जब एड्रन टर्नर ने एक लागत लेखाकार के रूप में एक नई भूमिका शुरू की, तो उसके पूर्ववर्ती से उसे दिए गए कार्यों में से एक मासिक रिपोर्ट थी जिसे संकलित करने में लगभग दो सप्ताह लग गए। उसने कंपनी में अपने पहले कुछ महीनों तक हर महीने इस पर घंटों बिताए, यहाँ तक कि अन्य जिम्मेदारियाँ भी उसकी मेज पर ढेर हो गईं।
तब उसे कुछ एहसास हुआ। किसी ने भी नहीं- उसके बॉस ने भी उसे रिपोर्ट पर कोई प्रतिक्रिया नहीं दी थी। पता चलता है कि वे इसे नहीं देख रहे थे, वह जो डेटा प्रदान कर रहा था उसमें अकेले खुदाई करते हैं। फ्रैंक होने के लिए, उसके पास इतना समय बिताने की तुलना में बेहतर चीजें थीं और इतना प्रयास किया कि किसी को कुछ भी नहीं मिला।
", मैं एक प्रभावी करियर कोच और सफलता के लिए एफआईटी के लेखक टर्नर का कहना है, " मैं अधिक प्रभावी और कुशल होने की राह देख रहा था। उन तरीकों में से एक उन चीजों के लिए अनुसूची में जगह खाली करना होगा, जिन्होंने प्रभाव को और अधिक बनाया।
हम अपने टू-डू सूचियों और हमारे दिनों में घंटों को थोड़ा और बारीकी से जांचने से लाभ उठा सकते हैं। वसंत सफाई, या किसी भी मौसम की सफाई की भावना में, यहाँ सात युक्तियां हैं जो आपको अपने कार्यक्रम को संभालने में मदद करती हैं।
1. स्टॉक लें और अपना समय ट्रैक करें
आप वास्तव में अपने कार्यक्रम को साफ नहीं कर सकते हैं यदि आप नहीं जानते कि इसमें क्या है- और इसमें आपके शाब्दिक और आधिकारिक कैलेंडर की सभी चीजें और वे सभी चीजें शामिल हैं जो नहीं हैं। ऑफ ऑफ द क्लॉक: फील कम बिजी: डोन्ट मोर मिलन के लेखक लॉरा वेंडरक्कम कहते हैं, "मैं हमेशा कहता हूं कि अगर आप अपना समय बेहतर ढंग से बिताना चाहते हैं, तो आपको यह पता लगाना होगा कि आप अपना समय कैसे व्यतीत कर रहे हैं।" वह कहती हैं, "लोगों के पास अपने समय के बारे में बहुत सी कहानियाँ हैं, " लेकिन वे कहानियाँ हमेशा सटीक नहीं होती हैं।
इसलिए वह एक ऐप, एक स्प्रेडशीट, या एक कागज के टुकड़े का उपयोग करके एक सप्ताह या कुछ दिनों के लिए आपके घंटों को ट्रैक करने की सलाह देती है। एक बार जब आप अपना समय देख रहे होते हैं, तो आप ऑब्जेक्टिव लुक ले लेते हैं, तो आप इसके माध्यम से छंटनी शुरू कर सकते हैं और यह तय कर सकते हैं कि जाने की क्या जरूरत है।
वांडरकम का कहना है कि आप मैरी कोंडो को चैनल दे सकते हैं - क्या वह योग क्लास बुधवार को खुशी बिखेरती है? उस शो के बारे में क्या आप द्वि घातुमान देख रहे हैं? -लेकिन केवल एक बिंदु पर। “यह सोचने के लिए एक हास्यास्पद बात है कि सब कुछ खुशी बिखेर देगा। आप अपनी नौकरी से प्यार कर सकते हैं, लेकिन आपका आवागमन आनंद नहीं फैलाएगा। आप अपने बच्चों से प्यार करती हैं लेकिन डायपर बदलने से खुशी नहीं होगी। ” विचार से पूछना है, “सबसे अधिक दर्द क्या है? और कुछ ऐसा है जिसके बारे में मैं वास्तव में कुछ कर सकता हूं? "
टर्नर इसी तरह का अभ्यास उन ग्राहकों के साथ करता है, जो करियर में बदलाव करना चाहते हैं या इसे आगे बढ़ाते हैं लेकिन उन्हें लगता है कि वे इतने व्यस्त हैं कि उनके पास अपने लक्ष्यों को समर्पित करने का समय नहीं है। वह उन्हें दो सप्ताह के लिए आधे घंटे तक एक समय लॉग रखती है। वे अक्सर महसूस करते हैं कि सोशल मीडिया के माध्यम से स्क्रॉल करने या स्लैक पर अपने पसंदीदा टीवी शो के बारे में बात करने में उन्हें कुछ घंटे लगते हैं और वे कुछ और अधिक उत्पादक, या यहां तक कि कुछ ऐसा भी कर सकते हैं जो वास्तव में आनंद लेते हैं।
2. पर्ज आवर्ती बैठक और कार्य
एक बार जब आप जानते हैं कि आपके कैलेंडर में क्या है, तो आप कर सकते हैं और पूछना चाहिए कि क्यों , Heather Yurovsky, एक संग्रहालय कैरियर कोच और शैटर एंड शाइन के संस्थापक हैं। “यहाँ पर प्रत्येक वस्तु का उद्देश्य क्या है? क्या हम उसे पूरा कर रहे हैं या कुछ बदलने की जरूरत है? ”वह बताती हैं। "आपके कैलेंडर में क्या है, इस सवाल से डरने की ज़रूरत नहीं है।"
आवर्ती बैठकों के साथ शुरू करें, जो बहुत आसानी से बना सकते हैं और अपने कैलेंडर को संभाल सकते हैं, क्योंकि वेंडरकम बताते हैं, "प्रत्येक को खुद को औचित्य नहीं देना है।"
यदि आप एक पुनरावर्ती बैठक के संवाहक हैं, तो युरोवस्की आपको महीने में एक बार विराम देने और पूछने के लिए प्रोत्साहित करता है, “क्या यह अभी भी समझ में आता है? क्या हम पूरा कर रहे हैं जो हमने पूरा किया? क्या लोग लगे हुए हैं और योगदान दे रहे हैं? (एक संकेत है कि एक बैठक होने की जरूरत नहीं है कि कोई और नहीं बोल रहा है।) "अगर इन सवालों के जवाब नहीं हैं, तो बैठक को रद्द करने, इसे कम या कम लगातार करने, या ईमेल के माध्यम से संबंधित जानकारी को संप्रेषित करने पर विचार करें। ।
यहां तक कि अगर आप प्रभारी नहीं हैं, तब भी आप कार्रवाई कर सकते हैं, जैसा कि टर्नर ने उस मासिक रिपोर्ट के साथ किया था। और यदि आप केवल प्रश्नों को प्रस्तुत करने या समस्याओं को प्रस्तुत करने के बजाय समाधान का सुझाव देकर ऐसा करते हैं, तो टर्नर कहता है, "इससे आपको लगता है कि आप जो कर रहे हैं उसमें निवेश किया गया है।" यदि यह किसी और की बैठक है, तो एक एजेंडा पूछें और यदि कुछ भी है जिस पर आपको पढ़ना चाहिए या चर्चा के लिए तैयार रहना चाहिए। आप शायद आयोजक को उन बैठकों पर सवाल उठाने के लिए याद दिला सकते हैं जो हमेशा से रही हैं।
3. महत्व और उर्जावान चीजों को क्रमबद्ध करें
यदि आपने अपना समय ट्रैक कर लिया है, लेकिन आपके सिर को इधर-उधर रखने में परेशानी हो रही है कि क्या रहना चाहिए और क्या जाना चाहिए, तो स्टीफन कोवे की क्लासिक बिजनेस बुक में दिखाए गए टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स का उपयोग करके टर्नर सुझाव देता है कि 7 आदतें बेहद प्रभावी लोगों की: व्यक्तिगत बदलाव में शक्तिशाली सबक । विचारों को महत्व और तात्कालिकता से गतिविधियों को क्रमबद्ध करना और उन्हें चार में से एक में रखना है:
- क्वाड्रेंट I: महत्वपूर्ण, अर्जेंट में महत्वपूर्ण समय सीमा के लिए संकट, अंतिम मिनट की बैठक जैसी चीजें शामिल हैं
- चतुर्थांश II: महत्वपूर्ण, तत्काल नहीं जिसमें रणनीतिक योजना, दीर्घकालिक लक्ष्य निर्धारण जैसी चीजें शामिल हैं
- क्वाड्रेंट III: महत्वपूर्ण नहीं है, अर्जेंट में कुछ ईमेल, फोन कॉल, मीटिंग और इवेंट जैसी चीजें शामिल हैं
- चतुर्थांश IV: महत्वपूर्ण नहीं है, तत्काल नहीं है, इसमें सोशल मीडिया के माध्यम से बिना सोचे-समझे स्क्रॉल करने जैसी चीजें शामिल हैं, टीवी देखना जो आप वास्तव में परवाह नहीं करते हैं
"तब आपको वास्तव में यह निर्धारित करना होगा कि आपको और अधिक करने की आवश्यकता है और आपको जितना संभव हो उतना उत्पादक होने के लिए कम से कम क्या करने की आवश्यकता है, " वह कहती हैं। उदाहरण के लिए, आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि आपकी दैनिक गतिविधियों का अधिकांश भाग III और IV में गिरता है, इसलिए आपका लक्ष्य उन लोगों को कम करना हो सकता है जो चतुर्थांश I और II में गतिविधियों के लिए जगह बनाते हैं।
4. छोटा या आउटसोर्स करना
कुछ मामलों में आप अपने कैलेंडर या कार्य को अपनी सूची में एक निश्चित घटना जोड़ने के लिए बस (अच्छी तरह से) नहीं कह सकते हैं। अन्य चीजें बस करनी हैं। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप उन्हें कम समय नहीं ले सकते हैं या आपको उन्हें करने के लिए एक होना होगा।
क्या कोई ऐसा काम है जिसे आप सौंप सकते हैं या आउटसोर्स कर सकते हैं? एक प्रबंधक के रूप में, यह आपकी प्रत्यक्ष रिपोर्ट में से किसी एक कार्य को पारित करने के लिए अधिक तुरंत संभव है। लेकिन भले ही आप पर्यवेक्षी स्थिति में न हों, छोटे तरीकों के बारे में सोचें जो आप भी कर सकते हैं। क्या आप डेटाबेस या सिस्टम को मैन्युअल रूप से अपडेट करने में घंटे बिता रहे हैं? क्या अधिक स्वचालित प्रक्रिया खोजने के लिए इंजीनियर के साथ साझेदारी करना संभव होगा? या क्या आप उस थकाऊ कार्यालय गृहकार्य को करने से व्यापार कर सकते हैं ताकि कोई भी व्यक्ति हर बार ऐसा न कर पाए?
यदि आप कुछ कार्यों को दूसरों को थोक में पास नहीं कर सकते हैं, तो उनके लिए आवश्यक समय और प्रयास को कम से कम करने का प्रयास करें। टर्नर के उदाहरण पर लौटने के लिए, उसने रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सुधारने के लिए अपने बॉस के साथ काम किया ताकि वह त्वरित मासिक स्नैपशॉट भेज सके और केवल एक साथ एक अधिक गहराई से रिपोर्ट तिमाही में डाल सके। इसने अपने बॉस और सहकर्मियों की ज़रूरतों के बारे में जानकारी हासिल करते हुए उसके लिए समय निकाला। जो कुछ भी यह है कि ऐसा लगता है कि यह आपके शेड्यूल पर अतिक्रमण कर रहा है, देखें कि क्या यह कम करने का एक तरीका है।
5. ब्लॉक बनाएं
दूर देखना आसान है और विभिन्न बैठकों और दायित्वों के साथ अपने कैलेंडर को फोड़ते हुए वापस आना है। चाहे वह आप हों या सहकर्मी, वहां पर प्रत्येक व्यक्ति की चीज को गिराना, यह आपके सिर के नीचे के समय के केवल कुछ हिस्सों को छोड़ता है और आपकी प्लेट पर कुछ सबसे बड़े कार्यों को पूरा करने की थोड़ी उम्मीद है। अपने शेड्यूल को साफ करने का एक हिस्सा फिर से बंद होने से रोकने के लिए रणनीति ढूंढ रहा है - जैसे कि आप यदि आप एक भौतिक स्थान का आयोजन कर रहे थे।
चेल्सी विलियम्स, एक म्यूज़ियम करियर कोच और प्रतिभा सलाहकार, आपके कैलेंडर पर समय के चक्रों को अवरुद्ध करने की सिफारिश करता है जब आप ईमेल या फोन कॉल का जवाब देने या बैठकों में भाग लेने के लिए उपलब्ध नहीं होंगे। आप इसे उच्च-स्तरीय रणनीतिक या केंद्रित परियोजना समय (चतुर्थांश द्वितीय गतिविधियों के लिए) का उपयोग कर सकते हैं। क्योंकि यह आपके कैलेंडर पर पहले से ही आरक्षित और दृश्यमान है, यह अन्य चीजों को आपके द्वारा आवश्यक समय पर जमा होने और लगाने से रोकता है। "आप एक स्थान बनाते हैं, " वह कहती हैं। और अगर आप इन ब्लॉकों को आवर्ती बनाते हैं, तो वह कहती है, वे आपके साप्ताहिक लय का एक स्वाभाविक हिस्सा बन जाते हैं।
", मैं अवरुद्ध करने का एक बहुत बड़ा प्रशंसक हूं, " यूरोव्स्की कहते हैं, जो इस रणनीति के साथ अन्य आवश्यकताओं की आशंका और संबोधित करते हैं। यदि आप अपने आप को कार्यालय को परेशान और चिंतित छोड़ते हुए पाते हैं, उदाहरण के लिए, वह दिन के अंतिम 30 या 45 मिनट को बंद करने की सलाह देती है। आप बैठक के तुरंत बाद दरवाजा बाहर चलाने से बच सकते हैं और अपने आप को हवा देने और अधिक सुचारू रूप से संक्रमण करने का मौका दे सकते हैं। "जहां भी आप समय को रोकते हैं आप तरोताजा महसूस करना शुरू करते हैं।"
6. डाउनटाइम मत भूलना
समय प्रबंधन सिर्फ अपने कार्यक्रम में मानवीय रूप से जितना संभव हो उतना निचोड़ने या इसे पूरी तरह से साफ़ करने के बारे में नहीं है, इसलिए आप पूरी तरह से कुछ भी नहीं कर सकते हैं। यह उन गैर-काम वाली चीजों के लिए जगह बनाने के बारे में है जिन्हें आप प्यार करते हैं और जो आपको रिचार्ज करने की अनुमति देती हैं।
वांडरकाम कहते हैं, '' आप जानबूझकर चुना हुआ समय कम करना चाहते हैं। "इस बारे में सोचें कि ऐसा क्या है जो वास्तव में मुझे कायाकल्प करता है?" यह प्रकृति, व्यायाम, दोस्त, कला, पाक, या कुछ और हो सकता है जो आप का आनंद लेते हैं जो आपकी लाक्षणिक बैटरी को भरता है। वेंडरकम के लिए, पढ़ना उन चीजों में से एक है। वह कहती है, "मुझे यकीन है कि मुझे पढ़ने के लिए अच्छी किताबें मिल गई हैं, " वह कहती हैं, क्योंकि "जब मेरे पास एक अच्छी किताब होती है तो मैं वही पढ़ती हूं जो मैं अपनी डिफ़ॉल्ट डाउनटाइम पसंद के रूप में करती हूं।", वह (हम में से कई की तरह) नासमझ सोशल मीडिया स्क्रॉल का शिकार होती है।
ऐसा नहीं है कि आपको आवश्यक रूप से अपने कैलेंडर में डाउनटाइम को पेंसिल करना होगा (या, erm, क्लिक करें और इसे वहां टाइप करें) -हालांकि अगर आप इसे पसंद करते हैं, तो इसके लिए जाएं! बस याद रखें कि यह समीकरण का एक जानबूझकर हिस्सा होना चाहिए। "हम खुली जगह को भरने की प्रवृत्ति रखते हैं क्योंकि हम उस चीज़ की तुलना कर रहे हैं जिसे हम करने के लिए कह रहे हैं या कुछ नहीं करने के बारे में सोच रहे हैं, " वेंडरम कहते हैं। “यह सही तुलना नहीं है। तुलना अन्य सभी चीजों के लिए है जो आप कर सकते हैं। ”
7. प्रिटेंड फ्यूचर यू इज प्रेजेंट यू
जब आप तीन सप्ताह दूर गुरुवार के बारे में बात कर रहे हैं, तो यह सोचना आसान है, "ओह यकीन है कि मैं तब स्वतंत्र हूं, बहुत अच्छा लग रहा है!" और अपने कैलेंडर पर यह विचार किए बिना कि क्या आप बुधवार तीन सप्ताह में उसी तरह महसूस करेंगे। अब से एक दिन माइनस।
वांडरकाम कहते हैं, "जब आप भविष्य में कुछ सोच रहे होते हैं, तो खुद से पूछें कि क्या आप इसे कल करेंगे।" "आप जानते हैं कि आपके पास अभी कितनी ऊर्जा है और यह मान लें कि यह कल के समान सुंदर होगा। यह आपको थोड़ा और विवेकपूर्ण बनाने की अनुमति देता है। ”संक्षेप में, यदि आप इसे आज या कल करने के लिए उत्साहित नहीं होंगे, तो आप शायद इसे अब से तीन महीने पहले करने के लिए उत्साहित नहीं होंगे, इसलिए तदनुसार अपने निर्णय लें। क्योंकि "अंततः भविष्य कल होगा।"
यह कहा जा रहा है, वेंडरकम अंतिम समय में लंबे समय से अटकी योजनाओं को रद्द करने की आदत के खिलाफ है। "यदि आप कुछ करने के लिए प्रतिबद्ध हैं और यदि यह आपके द्वारा मूल्य वाले लोगों के साथ है, तो संभवतः आपको इसे एक सीखने के अनुभव के रूप में मानना चाहिए, " वह कहती हैं। "अपने आप को याद दिलाएं कि यह अच्छी भावना नहीं है और मैं भविष्य में इससे कैसे बच सकता हूं?"
दूसरे शब्दों में, अपने शेड्यूल को साफ करना हमेशा उन चीजों को हटाने के बारे में नहीं है जो पहले से ही हैं - संभवतः पेशेवर या व्यक्तिगत संबंधों को नुकसान पहुंचाने के जोखिम पर। यह आपके समय पर एक संभाल पाने और इसे आगे बढ़ने के लिए तैयार रखने के बारे में है।
एक लंबी अवधि के लक्ष्य के रूप में अपने शेड्यूल की सफाई के बारे में सोचें। "मैं लोगों को बोल्ड होने के लिए प्रोत्साहित करता हूं, " वेंडरकम कहते हैं। यदि आप थोड़े बहादुर और बहुत इरादे वाले हैं, तो आप वह कर सकते हैं जो आपको पसंद नहीं है और जो आप करते हैं उससे अधिक।
