बैठकें महंगी हैं। इसलिए नहीं कि आप लोगों को उपस्थित होने के लिए (स्पष्ट रूप से) चार्ज कर रहे हैं, बल्कि इसलिए कि वे लोगों के समय का उपयोग करते हैं; वह समय जो अन्य राजस्व पैदा करने वाली बहुत सारी चीजें करने में खर्च किया जा सकता है। वास्तव में, एक अध्ययन में पाया गया कि मध्य स्तर के प्रबंधकों की एक आवर्ती बैठक में प्रति वर्ष एक कंपनी की लागत $ 15 मिलियन थी।
$ 15 मिलियन एक वर्ष!
उल्लेख नहीं करने के लिए, आपको प्रेप समय के साथ-साथ संदर्भ-स्विचिंग समय को भी ध्यान में रखना होगा। कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय में प्रोफेसर ग्लोरिया मार्क, इरविन ने पाया कि एक कार्यकर्ता को एक रुकावट के बाद अपने मूल कार्य पर लौटने में औसतन 25 मिनट लगते हैं।
इन आंकड़ों को जानने का मतलब है कि जब मैं बहस कर रहा हूं कि क्या मुझे एक बैठक बुलाने की आवश्यकता है, तो मैं खुद से पूछता हूं कि यह क्या है (शाब्दिक)। क्या यह सभी के समय का सबसे अच्छा उपयोग है, मेरा शामिल है? और इतनी बार नहीं, जवाब है "नहीं।"
तो, फिर क्या किया जाए? आसान! सभी को सूचित करने और ट्रैक पर रखने के लिए एक सरल लेकिन महत्वपूर्ण ईमेल भेजें।
क्या शामिल करें
तीन प्रमुख चीजें हैं जिन्हें आपको कवर करने की आवश्यकता है:
- लॉजिस्टिक्स : बैठक को रद्द क्यों किया गया और अगर यह एक आवर्ती बैठक है, तो अगली बार क्या उम्मीद की जाए
- क्रिया : कोई भी महत्वपूर्ण क्रिया आइटम पूर्ण या लंबित
- सूचना : समूह के लिए कोई भी अपडेट या सामान्य FYIs
नोट: अंतिम क्रिया और रसद को अंतिम रूप देने के जाल में न पड़ें। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी अधिक होने से यह सुनिश्चित होता है कि जब आपके सहकर्मी उनके ईमेल को स्किम करते हैं तो यह देखा जाता है। ओह, और आपके लिए एक बोनस टिप: लोगों के नाम बोल्ड में डाल दें यदि उन्हें ट्रिपल नोटिस करने के लिए कुछ भी करने की आवश्यकता है तो वे नोटिस करें।
ईमेल नमूना एक ईमेल में एक बैठक को कैसे चालू करें
- डिजाइन पर प्रतिक्रिया के लिए पांच ग्राहकों तक पहुंचें- मारिया
- अनुमोदन के लिए अंतिम मार्केटिंग प्लान टाइमिंग भेजें- जेसन
- मार्केटिंग कॉपी में बंद
- ग्राहक की सूची को अंतिम रूप दिया गया
- वित्त टीम को भेजा गया बजट अनुरोध
- लॉन्च की तारीख की पुष्टि की (14 नवंबर!)
यह आसान लग सकता है, लेकिन अपने पेशेवर चाल के लिए बैठक-बारी-ईमेल को जोड़ना आपकी टीम पर ध्यान और उत्पादकता बढ़ाने का एक शानदार तरीका है। जब आप अन्य लोगों के समय का सम्मान करते हैं और हमेशा सुनिश्चित करते हैं कि अगले चरण स्पष्ट हैं, तो आपके आसपास के अन्य लोग भी ऐसा करने की संभावना रखते हैं। और जो एक व्यस्त दिन में काम पाने के लिए एक घंटे पहले प्यार नहीं करता है?
