माइक्रोसॉफ्ट का उपयोग करनामेल मर्ज सुविधा, आप एक ही दस्तावेज़ को बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को मामूली परिवर्तन के साथ भेज सकते हैं। शब्द विलय इस तथ्य से आता है कि एक दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए एक पत्र) एक डेटा स्रोत दस्तावेज़, जैसे स्प्रेडशीट के साथ विलय किया जाता है।
इस ट्यूटोरियल के लिए डेटा 2007, 2010, 2013, 2016, और Office 365 सहित माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के अधिकांश संस्करणों के साथ संकलित किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की मेल मर्ज सुविधा वर्ड 2010, 2013, 2016 और ऑफिस 365 के साथ संगत है।
वर्ड मेल मर्ज सुविधा Excel से डेटा के साथ निर्बाध रूप से काम करता है। जबकि शब्द आपको डेटा स्रोत बनाने की अनुमति देता है, इस डेटा का उपयोग करने के विकल्प सीमित हैं। यदि आपके पास पहले से ही स्प्रेडशीट में आपका डेटा है, तो यह सभी जानकारी को Word के डेटा स्रोत में पुनः टाइप करने का अर्थ नहीं है।
मेल मर्ज के लिए डेटा तैयार करना
सैद्धांतिक रूप से, आप बिना किसी विशेष तैयारी के किसी वर्ड मेल मर्ज फ़ंक्शन में किसी Excel वर्कशीट का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, आपको मेल मर्ज प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए अपनी वर्कशीट तैयार करने में कुछ समय लगना चाहिए।
स्प्रेडशीट डेटा व्यवस्थित करें
आपका एक्सेल डेटा व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित किया जाना चाहिए पंक्तियों तथा कॉलम। प्रत्येक पंक्ति को एक रिकॉर्ड के रूप में सोचें और प्रत्येक कॉलम को उस फ़ील्ड के रूप में सोचें जिसे आप अपने दस्तावेज़ में डालने जा रहे हैं। यदि आपको रीफ्रेशर की आवश्यकता है, तो एक्सेल डेटा-एंट्री ट्यूटोरियल देखें।
एक शीर्षलेख पंक्ति बनाएँ
मेल मर्ज के लिए उपयोग करने के लिए इच्छित शीट के लिए हेडर पंक्ति बनाएं। एशीर्ष पंक्ति एक पंक्ति है जिसमें लेबल हैं जो इसके नीचे की कोशिकाओं में डेटा की पहचान करते हैं। एक्सेल कभी-कभी डेटा और लेबल के बीच अंतर करने के बारे में परिष्कृत हो सकता है, इसलिए हेडर पंक्ति के लिए अद्वितीय बोल्ड टेक्स्ट, सेल सीमाओं और सेल शेडिंग का उपयोग करके इन्हें स्पष्ट करें - यह सुनिश्चित करता है कि Excel आपके शेष डेटा से अलग हो।
बाद में जब आप मुख्य दस्तावेज़ के साथ डेटा विलय कर रहे हैं, तो लेबल मर्ज फ़ील्ड्स के नाम के रूप में दिखाई देते हैं, इसलिए आपके दस्तावेज़ में आप जो डेटा डाल रहे हैं, इस बारे में कोई भ्रम नहीं है।
अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में कॉलम लेबल करना एक अच्छा अभ्यास है, क्योंकि यह भविष्य में उपयोगकर्ता त्रुटि को रोकने में मदद करता है।
एक ही शीट पर सभी डेटा रखो
मेल विलय के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले डेटा को एक शीट पर होना चाहिए; यदि यह एकाधिक चादरों में फैला हुआ है, तो आपको चादरों को गठबंधन करने या एकाधिक मेल विलय करने की आवश्यकता है। साथ ही, सुनिश्चित करें कि चादरें स्पष्ट रूप से नामित हैं, क्योंकि आपको उस शीट का चयन करना है जिसे आप इसे देखने के बिना उपयोग करना चाहते हैं।
मेल मर्ज में डेटा स्रोत को जोड़ना
अपने वर्ड दस्तावेज़ के साथ अपनी तैयार एक्सेल स्प्रेडशीट को संबद्ध करने के लिए:
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पर क्लिक करें डाक से टैब का फीता.
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को चुनिए मेल मर्ज शुरू करें पहुंचने के लिए बटन ड्रॉप डाउन.
चूंकि हम इस उदाहरण के लिए हमारे डेटा को एक पत्र में लिखेंगे, हम इसका चयन करेंगे पत्र से विकल्प ड्रॉप डाउन.
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को चुनिए प्राप्तकर्ता का चयन करें पहुंचने के लिए बटन ड्रॉप डाउन.
हम एक सहेजे गए एक्सेल वर्कशीट से अपना डेटा आयात करना चाहते हैं, इसलिए चुनें मौजूदा सूची का प्रयोग करें … विकल्प।
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संवाद बॉक्स से, अपनी एक्सेल फ़ाइल ढूंढें और चुनें.
क्लिक करें ठीक आगे बढ़ने के लिए।
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वहाँ से तालिका का चयन करें संवाद बॉक्स, शीट का चयन करें अपनी मेज के साथ, और क्लिक करें ठीक बटन।
यदि आपके एक्सेल में कॉलम हेडर हैं, तो सुनिश्चित करें डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर शामिल हैं विकल्प चेक किया गया है।
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क्लिक करेंठीक.
अब जब डेटा स्रोत मुख्य दस्तावेज़ से जुड़ा हुआ है, तो आप टेक्स्ट दर्ज करना या अपना वर्ड दस्तावेज़ संपादित करना शुरू कर सकते हैं। हालांकि, आप Excel में अपने डेटा स्रोत में परिवर्तन नहीं कर सकते हैं। यदि आपको डेटा में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो Excel में डेटा स्रोत खोलने से पहले आपको Word में दस्तावेज़ को बंद करना होगा।
अपने दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड डालें
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दबाएंमर्ज फ़ील्ड डालें खोलने के लिए मेल मर्ज टूलबार पर बटनमर्ज फ़ील्ड डालें ड्रॉप डाउन।
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उस फ़ील्ड के नाम को हाइलाइट करें जिसे आप सूची से सम्मिलित करना चाहते हैं और क्लिक करेंसम्मिलित करें.
मेल मर्ज दस्तावेज़ देख रहे हैं
किसी दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड डालने पर, Word डेटा स्रोत से डेटा के स्वरूपण को पूरा नहीं करता है। यदि आप इटालिक्स, बोल्ड, या अंडरलाइन जैसे फॉर्मेटिंग को लागू करना चाहते हैं, तो आपको Word में ऐसा करना होगा।
यदि आप फ़ील्ड के साथ दस्तावेज़ देख रहे हैं, तो आप उस फ़ील्ड के दोनों किनारों पर डबल तीरों का चयन करते हैं, जिन्हें आप फ़ॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं। यदि आप दस्तावेज़ में विलय किए गए डेटा को देख रहे हैं, तो उस पाठ को हाइलाइट करें जिसे आप बदलना चाहते हैं।
किसी भी प्रारूपण परिवर्तन सभी विलय दस्तावेजों में किए जाते हैं, न केवल व्यक्तिगत व्यक्ति।
मर्ज किए गए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करना
मर्ज किए गए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करने के लिए, क्लिक करेंमर्ज किए गए डेटा देखें मेल मर्ज टूलबार पर बटन। यह बटन एक टॉगल स्विच की तरह काम करता है, इसलिए यदि आप केवल फ़ील्ड देखने के लिए वापस जाना चाहते हैं, न कि उनके पास मौजूद डेटा, तो इसे फिर से क्लिक करें।
उपयोग करके मर्ज किए गए दस्तावेज़ों के माध्यम से नेविगेट करें नेविगेशन बटन पर मेल मर्ज फीता। वे बाएं से दाएं हैं:पहले रिकॉर्ड, पिछला रिकॉर्ड, रिकॉर्ड करने के लिए जाओ, अगला रिकॉर्ड, तथा अंतिम रिकॉर्ड.
दस्तावेज़ों को मर्ज करने से पहले, उन सभी का पूर्वावलोकन करें, या जितना आप यह सत्यापित कर सकते हैं कि सबकुछ ठीक से विलय हो गया है। विलय डेटा के चारों ओर विराम चिह्न और अंतराल पर विशेष ध्यान दें।
जब आप दस्तावेज़ों को मर्ज करने के लिए तैयार होते हैं, तो आपके पास दो विकल्प होते हैं। आप जिस भी विधि को चुनते हैं, आपको एक संवाद बॉक्स प्रस्तुत किया जाता है जिसमें आप शब्द को सभी रिकॉर्ड, वर्तमान रिकॉर्ड, या रिकॉर्ड की एक श्रृंखला को मर्ज करने के लिए कह सकते हैं। अपनी पसंद के बगल में स्थित विकल्प बटन पर क्लिक करें और फिर क्लिक करेंठीक. यदि आप किसी श्रेणी को मर्ज करना चाहते हैं, तो आप प्रारंभिक संख्या और उन रिकॉर्ड्स के लिए अंतिम संख्या डालते हैं जिन्हें आप मर्ज में शामिल करना चाहते हैं, इससे पहले कि आप क्लिक करेंठीक. यदि आपने दस्तावेज़ मुद्रित करना चुना है, तो संवाद बॉक्स आने के बाद, आपको प्रस्तुत किया जाता है छाप संवाद बॉक्स। आप इसके साथ बातचीत कर सकते हैं जैसा कि आप किसी अन्य दस्तावेज़ के लिए करेंगे। मेल मर्ज दस्तावेज़ को अंतिम रूप दें
