छोटे ईमेल कैसे लिखें जो लोग पढ़ते हैं - म्यूज

जब ईमेल की बात आती है, तो मुझे बहुत चिंता होती है।

मैं बहुत सीधे या ठंडे के रूप में आने के गहन भय के साथ रहता हूं, और उन सभी अतिरिक्त शब्दों, बारीकियों, और (शर्मनाक) विस्मयादिबोधक बिंदुओं के बारे में कुछ है जो मुझे थोड़ा गर्म और मित्रवत लगते हैं।

लेकिन, यहाँ बात यह है: मैं अंततः अपना समय बर्बाद कर रहा हूं - साथ ही साथ वह व्यक्ति जो मेरा संदेश पढ़ रहा है।

अपनी बात मनवाने के लिए कोई भी अपनी कीमती मानसिक ऊर्जा को फुलाने के माध्यम से खर्च नहीं करना चाहता। तो, अगर आपके पास मेरे दिल में एक छोटी सी बात और फूलों जैसी भाषा है, जैसे आप करते हैं, तो आप अपने खुद के संदेशों को उस सामान पर कैसे उतार सकते हैं जो वास्तव में मायने रखता है?

यहां चार क्रियात्मक युक्तियां दी गई हैं जिन्होंने मेरी मदद की है:

1. फिलर शब्द और वाक्यांश काटें

संभावना अधिक है कि आप अपने ईमेल में भराव वाक्यांशों का छिड़काव कर रहे हैं।

मुझे विश्वास नहीं है? किसी सहकर्मी को एक ईमेल लिखें और देखें कि आपने कितनी बार "मुझे लगता है" शब्दों को शामिल किया है। यह आपकी भाषा को नरम बनाने में मदद करता है, यह पूरी तरह अनावश्यक है। यह माना जाता है कि यह वही है जो आप सोचते हैं, क्योंकि आप एक संदेश लिख रहे हैं।

एक ही नियम "बस" जैसे शब्द के लिए सही है, हम सभी इसे यहाँ और वहाँ काली मिर्च करते हैं। लेकिन, ज्यादातर मामलों में, इसे पूरी तरह से काट दिया जा सकता है।

जब यह किसी अन्य अव्यवस्था को छानने की बात आती है, जिसे छिपाया जा सकता है, मेरे पूर्व पत्रकारिता प्रशिक्षक से एक और टिप है जो अभी भी मेरे साथ चिपक जाती है: जहां आपने कॉमा को शामिल किया है, उसके लिए देखें। कई बार, वे एक क्वालीफायर का पालन करते हैं जिसे आप हटा सकते हैं। आप जानते हैं, "कहने की ज़रूरत नहीं", "हालांकि, " "वास्तव में, " या यहां तक ​​कि "आप जानते हैं" कि मैं इस वाक्य को शुरू करता था।

2. बुलेट पॉइंट का उपयोग करें

आवश्यक संदर्भ को शामिल करना एक बात है। लेकिन, विशेष रूप से ईमेल में, यह ओवरबोर्ड जाने और आपके संदेश को सभी प्रकार के अप्रासंगिक विवरणों से भरा हुआ है।

यही कारण है कि बुलेट पॉइंट का उपयोग इतना उपयोगी हो सकता है - वे आपको अपने लेखन के साथ अधिक संक्षिप्त और प्रत्यक्ष होने के लिए मजबूर करते हैं। अपने आप को पहचानने की चुनौती दें कि क्या कोई पैराग्राफ है जो बेहतर तरीके से एक छोटी सूची में बदल जाएगा।

जब आप अपने पूरे ईमेल को बुलेट पॉइंट्स के प्रतीत होने वाले अंतहीन रोस्टर के रूप में नहीं चाहते हैं, तो पाठ के कुछ बड़े हिस्से को तोड़ने से आपके नोट को छोटा (और कहीं अधिक व्यवस्थित) बनाने में मदद मिल सकती है।

3. प्रासंगिक दस्तावेजों के लिए लोगों को देखें

हर अब और फिर, आप जिस जानकारी को अपने ईमेल में रटना चाहते हैं, वह पहले ही कहीं और दर्ज की जा चुकी है - चाहे वह किसी दस्तावेज़ में हो, प्रस्तुति हो, वेबसाइट हो या कुछ और हो।

पहिए को सुदृढ़ करने के लिए आपको कोई आवश्यकता नहीं है। इसलिए, यदि आप एक अतिरिक्त संसाधन खोद सकते हैं, जो पहले से ही उस जरूरत की सभी जानकारी को साझा करता है, तो अपने प्राप्तकर्ता को उसके बारे में बताएं - बजाय इसके संक्षेप में बताने की कोशिश करने के।

4. छोटी बात को छोड़ें

यदि आप मेरे जैसे कुछ भी हैं, तो आपने इस टिप को देखा और सोचा कि क्या आप मुझसे मजाक कर रहे हैं? उन सुखों को छोड़ना निश्चित रूप से मुझे कार्यालय राक्षस में बदल देगा!

मुझे लगता है कि आप कहाँ से आ रहे हैं - मेरे प्रत्येक संदेश को एक दोस्ताना प्रश्न के साथ रखने से लगता है जैसे विनम्र काम करना है। लेकिन, अधिक बार नहीं, यह पूरी तरह से अनुत्तरित हो जाता है। यह पूरी तरह से अनावश्यक हिस्सा है कि ज्यादातर लोग सिर्फ सही पर चमकते हैं।

एक त्वरित और सुखद रखने के लिए स्वतंत्र महसूस करें "मुझे आशा है कि आप अच्छा कर रहे हैं!" हालांकि, यह संभव है कि इससे आगे किसी भी चीज़ पर बैकस्पेस बटन को हिट करें।

एक्शन में ये ट्रिक्स

सबूत चाहते हैं कि ये युक्तियां वास्तव में काम करती हैं? नीचे दिए गए उदाहरणों पर एक नज़र डालें कि दूसरे ईमेल को पहले के समान बहुत कम बिंदु कैसे मिलते हैं - सबसे कम शब्दों के साथ।

• इस तिमाही की बिक्री संख्या नीचे है। हम इसे कैसे प्रस्तुत कर सकते हैं जो बहुत नकारात्मक नहीं है?
• यदि हम आदेश को छोड़ देते हैं, तो प्रस्तुति और मजबूत हो सकती है। तुम क्या सोचते हो?

वह पहला ईमेल 198 शब्दों का है। दूसरा? यह एक संक्षिप्त और सुव्यवस्थित 93 शब्द है - जिसका अर्थ है कि पहला संदेश दूसरे की लंबाई के दोगुने से अधिक था।

इस बात का ध्यान रखें कि इन संदेशों को दूसरों की तुलना में लागू करने के लिए कुछ संदेश देना आसान होगा। और, आप शायद हर एक को आधे में लिखने के लिए स्लाइस नहीं कर पाएंगे।

लेकिन उस बात को हतोत्साहित मत करो। इसके बजाय, याद रखें कि आपके लिखित संचार में अधिक कुशल और प्रभावी होने की कोशिश करने का सरासर कार्य वास्तव में सबसे अधिक मायने रखता है। जब तक यह कुछ ऐसा है जिसे आप सचेत रूप से जानते रहे हैं, आपके ईमेल निश्चित रूप से सुधरते रहेंगे।