ओह, ईमेल। चाहे आप कुछ लोगों को, एक बड़ी टीम को, या सिर्फ अपने आप को प्रबंधित कर रहे हों, यह आपकी सफलता में सहायता और बाधा डाल सकता है। क्योंकि, जैसा कि मुझे यकीन है कि आपने देखा है, जितने अधिक लोग आपके साथ सहयोग करते हैं, उतने ही अधिक संदेशों का निर्माण होता है, और यह उतना ही चुनौतीपूर्ण होता है कि पांच मिनटों में आपके द्वारा बैक-टू-बैक मीटिंगों के बीच उन्हें प्राप्त करना।
हालांकि मैं एक जादू की छड़ी को लहर नहीं दे सकता हूं और आपके लिए इस समस्या को हल कर सकता हूं, मैं आपको बता सकता हूं कि मुझे एक प्रणाली मिली जो वास्तव में एक प्रबंधक के रूप में मेरे लिए काम करती है - यह सब आपके इनबॉक्स में कुछ भरोसेमंद लेबल होने के लिए नीचे आता है। (यदि आपके पास उन उपयोग करने का कोई विचार नहीं है, तो यहां जीमेल के लिए 101 और आउटलुक के लिए है।)
स्थायी फ़िल्टरिंग के लिए मैं जिन फिल्टरों का उपयोग करता हूं, उनके विपरीत, ये तीन अस्थायी हैं और सिर्फ महत्वपूर्ण चीजों पर मेरा ध्यान आकर्षित करने के लिए उपयोग किया जाता है। जैसे ही मैं संदेश को संबोधित करता हूं, मैं सामान्य रूप से लेबल और फ़ाइल को हटा देता हूं।
तो, आगे कोई हलचल के साथ:
"" दूसरों के लिए ब्लॉकर "
हाँ, यह सभी कैप में है। मैंने इसे लाल करने के लिए अपने इनबॉक्स में रंग भी बदला। प्रत्येक सुबह, मैं यह सुनिश्चित करने के लिए अपने इनबॉक्स से गुज़रता हूं कि मैंने उन महत्वपूर्ण संदेशों की पहचान की है जिन्हें मेरी प्रतिक्रिया की आवश्यकता है। (आका: मेरी प्रतिक्रिया के बिना, लोग आगे नहीं बढ़ सकते हैं।) विशेष रूप से उन लोगों की पहचान करके, मैं यह सुनिश्चित करता हूं कि मैं महत्वपूर्ण उत्तरों पर त्वरित उत्तरों को प्राथमिकता नहीं देता।
प्रत्येक दिन के अंत में, मैं सुनिश्चित करता हूं कि इस टैग के साथ कोई भी शेष ईमेल पहले संभाला जाए। और दुर्लभ अपवाद को छोड़कर, मैं रात के लिए साइन अप नहीं करता हूं जब तक कि ऐसा नहीं किया जाता है। न केवल इसका मतलब यह है कि मैं किसी को पकड़ नहीं रहा हूं, लेकिन यह कि मैं हर दिन समाप्त कर सकता हूं, सबसे जरूरी मुद्दों पर ध्यान दिया जाता है।
2. "किसी का नाम जो आप नियमित रूप से मिलते हैं"
मैं हर हफ्ते अपनी प्रत्येक प्रत्यक्ष रिपोर्ट के साथ एक-एक बैठक करता हूं, और जब हम चर्चा करने के लिए Google डॉक्स में चीजों का एक रनिंग एजेंडा रखते हैं, तो मैंने पाया है कि कभी-कभी त्वरित प्रश्न या FYIs दरार के माध्यम से आते हैं।
मेरे लिए यह बदल गया है कि प्रत्येक व्यक्ति के लिए उनके नाम के साथ एक लेबल बना रहा था, उदाहरण के लिए, "लिंडसे के लिए" और "यूसुफ़।" जैसा कि ईमेल मेरे इनबॉक्स के माध्यम से आते हैं कि मुझे लगता है कि उनके लिए प्रासंगिक होगा, या कि मुझे एक अद्यतन चाहिए। पर, मैं उनके नाम के साथ टैग जोड़ता हूं। फिर, मेरी साप्ताहिक बैठकों में, मैं यह देखने के लिए एक त्वरित खोज कर सकता हूं कि क्या हम उनसे बात करने से पहले उनके बारे में बात करते हैं। एक बार वह मिशन पूरा हो गया तो मैं टैग हटा देता हूं
जब मैं अपनी प्रत्यक्ष रिपोर्ट के लिए इसका उपयोग करता हूं, तो आप इसे किसी ऐसे व्यक्ति के लिए उपयोग कर सकते हैं जो आपके नियमित रूप से मिलते हैं, अपने स्वयं के प्रबंधक से लेकर मार्केटिंग टीम के प्रोजेक्ट मैनेजर तक।
2. "त्वरित उत्तर"
मैंने इसके बारे में पहले भी लिखा है, लेकिन मुझे ईमेल की एक सूची मिली है, जिसे मैं पाँच मिनट या उससे कम समय में उत्तर दे सकता हूँ। जब मैं कॉफी के लिए लाइन में प्रतीक्षा कर रहा होता हूं, तो मेट्रो कुछ स्टॉप या मीटिंग के लिए जल्दी ले जाती है, अब मेरे पास मेरा पहला पड़ाव है (हां, ट्विटर या इंस्टाग्राम से पहले) यह सुनिश्चित करने के लिए कि मैं किसी भी अनुरोध को संभालता हूं।
इस लेबल का सबसे अच्छा हिस्सा? आप सुपर को पूरा करने के लिए महसूस करते हैं, बहुत जल्दी।
और यह वह है, तीन सरल लेबल जिन्हें आप एक दोपहर आसानी से सेट कर सकते हैं। क्या आपके पास कोई अन्य इनबॉक्स ट्रिक्स हैं जो आपको प्रबंधित करने में मदद करती हैं? उन्हें मेरे साथ Twitter @acav पर साझा करें!
