जैसा कि कोई है जो गलती से लोगों को परेशान कर रहा है, मैं ईमेल में ओवरबोर्ड जाना चाहता हूं - खासकर जब प्रतिक्रिया दे रहा हो।
मैं अत्यधिक विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग करता हूं, अपनी रचनात्मक आलोचना को प्रश्न रूप में प्रस्तुत करता हूं ("मुझे लगता है कि यह रिपोर्ट कुछ दृश्यों का उपयोग कर सकती है?"), और हमेशा पूछें कि क्या वे आगे चर्चा करने के लिए व्यक्ति से मिलना पसंद करेंगे।
कभी-कभी मैं भेजे गए संदेशों को फिर से लिख दूंगा और विस्मयादिबोधक-विस्मयादिबोधक चिह्न, जो इतने अनुकूल महसूस किए गए थे जब मैंने अपनी प्रतिक्रिया लिखी थी, अब ऐसा लग रहा है कि मैं अस्वाभाविक रूप से प्रस्तुतियों में दृश्य के साथ जुनूनी हूं।
जबकि मुझे पता है कि मुझे इन आदतों को कभी-कभी एक पायदान नीचे डायल करने की आवश्यकता है, मैंने हाल ही में कुछ पढ़ा जिससे मुझे मुस्कुराना पड़ा। यह बताता है कि मेरी सारी गर्मजोशी और फ़िज़ूलखर्ची वास्तव में मेरा साथ दे रही है।
शांत क्रांति पर हाल ही में एक लेख के अनुसार, "7 तरीके पावरलेस कम्युनिकेशन का उपयोग करने के लिए", ये सिर्फ उन लोगों की तकनीकों में से कुछ हैं जो ईमेल पर अधिक प्रभावशाली और सफल हैं। मूल रूप से, वह कहती हैं, जो लोग अधिक विनम्र होते हैं, अन्यथा "शक्तिहीन संचारक" के रूप में जाने जाते हैं, जो विश्वास को प्रेरित करते हैं और मजबूत संबंधों का निर्माण करते हैं।
और इसके विपरीत भी सच है, जब आप प्रश्नों को आदेश के रूप में वाक्यांश करते हैं, केवल अवधियों का उपयोग करते हैं, और अपने ईमेल में बहुत अधिक अधिकार के साथ बात करते हैं, तो आपको एक अच्छी प्रतिक्रिया (या सभी पर प्रतिक्रिया) मिलने की संभावना कम है। QR संस्थापक और लेख के लेखक, सुसान कैन कहते हैं:
यह इस अंतर्दृष्टि को उबालता है: जब लोग सोचते हैं कि आप उन्हें प्रभावित करने की कोशिश कर रहे हैं, तो उन्होंने अपना पहरा लगा दिया। लेकिन जब उन्हें लगता है कि आप उनकी मदद करने की कोशिश कर रहे हैं, तो सही उत्तर के लिए अपना रास्ता तैयार करें, या अपनी खामियों के बारे में ईमानदार रहें, वे आपके लिए खुल जाते हैं। वे वही सुनते हैं जो आपको कहना है।
इसका क्या मतलब है? कैन ने लेखक एडम ग्रांट के शोध का हवाला देते हुए कहा कि कम औपचारिक, कम आत्मविश्वास और आपके ईमेल में अधिक भावुक होना कोई बुरी बात नहीं है, "पावरलेस कम्युनिकेटर्स 68% अधिक राजस्व लाते हैं।"
जाहिर है, अपनी भावनाओं को सही ढंग से व्यक्त करने के लिए आपके द्वारा भेजे गए हर ईमेल, सभी कैप्स, और प्रश्नवाचक चिह्नों को चपेट में लेना संभवतः आपको कुछ स्थितियों में अव्यवसायिक, अनिश्चित, और यहां तक कि अनुचित के रूप में भी आएगा। लेकिन अन्य बार, यह सभी अंतर बना सकता है।
हो सकता है कि इसका मतलब है कि किसी और के काम को वापस लेने से पहले किसी की मंजूरी मांगना: क्या यह काम आपके लिए है? हमारे बीच के काम को कैसे विभाजित किया जाए, इस पर चर्चा करते हुए खुशी हुई! इसके बजाय मुझे शुक्रवार तक आपके नोट चाहिए।
या, आपके अनुरोधों को ध्वनिमय बनाने के लिए एक क्षण लेते हुए - उदाहरण के लिए, यह कहते हुए कि क्या आप विचारों के साथ मेरे पास वापस आ सकते हैं? कृपया सलाह देने के बजाय ।
या, यहां तक कि "धन्यवाद!" या "एक महान सप्ताहांत है!"
जिस तरह से आप अपने सहकर्मियों से व्यक्तिगत रूप से एक बेहद बटन-अप, औपचारिक तरीके से बात नहीं करेंगे, आप ईमेल के रूप में ठंड में नहीं आना चाहते हैं। क्योंकि यदि आप चाहते हैं कि लोग प्रतिक्रिया दें, तो आपको उन्हें एक अच्छा कारण देने की आवश्यकता है - और कोई ऐसा व्यक्ति, जो कभी-कभी अनुकूल और कमजोर होता है, वह अंततः किसी ऐसे व्यक्ति की तुलना में सम्मान अर्जित करने की अधिक संभावना रखता है जो बिल्कुल नहीं खुलता है।
जानना चाहते हैं कि आपके सहकर्मी वास्तव में क्या करते हैं? हमने सभी ईमेल शिष्टाचार युक्तियों को संकलित किया है जो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि हर कोई वास्तव में आपके संदेशों को पढ़ता है (और जवाब देता है)।
