जब मैं वसंत की सफाई के बारे में सोचता हूं, तो मैं अपनी कोठरी के बारे में सोचता हूं - और मुझे वास्तव में कितना, वास्तव में इसके माध्यम से जाने की आवश्यकता है: सामान साफ करने के लिए मैंने सभी मौसम नहीं पहने हैं, एक अच्छा, बाहर का रास्ता खोजें उन चीजों के लिए जो मैं बहुत बार नहीं पहनता हूं, और बाकी सभी को कुछ सिस्टम में व्यवस्थित करता हूं जो समझ में आता है।
लेकिन मैं ईमानदार रहूंगा: अगर मैं अपने जीवन के क्षेत्र से निपटना चाहता हूं तो यह सबसे बड़ी गड़बड़ है, मुझे वास्तव में अपने ईमेल को साफ करना चाहिए।
जाना पहचाना? मेरे ख्याल से। इसलिए, इस साल, मैं आपकी अलमारी को साफ करने के लिए कुछ टिप्स लेकर आया हूं- और उन्हें अपने इनबॉक्स में कैसे लागू किया जाए।
1. बैक में क्या है इसे क्लियर आउट करें
जब ईमेल की बात आती है, तो नए लोगों का ध्यान हमेशा जाता है। इसलिए, यदि आप वसंत साफ करने जा रहे हैं, तो शुरू करने के लिए सबसे अच्छी जगह आपके सबसे पुराने अपठित संदेशों के साथ है। यहां तक कि अगर आप केवल तीन सबसे पुराने ईमेल का जवाब देते हैं, तो आप ऐसा महसूस करेंगे कि आपने कुछ हेडवे बना लिए हैं, क्योंकि वे ऐसे हैं जो धूल इकट्ठा कर रहे हैं (और वास्तव में या तो जवाब देने या संग्रहीत करने की आवश्यकता है)।
2. गिरावट, और कुछ चीजें बाहर फेंको
अपनी कोठरी की तरह, आप अपने इनबॉक्स के साथ खुश रहेंगे यदि यह केवल वही है जो आपको चाहिए। वास्तव में, अध्ययन बताते हैं कि आपके द्वारा प्राप्त दैनिक ईमेल की मात्रा कम होने से आपके समय प्रबंधन और तनाव के स्तर पर वास्तविक प्रभाव पड़ेगा।
तो, वसंत के इन पहले हफ्तों को एक बहाने के रूप में बाहर निकालें जो आपको अब ज़रूरत नहीं है। समाचारपत्रिकाएँ जिन्हें आपने वास्तव में कभी नहीं पढ़ा, सोशल मीडिया साइटों की सूचनाएं जिन्हें आपने देखा भी नहीं, मेलिंग सूचियाँ जो अब आपके लिए उपयोगी नहीं हैं - ये सभी निष्पक्ष खेल हैं।
निश्चित नहीं है कि इन इनबॉक्स-क्लटरर्स की पहचान कैसे शुरू करें? इसे इस्तेमाल करे:
- उन समाचारपत्रिकाओं को "अनसब्सक्राइब" करने के लिए खोजें जिन्हें आप चुन सकते हैं।
- किसी भी ईमेल के लिए अपने कचरे को देखें जो अभी भी बिना पढ़े हैं। अगर आपने इसे देखे बिना इसे डिलीट कर दिया - तो संभावना है कि आपको पहली बार में इसकी आवश्यकता नहीं है।
- कंपनियों से स्वचालित ईमेल खोजने के लिए "से: कोई जवाब नहीं" खोजें (मैं वास्तविक लोगों से ईमेल पसंद करता हूं)।
जब आप प्रत्येक चरण से गुजरते हैं, तो उन सभी चीजों से अनसब्सक्राइब हो जाते हैं जिन्हें आप वास्तव में पढ़ते हैं या जिनकी आवश्यकता नहीं है।
3. दैनिक की आवश्यकता नहीं है? इसे कहीं और लगाएं
एक बार जब आप तय कर लेते हैं कि कौन से न्यूज़लेटर और पैनलिस्ट आप निश्चित रूप से बने रहना चाहते हैं, तो विशिष्ट फ़ोल्डर बनाने पर विचार करें (या, जिसे मैं "थीम्ड इनबॉक्स" कहता हूं) जहां गैर-आवश्यक ईमेल आपके इनबॉक्स में दिखाई देने के बजाय स्वचालित रूप से चलते हैं।
उन ईमेलों को प्रकार से फ़िल्टर करके और उन्हें हर समय आपके सामने न रखते हुए आसानी से सुलभ बनाने के लिए, आप नियंत्रण वापस लेते हैं: आप जब आप चुनते हैं, तो आप Fab.com और Banana Republic की नई शैलियों के सौदों को देखेंगे, न कि जब वे चुनते हैं अपने इनबॉक्स में पॉप करने का निर्णय लें। जब आप अपने सोशल मीडिया ब्रेक का समय तय करेंगे तो आप नए ट्विटर फॉलोअर्स की जांच करेंगे। तुम्हें नया तरीका मिल गया है।
फ़िल्टर के साथ आरंभ करने से पहले, अपने विषयों पर निर्णय लें। जब समय बर्बाद करने वाले अपराधियों के लिए मेरे इनबॉक्स को देखते हुए, मैंने फैसला किया कि बड़े तीन थे: पैनालिस्ट, सोशल मीडिया और न्यूज़लेटर्स। इनमें से प्रत्येक के लिए नए लेबल बनाएं।
प्रो टिप: लेबल को अपने लेबल के शीर्ष पर लाने के लिए एक तारांकन के साथ शुरू करें, यह सुनिश्चित करें कि आप उन्हें जांचना न भूलें (उदाहरण के लिए, "सोशल मीडिया" के बजाय "सोशल मीडिया")।
फिर, प्रासंगिक ईमेल के लिए अपने फ़िल्टर सेट करें सीधे अपने "थीम वाले इनबॉक्स पर जाएं"। फ़िल्टर स्थापित करने के लिए Gmail के चरण इस प्रकार हैं:
- अपने खोज बॉक्स में नीचे तीर पर क्लिक करें। एक विंडो जो आपको अपने खोज मानदंडों को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है, दिखाई देगी।
- अपने खोज मापदंड दर्ज करें। यदि आप जांचना चाहते हैं कि आपकी खोज सही ढंग से काम की है, तो खोज बटन पर क्लिक करें।
- खोज विंडो के नीचे "फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें।
- वह क्रिया चुनें जिसे आप फ़िल्टर लेना चाहते हैं। इस स्थिति में, जब आप अपना फ़िल्टर बनाते हैं, तो "इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहीत करें)" और "लेबल लागू करें" का चयन करना सुनिश्चित करें।
- "फ़िल्टर बनाएं" बटन पर क्लिक करें।
अब, अनुस्मारक #fab.com से उन सभी ईमेल सीधे मेरे "* न्यूज़लैटर" थीम्ड इनबॉक्स में जा कर चेक करते हैं कि मैं ऑनलाइन शॉपिंग मोड में कब हूँ। मैं सुझाव देता हूं कि अपने थीम्ड इनबॉक्स लेबल सेटिंग्स को "दिखाएँ यदि अपठित" वास्तव में इस "दृष्टि से बाहर, दिमाग से बाहर" रणनीति से लाभ हो। और जब उपरोक्त निर्देश विशेष रूप से जीमेल पर लागू होते हैं, तो कई अन्य ईमेल सिस्टम समान लेबलिंग और सॉर्टिंग कार्यक्षमता प्रदान करते हैं।
आपके इनबॉक्स को ओवरहाल करने में कुछ समय लगता है, लेकिन मैं वादा करता हूं, यह पूरी तरह से इसके लायक है। जैसे एक साफ कोठरी आपको उन चीजों को खोजने में मदद करती है जिन्हें आप वास्तव में ढूंढ रहे हैं, एक संगठित इनबॉक्स यह सुनिश्चित करेगा कि आप उन ईमेलों पर समय और ऊर्जा खर्च कर रहे हैं जिन्हें आपको वास्तव में पढ़ने की आवश्यकता है।
खुश वसंत सफाई!
: स्प्रिंग क्लीन योर क्यूबिकल!
