत में बाधित होने की अधिक संभावना है।

सही तरह के चर्चा नेता बनने की कोशिश करें। सहकर्मियों को चुप कराओ। बीच में मत आना। जो लोग बाधित हैं उनके लिए छड़ी। ऐसे लोगों को कॉल करें जिन्होंने ज्यादा नहीं कहा है या जो शायर हो सकते हैं। यह विशेष रूप से दूरदराज के लोगों के लिए जाता है जो शारीरिक रूप से कमरे में नहीं हैं।

इसके अलावा, याद रखें कि आप इस श्रेणी में आते हैं, यहां तक ​​कि बैठक के आयोजक के रूप में भी! कुछ मामलों में यह समझ में आता है कि वह व्यक्ति सबसे बात कर रहा है, लेकिन फिर भी आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कमरे की सभी आवाज़ों को सुना और बढ़ाया जा रहा है। (यहाँ कुछ सलाह है कि अपने आप को जुआ खेलने से रोकें और पहचानें जब आप बहुत अधिक बात कर रहे हों।)

प्रश्न 8-10 बैठक के बाद

लगभग वहाँ! यदि आप चाहते हैं कि आपकी बैठकें हर बार एक होमरुन हों, तो नीचे पर विचार करें।

8. क्या हर कोई सही अगले कदम उठा रहा है?

आप यह बता सकते हैं कि जब कोई मीटिंग ख़राब हुई तो हर कोई कमरे से बाहर चला गया और ठीक उसी तरह से काम करना बंद कर दिया जैसे आप उन्हें नहीं करना चाहते थे।

अगले चरणों के बारे में प्रत्यक्ष और स्पष्ट होने से बचें। तोड़ने से पहले, निम्नलिखित को संबोधित करें:

• क्या करने की जरूरत है?
• इसे पूरा करने की आवश्यकता कैसे है?
• इसे कब करने की आवश्यकता है?
• इसे करने के लिए कौन जिम्मेदार है?
• कौन इसकी सफलता की निगरानी / निगरानी करने जा रहा है?

9. क्या बैठक का बड़ा उद्देश्य हासिल किया गया था?

क्या लोग बाद में सामान प्राप्त करने के लिए अधिक प्रेरित लगते हैं? क्या वे अधिक प्रभावी ढंग से काम कर रहे हैं? क्या कम भ्रम या कम प्रश्न पूछे जा रहे हैं? क्या आपने अपना मूल लक्ष्य प्राप्त किया? संभावना है कि यदि उत्तर हाँ है तो आपने ठीक किया (और यदि उत्तर नहीं है, तो यह जानने के लिए उपरोक्त अनुभाग पढ़ें कि आप कहाँ गलत हो गए थे)।

10. क्या अन्य लोगों को भी बैठक की तरह महसूस किया गया था उत्पादक?

मैं इस प्रश्न को ऊपर से अलग करता हूं क्योंकि इससे आपको वास्तव में लोगों से यह पूछने की आवश्यकता होती है कि उन्होंने बैठक के बारे में कैसा महसूस किया, बजाय इसके कि उन्हें कैसा लगा।

प्रत्यक्ष प्रतिक्रिया प्राप्त करना (विशेष रूप से एक प्रबंधक के रूप में) महत्वपूर्ण है। यह संभव है कि आपको लगा कि बैठक एक अड़चन के बिना बंद हो गई, लेकिन बाकी सभी असहमत हैं - सुनवाई जो आपको यह पता लगाने में मदद करेगी कि यह सफल क्यों नहीं था और आप अगली बार बेहतर कैसे कर सकते हैं। निश्चित रूप से, आप हर बार मिलने पर हर किसी से नहीं पूछ सकते कि यह कैसे हुआ, लेकिन हर बार एक बार ऐसा करने से यह सुनिश्चित होगा कि आप सही रास्ते पर हैं।

किसी को भी बैठकें पसंद नहीं हैं, इसलिए उन्हें बदबू क्यों आती है? इन सवालों को सिर पर रखें, और आपकी मीटिंग विफल होने की संभावना बहुत कम है।