मुझे पागल कहो, लेकिन मैंने हमेशा कैफीन के लिए नींद को प्राथमिकता दी है। लेकिन अनियमित कार्यक्रम और तंग समय सीमा के साथ, प्रति रात छह या अधिक घंटे की नींद लेना एक सलाहकार के लिए कोई आसान काम नहीं है - बस मेरे किसी भी आहार सोडा और कॉफी-आदी सहयोगियों से पूछें। एक मांग नौकरी और एक और भी अधिक घर जीवन की मांग के बीच, मैंने बहुत समय बिताया है ताकि विभिन्न उत्पादकता हैक्स को निचोड़ने की कोशिश करूं जितना कि मैं हर दिन बाहर कर सकता हूं।
चीजें पाने के लिए मेरा पसंदीदा उपकरण? मेरे फोन पर 10 मिनट का टाइमर।
मेरा "10 मिनट का नियम" बहुत सीधा है: आपकी टू-डू सूची के प्रत्येक कार्य को पूरा होने में 10 मिनट से अधिक नहीं लगना चाहिए। यदि इसमें 10 मिनट से अधिक समय लगता है, तो आपको इसे छोटे कार्यों में तोड़ देना चाहिए या इसे किसी और को सौंप देना चाहिए। इस नियम की कुंजी इसे लागू करने में है, जिसका अर्थ है कि 10 मिनट के निशान पर बंद होने के लिए आपके फोन पर टाइमर सेट करना। गति और फोकस का स्तर जो आपके दिन को लाता है, अचरज से कम नहीं है।
जब मैं पहली बार अपनी टीमों को 10 मिनट के नियम को लागू करने के लिए चुनौती देता हूं, तो मैं आमतौर पर संदेह से मिलता हूं। जैसे सवाल, "यह पागल है - क्या मैं वास्तव में 10 मिनट की वेतन वृद्धि में इस बड़े एक्सेल मॉडल का निर्माण कर सकता हूं?" और "क्या आप मुझे बता रहे हैं कि आप अपने घरेलू जीवन में भी ऐसा करते हैं, 10 मिनट की बारिश और 10 मिनट का वर्कआउट करते हैं? ”लाजिमी है। (इन दोनों सवालों का जवाब, वैसे, "हाँ!" है)
कोशिश करना चाहेंगे? आपके लिए 10 मिनट के नियम को बनाने के लिए यहां तीन युक्तियां दी गई हैं।
1. प्रतिनिधि
अब तक, आपके दिन में अतिरिक्त समय खोजने का सबसे प्रभावी साधन आपकी टू-डू सूची पर उन चीजों को आउटसोर्स करना है जो कोई और आसानी से 10 मिनट या उससे कम समय में कर सकता है। उदाहरण के लिए, मेरे पास एक बहुत ही सफल और श्रद्धेय सहकर्मी है जो दावा करता है कि उसकी सफलता का एक बड़ा हिस्सा यह है कि वह "हर चीज के लिए 'हां' कहता है, लेकिन वास्तव में केवल उन कार्यों को करता है जो केवल वह ही कर सकता है।" बाकी सब, वह प्रतिनिधि करता है।
सुनने में यह उतना आसान नहीं है। जब आप डरते हैं कि किसी अन्य व्यक्ति का काम आपके खुद के रूप में अच्छा नहीं होगा तो किसी कार्य को करने देना मुश्किल हो सकता है। यह याद रखना उपयोगी है कि "किया गया कार्य पूर्ण से बेहतर है, " और जिस तरह से आप अपने करियर में आगे बढ़ने जा रहे हैं, यदि आप उन चीजों को छोड़ देते हैं जिन्हें आपने महारत हासिल की है और नई चुनौतियों पर ले जाते हैं। एक और मानसिकता बदलाव जिसने मुझे यह एहसास दिलाया कि प्रतिनिधि बनाना दूसरों के लिए अवसर पैदा करता है। अब मैं सक्रिय रूप से सोचता हूं कि मैं अपनी टीम के लिए कौन से कार्य और परियोजनाएं बना सकता हूं जो उन्हें अपने करियर को सीखने, बढ़ने और आगे बढ़ाने में मदद करेंगे (जो आसानी से मेरी प्लेट को भी साफ करने में मदद करता है)। (यहां कुछ और प्रतिनिधि सुझाव दिए गए हैं।)
चुनौतियों में से एक मैं उन लोगों के साथ सबसे अधिक देखता हूं, जिन्हें डेलिगेट करने में परेशानी होती है - विशेष रूप से एंट्री-लेवल पोजिशन्स में - यह है कि वे भूल जाते हैं कि उन्हें और डेलिगेट करना चाहिए। यदि आप किसी पर्यवेक्षक या किसी से कुछ करने के लिए बेहतर पूछने में असहज महसूस करते हैं, तो यह कोशिश करें: आप जो कर रहे हैं, उसे इंगित करके शुरू करें और मदद के लिए अनुरोध के रूप में अपने "पूछें" को स्थिति दें। उदाहरण के लिए, इसके बजाय, "मुझे आपको टीम लीड्स को कॉल करने की आवश्यकता है, " आप कह सकते हैं "मैं इस विश्लेषण के लिए डेटा खींचने पर काम कर रहा हूं- क्या आपके लिए यह संभव होगा कि आप अन्य टीम लीड्स को कॉल करके मेरी मदद करें?"
एक प्रबंधक के रूप में, मैं आपको बता सकता हूं कि मैं भी अक्सर खुद को अपनी टीमों से भीख माँगने के लिए प्रेरित करता हूँ, और जब मुझे मेरी मदद करने के अवसर पैदा होते हैं, तो मुझे बहुत अच्छा लगता है।
2. आसान, 10 मिनट टास्क खोजें
आपको पहली बार में संदेह हो सकता है, लेकिन केवल यह बदलने से कि आप अपने कार्यों को कैसे फ्रेम करते हैं, आप देखेंगे कि बस लगभग 10 मिनट के कार्यों में टूट सकता है। क्या आपको एक नए विषय पर शोध करने की आवश्यकता है? Google स्कैनिंग समाचार लेखों पर 10 मिनट के साथ शुरू करें, इसके बाद 10 मिनट तक सब कुछ जो आप जानते हैं और शीर्ष कुछ प्रश्न जो आपको अभी भी उत्तर देने की आवश्यकता है, और फिर 10 मिनट प्रत्येक लोगों को आपके खुले प्रश्नों (बोनस अंक) के बारे में सलाह देने के लिए कहें आप इस बात के लिए पर्याप्त जानकार थे कि फोन कॉल प्रतिनिधिमंडल का एक रूप है!)।
देखा! आपने बस एक कार्य को निचोड़ लिया है, जो शायद 30 मिनट में घंटों तक चालू रहेगा।
यह दृष्टिकोण घंटों के बाद भी काम करता है। मेरे पास एक सहकर्मी है जो 10 मिनट के नियम से इतना अंतर्ग्रही था और उसने काम के घंटों के दौरान उसकी मदद की कि उसने घर पर इसे आजमाने का फैसला किया। अपने काम की दिनचर्या के लिए उसने कुछ समय के लिए अपना टाइमर निकाला, और 10 मिनट की बौछार, 10 मिनट के नाश्ते आदि के साथ, उसने पाया कि वह अपने मानक "तैयार होने" में कटौती करने में सक्षम थी, व्यापार इसके बजाय प्रतिष्ठित नींद के लिए। उसने कभी नहीं सोचा था कि 10 मिनट में स्नान करना संभव है - जब तक कि उसने कोशिश नहीं की और महसूस किया कि यह वास्तव में बहुत आसान था!
3. उस टाइमर का उपयोग करें
अपने टाइमर का उपयोग करना नियम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए इसे न भूलें। जैसा कि व्यापारिक दुनिया में हर कोई जानता है, "हम वही करते हैं जो हम मापते हैं।"
यह 10 मिनट के नियम के रूप में अच्छी तरह से सच है - आप चीजों पर कितना समय बिता रहे हैं इसका ट्रैक रखने के लिए आपको टाइमर या घड़ी का उपयोग करना चाहिए। स्मार्टफ़ोन अपने अंतर्निहित टाइमर ऐप के साथ इसे आसान बनाते हैं, लेकिन मिनट हाथ से कोई भी घड़ी करेगा। आप जो भी करते हैं, अनुमान नहीं लगाते हैं - क्योंकि यदि आपके लगभग 10 मिनट हमेशा 20 हो जाते हैं, तो आप अपनी उत्पादकता को अधिकतम नहीं कर रहे हैं।
कभी-कभी, आप एक कार्य पर 10 मिनट से कम समय बिताएंगे (अधिक समय वापस-याय!), और कभी-कभी वह अलार्म बज जाएगा और आप अभी भी फोन पर रहेंगे (नहीं, मैं यह नहीं सुझाव दे रहा हूं कि आप बस लटकाएं जब अलार्म बंद हो जाता है)। ओवर रन करने के बारे में बुरी तरह से महसूस न करें - अगली बार के लिए बस इस पर ध्यान दें।
उदाहरण के लिए, यदि कोई सहकर्मी आपस में टकराता है, तो अपनी अगली बातचीत को यह कहकर प्रस्तुत करें कि आपके पास 10 मिनट का मंथन है। क्या होगा यदि आपको वास्तव में अधिक समय की आवश्यकता है? यह ठीक भी है: आपके द्वारा खर्च किए गए समय को ट्रैक करना आपके काम करने के तरीके में अंतर्दृष्टि प्रदान करेगा, जिससे आप अगली बार अपने दिन को बेहतर ढंग से बना सकते हैं।
एक्शन में 10 मिनट का नियम
कार्रवाई में इस नियम के मेरे पसंदीदा उदाहरणों में से एक कुछ साल पहले हुआ था जब एक टीम जिस पर मैं काम कर रहा था उसे एक ग्राहक से खतरनाक 4 पीएम फोन कॉल प्राप्त हुआ जो उस काम को पुनर्निर्देशित कर रहा था जिसे हम अगली सुबह पेश करेंगे। ऊ, एक आराम शाम के लिए इतना!
काम के दो बड़े टुकड़े शामिल थे, इसलिए हमने अपनी टीम को चार में से आधा कर दिया। हमारी दो उप-टीमों में से प्रत्येक के पास समान मात्रा में PowerPoint स्लाइड्स में सुधार करने के लिए, समान मात्रा में विश्लेषण के साथ है, इसलिए इसे पूरा करने के लिए हमें उसी समय के बारे में लेना चाहिए था।
मैंने अपने टीम के साथी से कहा कि मैं वास्तव में शाम 6 बजे तक समाप्त करना चाहता हूं, इसलिए हम रात का भोजन कर सकते हैं, और वह सहमत हो गया लेकिन इसे प्राप्त करने की हमारी क्षमता के बारे में संदिग्ध था। इसलिए, हमने पन्नों को लंबा कर दिया, दिन में बचे दो घंटों से विभाजित, और पाया कि यदि हम प्रति पृष्ठ 10 मिनट की दर प्राप्त कर सकते हैं, तो हमारे पास इसे पूरा करने के लिए पर्याप्त समय होगा - साथ ही जो कुछ भी साबित हुआ उसके लिए एक बफर। विशेष रूप से मुश्किल हो। Reenergized, हम पृष्ठों को विभाजित करते हैं, टाइमर सेट करते हैं, और क्रैंकिंग शुरू करते हैं। इससे बाहर एक गेम बनाने के लिए, हमने व्हाइटबोर्ड पर एक टैली रखी कि हममें से प्रत्येक ने 10-मिनट के निशान के नीचे कितने पेज पूरे किए हैं।
शाम 6 बजे तक, हम समाप्त हो चुके थे और वास्तव में इसके बारे में अच्छा महसूस कर रहे थे। दूसरी टीम जिसने 10 मिनट के नियम का उपयोग नहीं किया? वे लगभग 9 समाप्त हो गए।
चुनौती जारी है। अपने अगले कार्य के लिए आज ही अपना समय निकालकर अपने लिए प्रयास करें। घड़ी चल रही है!
