अप्रिय के बिना एक कठोर ईमेल कैसे भेजें - म्यूज

कभी-कभी आपको कठोर ईमेल लिखना पड़ता है।

आपको एक अलग कार्यालय में किसी के साथ प्रतिक्रिया साझा करने, या एक हितधारक के साथ असहमत होने, या किसी को बताएं कि उन्होंने गड़बड़ की है और कॉल या व्यक्ति-बैठक की स्थापना एक ओवररिएक्शन होगी (और स्थिति को और भी बड़ा सौदा बनाते हुए जोखिम) ।

उस ने कहा, जब सबसे सौम्य नोटों की गलत व्याख्या की जा सकती है, तो आपके पास कहने के लिए कुछ महत्वपूर्ण होने पर दांव भी अधिक होता है।

किसी ऐसे व्यक्ति के रूप में जो दूरस्थ रूप से काम करता है - मैं लगातार लोगों को प्रतिक्रिया के साथ ईमेल कर रहा हूं। और भले ही मैंने इसे सैकड़ों बार किया हो, फिर भी मेरे पेट में थोड़ा सा गड्ढा हो जाता है जब मैं लिख रहा होता हूं कि किसी के काम में बहुत सारे बदलावों की जरूरत है ।

लेकिन लोग अक्सर बहुत अधिक सकारात्मक प्रतिक्रिया देते हैं जितना मैंने सोचा होगा। मैं एक सूत्र का उपयोग करता हूं जिसका उपयोग मैं कठोर ईमेल को संभव के रूप में बंद और उपयोगी बनाता हूं।

यहां बताया गया है कि यह कैसे टूट जाता है:

पंक्ति १: कुछ अनुकूल बोलें

जब आप शुरुआती लाइन (प्रणाम करने के बाद, जो है) लिख रहे हैं, तो यह कल्पना करने में मददगार हो सकती है कि यह एक वार्तालाप है। यदि कोई आपके पास चला गया और उनकी बात पर अधिकार जताता है, तो आपको रोक दिया जाएगा।

इसीलिए आपके वीकेंड की तरह एक लाइन कैसी थी? या मुझे उम्मीद है कि यह नोट आपको अच्छी तरह से मिल जाएगा, जैसा कि यह लग सकता है, सही नोट पर चीजों को किक करने में मदद करता है।

पंक्ति 2: उसे धन्यवाद दें या उसका

यदि लागू हो, तो दूसरे व्यक्ति के प्रयासों पर ध्यान देना अच्छा है। आप जो भी उन्होंने भेजा उस पर खर्च किए गए समय को स्वीकार किए बिना उन्होंने सही में गोता लगाना नहीं चाहा।

यह उतना ही आसान है: इस पर आपके लिए बहुत बहुत धन्यवाद।

पंक्ति 3: कुछ सकारात्मक इंगित करें

कोई भी एक बेवकूफ की तरह महसूस करना चाहता है (या जैसा आपको लगता है कि वे बेवकूफ हैं)। इसलिए, जब आप झाड़ी के आसपास नहीं मारना चाहते हैं, तो दूसरे व्यक्ति के काम की एक ताकत को इंगित करने के लिए समय निकालना महत्वपूर्ण है।

कोशिश करें, मैं देख सकता हूं कि उदाहरण के लिए आप कहां जाएंगे , आप एक प्रत्यक्ष रिपोर्ट बता सकते हैं कि आप देख सकते हैं कि उन्होंने जो रणनीति लागू की है वह टीम को बेहतर संचालन में मदद करेगी। या, आप एक सहकर्मी को बता सकते हैं कि उन्होंने ग्राहक की मुख्य चिंता को संबोधित करते हुए एक बड़ा काम किया है।

बेशक, इस टिप्पणी को ईमानदार रखना महत्वपूर्ण है। आपको किसी ऐसी चीज का उल्लेख करना चाहिए जो वास्तव में फायदेमंद है, और आपको प्रशंसा इतने बड़े पैमाने पर नहीं करनी चाहिए कि आपका बाकी संदेश पूरी तरह से प्राप्तकर्ता को अंधा कर दे।

ईमेल का मुख्य भाग: परिवर्तन के माध्यम से (और परिणाम)

मानो या न मानो: लोग यह जानने की सराहना करते हैं कि आपने चीजों को अलग तरीके से करना क्यों चुना। यह प्रति-सहज है (क्योंकि जो सुनना चाहते हैं कि उन्होंने कैसे विस्तार में गड़बड़ की है?), लेकिन वास्तविकता में, यह दर्शाता है कि आपके पास उनके बारे में उच्च राय है।

यह दर्शाता है कि आप इसके लिए असहमत नहीं होंगे। इसके अलावा, यह दिखाता है कि आपको लगता है कि वे प्रतिक्रिया से सीखने और अपनी उम्मीदों को आगे बढ़ाने के लिए पर्याप्त स्मार्ट हैं।

जो कुछ गलत हुआ, उस पर विस्तृत रूप से चर्चा करने से बचने के लिए, अपने आप को उन वाक्यों तक सीमित रखें जो कि प्रारूप का अनुसरण करते हैं । और अगर आपके पास एक से अधिक परिवर्तन हैं, तो गोलियों का उपयोग करें।

यह इस तरह दिख रहा है:

या:

• आप देखेंगे कि हमने नेतृत्व टीम के फीडबैक के आधार पर पिच डेक में कुछ बदलाव किए हैं।
• उन पंक्तियों के साथ, मैं प्रस्तुति के अन्य पहलुओं के माध्यम से किए गए उन परिवर्तनों को देखना पसंद करूंगा, क्योंकि हम चाहेंगे कि वे सुसंगत हों।

अंतिम पंक्ति

हमेशा यह पूछकर समाप्त करें कि क्या आप कुछ भी स्पष्ट कर सकते हैं या किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं।

हालांकि कृपया मुझे बताएं कि क्या मैं किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकता हूं, स्पष्ट लग सकता है, यह एक उद्देश्य है। यह आपके ईमेल की पूरी भावना को अधिक सहयोगी बनाता है।

अचानक, यह कहा जाता है, "यहाँ परिवर्तन हैं-अवधि" से "यहाँ परिवर्तन हैं - क्या आप मुझे बताएंगे कि क्या उनमें से कोई भी समझ में नहीं आता है?" यह दिखाता है कि आप अभी भी दूसरे व्यक्ति की राय को महत्व देते हैं।

फिर, आपने जो कुछ भी छोड़ा है वह एक साइन-ऑफ है - कोई भी मानक साइन ऑफ (सबसे अच्छा, ईमानदारी से, धन्यवाद!) करेगा।

यह सब एक साथ डालें

• परिवर्तन का उदाहरण और यह कैसे सकारात्मक परिणाम देगा
• यदि लागू हो: परिवर्तन दो का उदाहरण और यह कैसे सकारात्मक परिणाम देगा
• यदि लागू हो: परिवर्तन तीन का उदाहरण और यह कैसे सकारात्मक परिणाम देगा

अब जब आपने वास्तव में रचनात्मक प्रतिक्रिया तैयार कर ली है, तो अपनी विषय पंक्ति के बारे में सोचने के लिए एक मिनट का समय लें। हो सकता है कि आप सभी को जवाब देने की ज़रूरत हो, लेकिन यह हो सकता है कि एक छोटा सा बदलाव पूरे स्वर को प्रभावित करे। (क्या आप जानते हैं कि "आज" "अत्यावश्यक" के लिए बेहतर है? उस पर-और अन्य शब्दों से बचने के लिए - यहाँ।)

आपके द्वारा भेजा गया हर संदेश प्रशंसा से भरा नहीं है - और यह ठीक है। यदि आप इसे लिखने के लिए समय निकालते हैं तो यह सोचकर कि यह एक लंबा रास्ता तय करेगा।