अधिक उत्पादक बनने के लिए कई टिप्स हैं- नियमों से लेकर कार्यकुशलता बढ़ाने तक के लिए हमें अपने काम के समय को बचाने के लिए ध्यान रखना चाहिए।
लेकिन इन सुझावों में से कौन सा वास्तव में आजमाया गया है और सच है- और जो सिर्फ शोर हैं
एक महीने के समय में, मैंने चार सामान्य उत्पादकता युक्तियों (साथ ही एक मजेदार बोनस ट्रिक) की कोशिश की, समय के साथ सॉफ्टवेयर डेस्कटाइम का उपयोग करके यह मापने के लिए कि उन्होंने वास्तव में मेरी उत्पादकता को कैसे प्रभावित किया। इस छोटे से प्रयोग के अनुसार, सबसे लोकप्रिय सुझावों में से कुछ थोड़ा-बहुत ओवररेटेड हो सकता है - जबकि अन्य में स्पष्ट रूप से कुछ जादू की शक्ति होती है जिससे आप चीजों को प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं।
यहाँ मैंने सीखा- और आप इसे अपने कामकाजी जीवन में कैसे लागू कर सकते हैं।
टिप # 1: मल्टीटास्किंग बंद करो
इस विधि का मुख्य विचार एक समय में एक काम पर ध्यान केंद्रित करना है, एक साथ कई काम करने से बचें। अध्ययन और प्रयोगों से पता चला है कि ब्लूमबर्ग बिजनेसवेक पर डैनियल पैट्रिक फॉरेस्टर द्वारा उल्लेखित एक भी कार्य पर ध्यान केंद्रित करते समय हमारे दिमाग सबसे अच्छा काम करते हैं। हालाँकि, वह यह भी नोट करता है कि यह एकल कार्य दृष्टिकोण कुछ ऐसा नहीं है जो स्वाभाविक रूप से आता है, और हमें अक्सर मल्टीटास्किंग को रोकने के लिए खुद को प्रशिक्षित करना पड़ता है।
यह कैसे हुआ?
पहले दिन, मैंने इस पद्धति का मुख्य नुकसान खोजा: यह पूर्णतावाद के लिए एक प्रवृत्ति की ओर जाता है। नतीजतन, आप विवरणों पर बहुत समय बर्बाद कर सकते हैं, जो आपकी दीर्घकालिक उत्पादकता में बाधा डाल सकता है।
इस पद्धति के दो अन्य विपक्ष उस सप्ताह बाद में फ़िल्टर किए गए।
पहला, किसी एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करना सरल लग सकता है, लेकिन ऐसा नहीं है। आप अपने लैपटॉप पर सभी टैब बंद कर सकते हैं और केवल संबंधित कार्य को खुला छोड़ सकते हैं, लेकिन आप अपने दिमाग से एक ही काम नहीं कर सकते हैं - बाकी सभी चीजें जो इसे करनी हैं, वे इसके पीछे तैरते रहें।
दूसरा, अपने सबसे चरम अर्थों में इस पद्धति का मतलब है एक पूरे दिन के लिए अन्य सभी कार्यों का कुल बहिष्कार, जो उबाऊ बन सकता है। मेरे लिए, उचित मल्टीटास्किंग वह है जो कार्यदिवस में कुछ गतिशील जोड़ता है और मुझे दिलचस्पी रखने में मदद करता है।
दक्षता: 77%
व्यक्तिगत संतुष्टि: 2/5
निष्कर्ष: यदि आप मल्टीटास्किंग से बच नहीं सकते हैं, तो एक साथ कई कार्य करते रहें। बस कोशिश न करें और एक बार में बहुत अधिक अध्ययन करें- अध्ययन से पता चलता है कि यह आपके मस्तिष्क को छोटा कर सकता है, और आप शायद ऐसा नहीं चाहते हैं।
टिप # 2: लगातार ब्रेक लें
यहां मुख्य विचार यह है कि दिन भर ब्रेक लेने से आपको आराम और स्फूर्ति से काम करने में मदद मिलती है, और इस तरह अधिक सामान मिलता है। अध्ययनों से पता चलता है कि विभिन्न प्रकार के इष्टतम कार्य-विराम अनुपात हैं, लेकिन अंत में यह वास्तव में कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप 52:17 नियम का पालन करते हैं या हर 90 मिनट में एक ब्रेक लेते हैं, जब तक कि आप अपने डेस्क को एक दो बार छोड़ देते हैं। एक दिन।
यह कैसे हुआ?
सोमवार को सब कुछ योजना के अनुसार हुआ; बार-बार टूटने पर, मैंने अपने काम करने की सूची में बहुत ही अच्छी मात्रा में काम किया।
लेकिन फिर दूसरा दिन आ गया, और मुझे लगा कि मुझे डेस्क छोड़ने के लिए खुद को मजबूर करना होगा। इसके अलावा, इन अनिवार्य विरामों के बाद इसे वापस पटरी पर लाना अधिक कठिन हो गया। बाद के दिनों में भी यही समस्या होने के बाद, मैंने पूरे दृष्टिकोण को बदलना शुरू कर दिया: हर घंटे तोड़ने के लिए खुद को मजबूर करने के बजाय, मैंने हर बार जब मैंने कोई काम पूरा किया या बस अटक गया, तो मैंने एक विराम लिया। नतीजतन, ऐसे समय थे जब मैंने एक घंटे में तीन ब्रेक लिए, और कई बार मैंने बिना आराम किए पांच घंटे "वर्किंग मैराथन" किया। लेकिन यह काम किया; मैंने एक-एक करके चीजों को ओवरवर्क किए बिना महसूस किया, और यही वास्तव में मायने रखता था।
दक्षता: 75%
व्यक्तिगत संतुष्टि: 4/5
निष्कर्ष: जब भी आपको इसकी आवश्यकता हो, तब ब्रेक लें, जब आपको इसकी आवश्यकता न हो।
टिप # 3: प्रबंधनीय कार्यों के साथ एक टू-डू सूची बनाएँ
आपकी टू-डू सूची बनाने के विभिन्न तरीके हैं। इस विशेष सूची का विचार आपके कार्य को पूरा करने के लिए आपके द्वारा किए जाने वाले कार्रवाई योग्य कदमों में प्रत्येक कार्य को तोड़ रहा है। उत्पादकता गुरु डेविड एलेन सुझाव देते हैं कि अपनी सूची में प्रत्येक आइटम को अपने इरादों को और अधिक ठोस बनाने के लिए एक क्रिया के साथ शुरू करें। उदाहरण के लिए, अपनी सूची में केवल "क्लाइंट रिपोर्ट" डालने के बजाय, शामिल किए जाने वाले एक्शन आइटम को विस्तृत करें: डेटा इकट्ठा करें, डेटा का विश्लेषण करें, रिपोर्ट लिखें, और इसी तरह।
फिर, आपको इन कार्यों को इस तरह से आवंटित करना होगा जो वास्तव में संभव हो। “एक दैनिक टू-डू सूची को छोटे कार्यों से बना होना चाहिए, जो कि लाइफ़क के लिए कोडी व्हीलर लिखता है, जिसे पूरा करने में कुछ घंटों से अधिक समय नहीं लगता है।
यह कैसे हुआ?
इस विधि के बारे में अच्छी बात यह है कि यह आपको उत्पादक लगता है। मेरी टू-डू सूची की लंबाई वास्तव में सिकुड़ रही थी, और यह काफी प्रेरक लगा। इसके अलावा, इस पद्धति ने मुझे पूरे प्रोजेक्ट के हिस्से के रूप में उन छोटी चीजों पर भी ध्यान देने दिया, जैसे कि ब्लॉग पोस्ट के लिए खोज साहित्य, जो आमतौर पर समय का भार उठाता है, लेकिन तत्काल परिणाम सभी को नहीं दिखता है।
हालाँकि, कार्यों को करने योग्य चरणों में तोड़ना संभवत: सबसे प्रभावी तरीका है जिसे मैंने आज़माया है, फिर भी आपको अपनी सूची समझदारी से बनानी चाहिए; यदि आप इस परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं, तो आप हर छोटे सफेद को शामिल नहीं कर सकते हैं। यह आपकी सूची को अनावश्यक रूप से लंबा कर देगा।
दक्षता: 80%
व्यक्तिगत संतुष्टि: 5/5
निष्कर्ष: प्रतिदिन अधिकतम छह या सात विशिष्ट, उल्लेखनीय कार्यों के लिए अपनी सूची में कटौती करें। एकल कार्य जिन्हें पूरा करने में 10 मिनट कम लगते हैं, वे सूची के लिए योग्य नहीं हैं।
टिप # 4: सबसे महत्वपूर्ण कार्य के साथ शुरू करें
इस पद्धति का विचार उस दिन के सबसे महत्वपूर्ण कार्य के साथ शुरू करना है जब आपके पास पूरी मानसिक ऊर्जा होती है, और फिर बहुत सारे आसान कार्य किए जाते हैं जैसे दिन आगे बढ़ता है और आप अधिक खराब हो जाते हैं। फास्ट कंपनी के लिए एक लेख में, राहेल गिललेट सुझाव देते हैं:
“उन कार्यों को पहचानें जो महत्वपूर्ण हैं और आपकी पूरी मानसिक क्षमताओं की आवश्यकता होती है जो आप उस दिन के अंत तक बंद कर देते हैं जब आपके मानसिक भंडार कम होते हैं। एक बार जब आप उन कार्यों की पहचान कर लेते हैं, तो अपनी दिनचर्या को पुनर्गठित करें ताकि आप दिन के पहले घंटे के लिए उन पर निर्बाध रूप से काम कर सकें। '
यह कैसे हुआ?
मेरे लिए, यह गिल्ट द्वारा वर्णित के रूप में काफी नहीं था। सुबह में, मुझे काम के प्रवाह में आने के लिए कुछ समय चाहिए। मैं कुछ रोज़मर्रा के काम कर सकता था, लेकिन निश्चित रूप से ऐसा कुछ भी नहीं था कि "मेरी पूरी मानसिक क्षमताओं की आवश्यकता हो।" इसलिए मैं इस पद्धति से एक-डेढ़ दिन तक जूझता रहा जब तक कि मैंने अंत में चीजों को पाने के लिए छोड़ नहीं दिया।
क्षमता: 66%
व्यक्तिगत संतुष्टि: 1/5
निष्कर्ष: अपनी उत्पादकता की चोटियों का पता लगाएं (इस उद्देश्य के लिए डेस्कटाइम का "उत्पादकता पैमाना" है), तो इस दौरान अपने प्राथमिकता वाले कार्यों को निर्धारित करें। यह सुबह में पहली बात नहीं है - जब भी आपका प्राइम टाइम होता है।
बोनस टिप: रचनात्मकता के लिए 2 बियर
शिकागो विश्वविद्यालय द्वारा किए गए एक अध्ययन में, शोधकर्ताओं ने पाया कि थोड़ा नशे में होने से रचनात्मक कार्यों के लिए आपकी उत्पादकता बढ़ सकती है। जबकि कॉफी को सीधा काम करने में मदद करने के लिए साबित होता है, रचनात्मक कार्यों में मदद करने के लिए 0.07 (दो बियर के बराबर) की एक रक्त शराब सामग्री दिखाई गई थी।
यह कैसे हुआ?
हफ्तों के लिए, मैं एक लेख लिखना बंद कर रहा था - मैं अभी प्रवाह में नहीं आ पा रहा था। इसलिए एक दोपहर, मैंने इस आखिरी उपाय का सहारा लिया। मैंने पहले बीयर पूरी पी ली, फिर काम करने के लिए अपने कंप्यूटर पर वापस चला गया और लापरवाही से दूसरा घूंट पी गया।
पहले बीयर ने अद्भुत काम किया; तुरन्त शब्द बह रहे थे, विचारों को बाहर रखा जा रहा था, और पृष्ठ जल्दी से भर रहे थे। ऐसा लगता था कि बीयर ने मेरी आत्म-आलोचना को बंद कर दिया था और मेरे रचनात्मक लेखन के लिए दरवाजा खोल दिया था।
हालांकि, दूसरी बीयर एक गलती थी; जैसा कि मैंने इसे छोड़ दिया, मेरी ध्यान केंद्रित करने की क्षमता जल्दी से विघटित हो गई।
दक्षता: ठीक है, यह काम हो गया, है ना?
व्यक्तिगत संतुष्टि: 5/5
निष्कर्ष: एक बियर होने से विचारों को कागज पर उतारने के लिए बहुत कुछ किया, लेकिन उम्मीद नहीं की जा सकती कि वास्तव में उत्पादक कुछ भी कर सकें। एक बियर पूरी तरह से मेरी सहनशीलता के लिए पर्याप्त होती।
