व्यय रिपोर्ट दाखिल करना मेरे मज़े के पैमाने पर रूट नहरों के साथ है। इस तथ्य के बावजूद कि मेरी कंपनी ने मुझे वैध रूप से पैसे का एक अच्छा सौदा दिया है, मैं लगभग हमेशा उन रिपोर्टों को दर्ज करने से डरता हूं।
संभवत: कॉलेज के बाहर मेरी पहली नौकरी में इसकी जड़ें हैं, जब मैंने अपने बॉस से कुछ मार्गदर्शन के लिए पूछा कि आगामी व्यापार यात्रा के लिए क्या खर्च उपयुक्त थे। उसने बस इतना कहा, "अपने सर्वोत्तम निर्णय का उपयोग करो।"
उम, धन्यवाद। यह देखते हुए कि मैं कभी भी व्यापारिक यात्रा पर नहीं गया था, मुझे लग रहा था कि मेरा सबसे अच्छा निर्णय शायद उससे अलग है।
लेकिन, मुझे लगता है कि यह बात थी। जब मैं एक प्रबंधक बन गया और मेरे कर्मचारियों ने मुझसे वही सवाल पूछा, तो मैंने खुद को वही अस्पष्ट प्रतिक्रिया देते हुए पाया। मैं अपने कर्मचारियों को यह देखने के लिए परीक्षण करना चाहता था कि वे पर्यवेक्षण के बिना खुद को कैसे संभालते हैं - अगर वे एक-दूसरे से हग-वाइल्ड गए और एक रात में सैकड़ों डॉलर उड़ाए, तो मैं उनके निर्णय लेने के कौशल (और हाँ, मैं उन्हें भी पास कर सकता हूं। उस व्यक्ति के स्थान पर पदोन्नति जिसने इस चुनौती को समझदारी से संभाला)।
कहानी का नैतिक पहलू है? जब आपका बॉस कंपनी का पैसा खर्च करते समय "अपने सर्वोत्तम निर्णय का उपयोग करता है" कहता है, तो उसका मतलब है। आप अपने खर्चों को कैसे संभालेंगे, एक कर्मचारी के रूप में आपके बारे में बहुत कुछ कहेंगे, और यह आपके बॉस के साथ आपकी प्रतिष्ठा को भी प्रभावित कर सकता है।
सौभाग्य से, मैंने वर्षों में कुछ तरकीबें विकसित की हैं- और जब मैं रसीदें ऊपर उठा रहा हूं तो खुद को बनाए रखने में मदद करने के लिए ये काम में आते हैं।
देखो और सीखो
अपने अधिक अनुभवी सहयोगियों को देखने के लिए आपको कितना खर्च करना चाहिए, इसका सबसे अच्छा तरीका है। संभावना है, आप एक ही जगह पर खाएंगे, पीएंगे और रहेंगे, इसलिए आपके पास सबसे पहले स्टाल करने और देखने का बहुत मौका होगा।
यहाँ एक उदाहरण है: जब आप और आपके सहकर्मी रात के खाने के लिए बाहर निकलते हैं, तो बाकी सभी को पहले आदेश दें, और प्रत्येक व्यक्ति के आदेश की लागत पर ध्यान दें। जब आपकी बारी हो, तो सुनिश्चित करें कि आपकी पिक कम से कम महंगी है, या समूह में कम कीमत वाले ऑर्डर के समान है। नहीं, सिर्फ इसलिए कि आपका बॉस फिल्मा मिग्नन का आदेश देता है, जरूरी नहीं कि आपको सूट का पालन करना चाहिए। लेकिन जब अनुभवी यात्री सभी कोब सलाद का ऑर्डर करते हैं, तो उनके नेतृत्व का पालन करें, और आपका मालिक कभी भी आपके भोजन की लागत पर सवाल नहीं उठाएगा।
और अगर आपकी यात्रा पर कोई और नहीं होगा तो क्या होगा? पहले से कुछ शोध करने की कोशिश करें। अन्य सहयोगियों से पूछें जैसे "मैं शिकागो जा रहा हूं-क्या आप खाने के लिए कुछ स्थानों का सुझाव दे सकते हैं?" यह पता करें कि बाकी टीम आमतौर पर कहां-कहां घूमती है, और आपके पास कुछ ऐसे स्पॉट होंगे जो आप जानते हैं कि खर्च करने के लिए सुरक्षित हैं।
लालची मत बनो
यह शायद स्पष्ट लगता है, लेकिन मैं आपको अनुभव से बता सकता हूं, यह महसूस करना आसान है कि आप थोड़ा सा रह सकते हैं जब आपका कार्यालय आपको चारों ओर उड़ रहा है, आपके होटल के लिए भुगतान कर रहा है, और आपको ग्राहकों के साथ फैंसी रात्रिभोज में भेज रहा है। और, जब आप अपने अन्य लोगों को इसे जीवित देखते हुए देख सकते हैं क्योंकि वे जानते हैं कि कोई और व्यक्ति टैब उठाएगा, तो अपने खर्च को कम से कम रखना संभव होगा।
अंगूठे का नियम: यदि आप इसे अपने पैसे से नहीं खरीदेंगे, तो इसे खर्च न करें। रात के खाने के साथ शराब का एक गिलास? ठीक। एक गिलास शराब, तीन कॉकटेल, एक युगल ऐप और मिठाई? इसके लिए "आवश्यकता" को उचित ठहराना आसान नहीं है।
सस्ता मत बनो
यह उचित लगता है कि आपको कंपनी की कीमत पर ओवरस्पेंड नहीं करना चाहिए - लेकिन कम महंगी वस्तुओं के बारे में क्या? क्या आप काम के लिए यात्रा करते समय अपने सुबह के लट्टे और बैगेल का खर्च उठा सकते हैं? तकनीकी रूप से, निश्चित रूप से, आप अपनी कंपनी को आपसे प्रतिपूर्ति करने के लिए कह सकते हैं कि आपने $ 4.67 का भुगतान एक छोटी सी कॉफी और बैगेल के लिए किया था, लेकिन मैं गारंटी देता हूं कि जब आपका बॉस आपकी आइटम रिपोर्ट पर यह देखेगा, तो आपको कोई अंक नहीं मिलेगा।
उदाहरण के लिए, मेरे पास एक कर्मचारी एक क्लाइंट मीटिंग से $ 1 पार्किंग शुल्क के लिए एक व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत करता था। क्या आप मेरे साथ मजाक कर रहे हैं? मैंने उसे अपना डॉलर वापस कर दिया, लेकिन उसके बाद से मुझे हमेशा ऐसा लगा कि वह कंपनी के लिए भागने की कोशिश कर रहा है।
हां, जब आप बाहर हों और कंपनी का प्रतिनिधित्व करने के बारे में हो, तो आपकी कंपनी को उचित खर्चों का भुगतान करना चाहिए, लेकिन आपके खर्चों को कम करने के लिए आप अनप्रोफेशनल और अपरिपक्व दिखेंगे, न कि दुखी का उल्लेख करने के लिए। यहाँ एक अच्छा परीक्षण है: यदि यह ऐसा कुछ है जो आप आमतौर पर काम के नियमित दिन में खुद को खरीदते हैं, तो इसे खर्च न करें (लेकिन अपनी रसीदें रखें, बंद मौका में आपके बॉस ने छोटी चीज़ों के लिए भी भुगतान करने की पेशकश की है)।
हमेशा प्राप्तियों के लिए पूछें
उस नोट पर, अपने खर्चों को उचित सीमा में रखने के बाद, अपनी रसीदें रखना यह याद रखना सबसे महत्वपूर्ण बात है कि जब आप कार्यालय के बाहर असाइनमेंट पर हों। मैं यह भी नहीं गिन सकता कि मैंने कितनी बार कर्मचारियों को व्यय के किसी भी सबूत के बिना व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत की है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितना सोचते हैं कि आपका बॉस आप पर भरोसा करता है, वह आपके लिए अपनी बात नहीं रख सकता है, आपने अपनी अंतिम व्यावसायिक यात्रा पर $ 256 खर्च किए हैं।
जब मैंने एक कर्मचारी से पूछा कि उसने अपेक्षाकृत कम खर्च के लिए अपनी रसीदें क्यों शामिल नहीं कीं - तो मैं पूरी तरह से मंजूरी दे देता - उसने स्वीकार किया कि वह चिंतित था कि मैं आइटम को मंजूरी नहीं दे सकता, इसलिए वह रसीद मांगने के लिए "भूल गया"। वह सही थी: मुझे यह मंजूर नहीं था। लेकिन इसलिए नहीं कि मैंने खरीद पर आपत्ति जताई- क्योंकि मेरे पास कोई सबूत नहीं था कि वास्तव में ऐसा हुआ था।
त्वरित टिप: अपने कमरे से होटल के स्थिर लिफाफे को स्वाइप करें और इसे अपने पर्स या ब्रीफ़केस में रखें। रसीद मांगने के लिए आपको याद दिलाने के लिए अपने बटुए के चारों ओर एक बड़ा रबर बैंड लपेटें-फिर जैसे ही आप इसे प्राप्त करते हैं, उस रसीद को लिफाफे में छोड़ दें। और अगर खर्च के बारे में कुछ भी असामान्य है, तो इसे फाइल करने से पहले इसे पीठ पर लिखें।
हर कंपनी और हर मालिक के पास खर्चों को संभालने के लिए एक अलग दृष्टिकोण होता है, जिसका अर्थ है कि कोई कठिन और तेज़ नियम नहीं है जो हर स्थिति पर लागू होगा। लेकिन, इन दिशानिर्देशों पर टिके रहें, और आपके बॉस के पास आपके सर्वोत्तम निर्णय पर सवाल उठाने का कारण नहीं होगा।
