संभावना है कि आपका इनबॉक्स बहुत कुछ है जैसे कि आपकी अलमारी के पीछे बैठे सामान की टोकरी छोड़ दी गई है। तुम्हें पता है कि यह साफ किया जा रहा है (और कई छिपे हुए आश्चर्य आवास है), लेकिन इस तरह के कार्य से निपटने के बारे में सोचा जाना भारी है। और किसके पास ऐसा करने के लिए छह घंटे का खाली समय है?
लेकिन अपने ईमेल को व्यवस्थित करने में पूरा दिन नहीं लगता है - वास्तव में, आप इसे केवल एक घंटे में कर सकते हैं यदि आप इसके लिए समय निर्धारित करते हैं।
मिनट 1 से 10: जंक बाहर साफ़ करें
10 मिनट के लिए एक समय निर्धारित करें और बस बड़े पैमाने पर डिलीट (या संग्रह करना) शुरू करें जो आपके द्वारा आवश्यक किसी भी संदेश को जानते हैं, जैसे कि सोशल मीडिया खातों से सूचनाएं, पिछली घटनाओं के लिए अनुस्मारक, आपके द्वारा पहले से प्राप्त डिलीवरी के लिए पुष्टि, आपके द्वारा पहले से पढ़े जाने वाले समाचार पत्र। (या कभी नहीं पढ़ेंगे), और ईमेल जो अब प्रासंगिक नहीं हैं।
आप सामान्य प्रेषकों या विषय रेखाओं (उदाहरण के लिए: लिंक्डइन सूचनाएं) के लिए अपना इनबॉक्स खोजकर और एक बार में एक सामान हटाकर इसे आसान बना सकते हैं।
मिनट 10 से 30: फोल्डर्स और लेबल बनाएं
अब बचे हुए संदेशों को व्यवस्थित करने का समय आ गया है, जिन्हें किसी भी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको ज़रूरत है या रखना चाहते हैं।
ईमेल उपयोगकर्ताओं के रूप में उतने ही फ़ोल्डर सिस्टम हैं, लेकिन एक आसान प्रयास किसी भी विषय या ईमेल के प्रकार के लिए एक फ़ोल्डर बना रहा है जिसमें कई संदेश हैं जो इससे संबंधित हैं। तो, इसका मतलब फ़ोल्डर हो सकता है जैसे: रसीदें, परियोजनाएं, यात्राएं, और इसी तरह। आप हमेशा फ़ोल्डर्स को जोड़ सकते हैं और अनुकूलित कर सकते हैं क्योंकि आप सीखते हैं कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या है।
इस प्रक्रिया को गति देने के लिए, आप किसी भी चीज़ के लिए एक "टू फ़ाइल लेटर" फ़ोल्डर भी बना सकते हैं, जिसके बारे में आप सभी अनिश्चित हैं और जिस चीज़ को आप नहीं चाहते हैं, उसके लिए "अनसब्सक्राइब" फ़ोल्डर। युक्ति: जब आप मीटिंग्स के बीच पाँच मिनट रखते हैं, तो वे आपके द्वारा सॉर्ट करने के लिए बढ़िया फ़ोल्डर होते हैं।
ओह! और यदि आप और भी व्यवस्थित होना चाहते हैं, तो अपने संदेशों में अधिक जानकारी जोड़ने के लिए कुछ लेबल (आउटलुक द्वारा "श्रेणियां") का प्रयास करें। आपके पास एक ईमेल पर कई लेबल हो सकते हैं या लेबल की कई परतें भी हो सकती हैं। तो, आपके "ट्रिप" फ़ोल्डर के ईमेल में "न्यूयॉर्क 2018" और "फ्लाइट्स" और "सोमवार" के उप-लेबल का एक मुख्य लेबल हो सकता है।
मिनट 30 से 50: दो-मिनट के नियम का उपयोग करें या उन क्रियाओं के लिए एक सूची बनाएं जो कार्रवाई की आवश्यकता होती हैं
अब आपके द्वारा छोड़े गए ईमेल केवल वही होने चाहिए जो कार्रवाई की आवश्यकता है। यदि कार्रवाई दो मिनट से कम समय में पूरी हो सकती है, तो अभी करें। यदि आपको संदेश की देखभाल करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता है, तो इसे वास्तव में करने के लिए याद दिलाने के लिए अधिसूचना के साथ अपनी टू-डू सूची में जोड़ें। फिर, अपने इनबॉक्स को स्पष्ट रखने के लिए ईमेल को संग्रहित करें (आप बाद में भी इसे खोज सकेंगे)।
यदि आप सिर्फ एक सूची निर्माता नहीं हैं, तो आप जीमेल के नए स्नूज़ फीचर का उपयोग कर सकते हैं ताकि जब आप इसे संभालने के लिए तैयार हों तो आपके इनबॉक्स में ईमेल शो हो। या, यदि आप एक Outlook उपयोगकर्ता हैं, तो अनुवर्ती सुविधा आपको वही करने देती है।
50 से 60 मिनट: आसान रखरखाव के लिए अपनी सेटिंग्स को अपडेट करें
दुनिया के सबसे संगठित इनबॉक्स पर बधाई! ठीक है, दुनिया का सबसे व्यवस्थित इनबॉक्स नहीं - लेकिन आपका सबसे अच्छा इनबॉक्स।
लेकिन पार्टी को ज्यादा देर तक न चलने दें या फिर आप इसे फिर से भरने लगेंगे। आप ऐसे फ़िल्टर सेट करके इससे बच सकते हैं जो आपके आने वाले संदेशों को स्वचालित रूप से सॉर्ट कर देंगे ताकि आपके पास न हो।
मेरा पसंदीदा फ़िल्टर समाचारपत्रिकाएँ है और उन ईमेलों की पेशकश करता है, जिन्हें मैं वास्तव में पढ़ना चाहता हूं, लेकिन जब वे आते हैं तो हमेशा सही समय नहीं होता है। इसके बजाय, मैंने जीमेल में एक फ़िल्टर स्थापित किया है जो उन्हें "रीड लेटर" फ़ोल्डर में भेजता है। (आउटलुक के पास "नियम" नामक फ़िल्टर का अपना संस्करण है जो आपके लिए कुछ भारी उठाने का काम कर सकता है।)
आप अपने जीमेल या आउटलुक के लिए एक ऑटो-रिप्लाई स्थापित करने पर भी विचार कर सकते हैं, जब आप ईमेल का उतना जल्दी जवाब नहीं दे पाएंगे, जितना आप आमतौर पर करेंगे (जैसे कि आप किसी सम्मेलन में हैं, असामान्य घंटे काम कर रहे हैं, या छुट्टी पर हैं) ।
और, वास्तव में अपने संदेशों के माध्यम से उड़ान भरने के लिए, आप जीमेल या आउटलुक के लिए कुछ कीबोर्ड शॉर्टकट सक्षम और सीख सकते हैं।
इस सफाई के बाद, आप उस भद्दे अहसास से छुटकारा पा लेंगे जो आपको एक संदेश याद आ गया या उस डूबने का एहसास है जिसे आपको हर सुबह एक पूर्ण इनबॉक्स का सामना करना पड़ता है। वास्तव में, आप और भी अग्रिम ईमेल संगठन को स्थानांतरित करने के लिए तैयार हो सकते हैं जैसे कि नए जीमेल का लाभ लेना, क्रोम एक्सटेंशन का उपयोग करना या इस इनबॉक्स AI टूल को आज़माना।
या, फ़्लिपसाइड पर, यदि आप पाते हैं कि आपके पास अभी भी बहुत काम करना है - तो इन चरणों से निपटने के लिए हर हफ्ते 20 मिनट अलग से सेट करना शुरू करें। कुछ हफ्तों के लिए ऐसा करें और आप खुद को एक इनबॉक्स के साथ पाएंगे जो वास्तव में आपके जीवन को आसान बनाता है।
