अधिकांश कंपनियां माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल में क्या किया जा सकता है, लेकिन समझ में आता है कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या कर सकता है समझना थोड़ा मुश्किल है। डेटाबेस बनाने और उन्हें बनाए रखने की कोशिश करने का विचार संसाधनों का अनावश्यक उपयोग जैसा लगता है; हालांकि, छोटे व्यवसायों के लिए, यह कार्यक्रम कई अलग-अलग फायदे प्रदान कर सकता है, खासकर जब विकास और संगठन के प्रबंधन की बात आती है। यह छोटी कंपनियों के लिए एक्सेल या वर्ड की तुलना में डेटा और परियोजनाओं को ट्रैक करने के लिए एक और अधिक मजबूत तरीका प्रदान करता है।
अधिक सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले माइक्रोसॉफ्ट ऐप्स की तुलना में एक्सेस में अधिक समय लग सकता है, लेकिन इसमें परियोजनाओं, बजट और विकास को ट्रैक करने के लिए सबसे अधिक मूल्य जोड़ा गया है। तुलना और विश्लेषण के लिए एक छोटा सा व्यवसाय चलाने के लिए आवश्यक सभी डेटा एक ही कार्यक्रम में बनाए रखा जाता है, जिससे अधिकांश अन्य कार्यक्रमों की तुलना में रिपोर्ट और चार्ट चलाने में आसानी होती है। माइक्रोसॉफ्ट सीखने की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए कई टेम्पलेट्स प्रदान करता है, और उपयोगकर्ता टेम्पलेट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं जैसे वे जाते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के मूलभूत सिद्धांतों को समझने से छोटे व्यवसायों को अपने दैनिक संचालन में अपना पूरा मूल्य देखने में मदद मिल सकती है।
बोनस: यदि आप पहले से ही स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने एक्सेल स्प्रैडशीट को एक्सेस डेटाबेस में कनवर्ट करना आसान है।
ग्राहक जानकारी को बनाए रखना
एक माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस एक व्यापार को प्रत्येक ग्राहक या ग्राहक के लिए सभी आवश्यक जानकारी ट्रैक करने की अनुमति देता है, जिसमें पते, ऑर्डर जानकारी, चालान और भुगतान शामिल हैं। जब तक डेटाबेस किसी नेटवर्क पर संग्रहीत होता है जहां सभी कर्मचारी इसे एक्सेस और अपडेट कर सकते हैं, तो जानकारी चालू रह सकती है। चूंकि ग्राहक जानकारी प्रत्येक छोटे व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है, डेटाबेस सुरक्षित (और चाहिए) सुरक्षित हो सकता है। डेटाबेस में फॉर्म जोड़ना छोटे व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि कर्मचारी लगातार डेटा दर्ज करें।
चूंकि उपयोगकर्ता प्रोग्राम से परिचित हो जाते हैं, इसलिए अधिक विस्तृत घटकों को जोड़ा जा सकता है, जैसे क्लाइंट पतों पर मैपिंग। इससे कर्मचारियों को नए ग्राहकों के लिए पते सत्यापित करने या डिलीवरी के लिए मार्गों की योजना बनाने की सुविधा मिलती है। यह व्यवसायों को चालान बनाने, ईमेल भेजने और नियमित मेल भेजने की अनुमति देता है, और ट्रैक करता है कि चालान कब और कैसे भुगतान किए जाते थे। एक्सेस में ग्राहक डेटा को अद्यतन और संग्रहीत करना स्प्रेडशीट या वर्ड दस्तावेज़ से अधिक विश्वसनीय है, और उस जानकारी को प्रबंधित करने वाली सुव्यवस्थितियां।
ट्रैकिंग वित्तीय डेटा
कई व्यवसाय विशेष रूप से वित्त को ट्रैक करने के लिए सॉफ्टवेयर खरीदते हैं, लेकिन एक छोटे से व्यवसाय के लिए, यह अधिक हो सकता है; इसके अलावा, यह अतिरिक्त काम करने के लिए जाता है। न केवल इनवॉइस को एक्सेस डेटाबेस में बनाया और ट्रैक किया जा सकता है, लेकिन सभी व्यावसायिक खर्च और लेन-देन भी रिकॉर्ड किए जा सकते हैं। उन कंपनियों के लिए जिनके पास पूर्ण माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस सूट आउटलुक और एक्सेस समेत है, Outlook में भुगतान अनुस्मारक डेटाबेस से लिंक किए जा सकते हैं। जब अनुस्मारक पॉप अप हो जाता है, तो उपयोगकर्ता आवश्यक भुगतान कर सकते हैं, एक्सेस में डेटा दर्ज कर सकते हैं, फिर अनुस्मारक बंद कर सकते हैं।
व्यवसाय बढ़ने के साथ ही अधिक परिष्कृत सॉफ़्टवेयर खरीदना आवश्यक हो सकता है, और उन व्यवसायों का लाभ होता है यदि उनके सभी वित्तीय डेटा एक्सेस में संग्रहीत होते हैं। कई अन्य कार्यक्रम एक्सेस से निर्यात किए गए डेटा को समायोजित कर सकते हैं, जिससे समय आने पर जानकारी माइग्रेट करना आसान हो जाता है।
विपणन और बिक्री का प्रबंधन
एक्सेस का उपयोग करने के कम से कम उपयोग किए जाने वाले सबसे शक्तिशाली तरीकों में से एक विपणन और बिक्री की जानकारी की निगरानी करना है। डेटाबेस में पहले से मौजूद मौजूदा क्लाइंट जानकारी के साथ, उन लोगों को ईमेल, फ्लायर, कूपन और नियमित मेल भेजना आसान है जो बिक्री या विशेष ऑफ़र में दिलचस्पी ले सकते हैं। छोटे व्यवसाय तब ट्रैक कर सकते हैं कि उनके मौजूदा क्लाइंट मार्केटिंग अभियानों के बाद कितने जवाब देते हैं।
नए ग्राहकों के लिए, पूरे अभियान को एक ही स्थान से बनाया और निगरानी की जा सकती है। यह कर्मचारियों के लिए यह देखना आसान बनाता है कि पहले से ही क्या पूरा हो चुका है, क्या किया जाना बाकी है, और क्या अनुवर्ती आवश्यक हैं।
ट्रैकिंग उत्पादन और सूची
ग्राहक ट्रैकिंग के समान, किसी भी व्यवसाय के लिए सूची, संसाधन, और स्टॉक पर डेटा ट्रैकिंग महत्वपूर्ण है। एक्सेस गोदामों में शिपमेंट पर डेटा दर्ज करना आसान बनाता है और यह जानने के लिए कि किसी विशेष उत्पाद को ऑर्डर करने का समय कब होता है। यह उन निर्माताओं के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिन्हें उत्पाद को पूरा करने के लिए कई अलग-अलग संसाधनों की आवश्यकता होती है, जैसे हवाई जहाज के हिस्सों या दवा सामग्री।
यहां तक कि सेवा उद्योगों को भी सूची रखना है, और एक ही स्थान पर यह सारी जानकारी रखने से यह देखना आसान हो जाता है कि कौन सा कंप्यूटर किस कर्मचारी को सौंपा गया है या यह निर्धारित करता है कि कार्यालय उपकरण को अपग्रेड करने की आवश्यकता है या नहीं। चाहे वाहन, मोबाइल डिवाइस, सीरियल नंबर, पंजीकरण जानकारी, उपयोगकर्ता लॉग, या हार्डवेयर लाइफस्पैन ट्रैक करना, छोटे व्यवसाय एक्सेस में अपने हार्डवेयर को अधिक आसानी से ट्रैक करने में सक्षम हैं।
हार्डवेयर से परे, व्यवसायों को सॉफ्टवेयर ट्रैक करने में सक्षम होना चाहिए। पंजीकरण से और सॉफ़्टवेयर का उपयोग संस्करण की जानकारी और उपयोगकर्ता को सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की अनुमति देने से, व्यवसायों को अपनी वर्तमान कॉन्फ़िगरेशन पर जानकारी को तेज़ी से और सटीक रूप से खींचने में सक्षम होना चाहिए।
रिपोर्ट और विश्लेषण चल रहा है
संभवतः एक्सेस का सबसे शक्तिशाली पहलू उपयोगकर्ता के सभी डेटा से रिपोर्ट और चार्ट उत्पन्न करने की क्षमता है। विभिन्न डेटाबेस में संग्रहीत सब कुछ संकलित करने की क्षमता माइक्रोसॉफ्ट को छोटे व्यवसायों के लिए एक पावरहाउस एक्सेस करता है। एक उपयोगकर्ता जल्दी से एक रिपोर्ट उत्पन्न कर सकता है जो मौजूदा मूल्य निर्धारण के खिलाफ संसाधनों की लागत की तुलना करता है, एक चार्ट बनाएं जो दिखाता है कि आगामी मार्केटिंग अभियान के लिए कितना स्टॉक है, या यह विश्लेषण करने के लिए कि कौन से ग्राहक भुगतान पर पीछे हैं, विश्लेषण चलाएं।प्रश्नों के बारे में थोड़ा अतिरिक्त ज्ञान के साथ, छोटे व्यवसाय इस बात पर नियंत्रण ले सकते हैं कि वे डेटा कैसे देखते हैं।
इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को अन्य माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों में जोड़ा जा सकता है। छोटे व्यवसाय एक रिपोर्ट की समीक्षा कर सकते हैं, ग्राहक डेटा देख सकते हैं, और वर्ड में चालान उत्पन्न कर सकते हैं। एक मेल मर्ज नियमित मेल मेल बना सकता है जबकि उपयोगकर्ता एक साथ Outlook में एक ईमेल उत्पन्न करता है। विवरण पर अधिक गहराई से देखने के लिए डेटा को एक्सेल में निर्यात किया जा सकता है और वहां से, प्रेजेंटेशन के लिए पावरपॉइंट पर भेजा जा सकता है। अन्य सभी माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों के साथ एकीकरण शायद किसी व्यवसाय की जानकारी को केंद्रीकृत करने के लिए एक्सेस का उपयोग करने का सबसे अच्छा कारण है।
