ईमेल समूह संदेशों में सभी का जवाब कब उपयोग करें

अगर जवाब देना अच्छा होता है, तो सभी को जवाब देना बेहतर होगा। सही? हर बार नहीं। अगर उत्तर सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण है, तो "सभी को उत्तर दें" का उपयोग किया जाना चाहिए।

कुछ उत्तर सभी परिदृश्य दुर्घटनाओं के कारण होते हैं जहां एक प्राप्तकर्ता को यह नहीं पता कि वे उस विकल्प पर क्लिक या टैप किए गए हैं। हालांकि, ज्यादातर इस तथ्य के कारण हैं कि व्यक्ति को यह नहीं पता कि सभी संदेशों को कब भेजना है।

किसी भी तरह से, यह समूह संदेश में शामिल अन्य लोगों के लिए आम तौर पर परेशान है। उचित ईमेल शिष्टाचार का उपयोग करना, चाहे कार्यस्थल या सामाजिक रूप से, अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण है। यही कारण है कि सभी को सावधानी से जवाब देना सबसे अच्छा है।

सभी को कब जवाब देना है

अपने ईमेल प्रोग्राम का जवाब केवल सभी फीचर का उपयोग करें जब मूल प्रेषक और मूल ईमेल के सभी लोगों को: और सीसी: फ़ील्ड में सभी लोगों को जानना आवश्यक होगा।

सभी को जवाब न दें जब:

• केवल मूल प्रेषक को आपके उत्तर को जानने की जरूरत है,
• मूल प्रेषक और कुछ अन्य प्राप्तकर्ताओं के बारे में जानने के लिए आपकी टिप्पणियां महत्वपूर्ण होंगी।
  • इस मामले में एक सामान्य उत्तर दें, और फिर मैन्युअल रूप से अन्य प्राप्तकर्ताओं को चुनें। यदि आप मदद करते हैं तो आप उनके पते को मूल ईमेल से कॉपी कर सकते हैं।
• आपका संदेश "धन्यवाद!" जैसा सरल है या "मैं भी।"
  • धन्यवाद नोटिस भेजने के लिए ठीक हो सकता है, लेकिन उन्हें हर दूसरे प्राप्तकर्ता को न भेजें। केवल प्रेषक को वास्तव में इस बारे में पता होना चाहिए कि आप संदेश के बारे में कैसा महसूस करते हैं, न कि समूह में हर दूसरे व्यक्ति।

उत्तर दें केवल सभी विशेष मामलों के लिए आरक्षित होना चाहिए। इसका उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब आपको समूह में प्रत्येक प्राप्तकर्ता को एक ही संदेश भेजने की आवश्यकता हो। अन्यथा, अगर आपको ऐसा करने की आवश्यकता नहीं है, तो आपको केवल प्रासंगिक व्यक्तियों को जवाब देना चाहिए। यह सिर्फ प्रेषक को जवाब दे सकता है या सीसी का उपयोग कर सकता है: या बीसीसी: एकाधिक, विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं के लिए फ़ील्ड।

उदाहरण के तौर पर, एक ईमेल प्राप्त करने पर विचार करें कि क्या आप इस सप्ताह के अंत में एक सेवानिवृत्ति पार्टी में आना चाहते हैं। दिखाओ कि इसे 30 अन्य लोगों को भेजा गया था और आपसे न केवल पूछा जाता है कि आप जा रहे हैं, लेकिन यदि आप कुछ खाना ला सकते हैं या किसी अन्य तरीके से मदद कर सकते हैं।

आमतौर पर इस स्थिति में हर किसी के लिए जवाब भेजने के लिए उचित नहीं है और यह समझाएं कि आप नहीं जा सकते क्योंकि आपको इस सप्ताह के अंत में काम करना है और आपका बच्चा बीमार है, इसलिए यह आपके लिए अच्छा सप्ताहांत नहीं है। वे विवरण प्रेषक के लिए प्रासंगिक हैं, लेकिन शायद आमंत्रित किए गए सभी लोगों के लिए नहीं।

हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब आपको सभी को जवाब देना चाहिए और जब आप सभी को जवाब देने की उम्मीद की जाती है। हो सकता है कि इसमें एक कार्य प्रोजेक्ट या कुछ अन्य प्राप्तकर्ताओं के बारे में समूह चर्चा शामिल हो जो सीधे अन्य प्राप्तकर्ताओं को शामिल करे।

कोई फर्क नहीं पड़ता, आपको दूसरों को एक बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने से पहले हमेशा इसे सोचना चाहिए। यह तब भी बदतर है जब कुछ लोग एक दूसरे के बाद एक संदेश भेज रहे हैं, और आपको एक या दो मिनट की अवधि में एक दर्जन ईमेल मिलते हैं। यदि आपको उन्हें पढ़ने की आवश्यकता नहीं है तो उन्हें ट्रैक रखने के लिए मुश्किल नहीं है बल्कि परेशान भी हैं।