यदि आप किसी ईमेल का जवाब देते हैं, तो यह स्पष्ट होना चाहिए कि आप क्या जवाब दे रहे हैं। यही कारण है कि मूल संदेश का पाठ आमतौर पर एक उत्तर में उद्धृत किया जाता है। इतना स्पष्ट है, लेकिन ईमेल में टेक्स्ट उद्धृत करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है।
सही काम करने के लिए एक बहुत समझदार अर्ध-मानक है। यह आपको उतना ही उद्धृत करता है जितना आवश्यक है जिस तरह से आपके उत्तर प्राप्तकर्ता को यह देखने की सुविधा मिलती है कि आप किस प्रतिक्रिया दे रहे हैं। यदि सभी ईमेल क्लाइंट (या ईमेल उपयोगकर्ता) अनुपालन करते हैं, तो संदेश हमेशा साफ और साफ दिखते हैं, और वे पढ़ने में आसान होते हैं।
सुझाए गए तरीके से उद्धरण करना उचित बात है, लेकिन यह उद्धृत पाठ को ट्रिम करने और इसे अच्छा दिखने के लिए कुछ काम भी है। क्या यह वास्तव में एक त्वरित और संक्षिप्त उत्तर के लिए आवश्यक है? और यदि आप Outlook जैसे ईमेल प्रोग्राम में उचित इंडेंटेशन का उपयोग करके उद्धरण देने का प्रयास करते हैं, तो आप या तो प्रतिक्रिया के एक घंटे तक बैठेंगे या दुर्भाग्य से विफल हो जाएंगे (या, शायद, दोनों)।
आलसी का रास्ता: आसान, अभी भी सही और अच्छा दिख रहा है
सौभाग्य से, कुछ करने के लिए हमेशा एक से अधिक तरीके हैं। आम तौर पर, ये विकल्प सभी सही नहीं हैं, लेकिन आसानी से एक से अधिक उचित दृष्टिकोण हो सकते हैं। अब, यहां एक अधिक जवाब देने वाला लेकिन अभी भी पूरी तरह से पठनीय और स्वीकार्य और संगत - और एक ईमेल का जवाब देने के लिए उचित तरीका है।
आलसी होने पर ईमेल जवाब को सही तरीके से प्रारूपित करने के लिए:
- उत्तर के शीर्ष पर अपना संदेश शुरू करें।
- उस मूल संदेश को शामिल करें जिसका आप नीचे जवाब दे रहे हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपका हस्ताक्षर उद्धृत पाठ से ऊपर है।
- उद्धृत सामग्री में कोई बदलाव न करें।
- आप निश्चित रूप से, इनलाइन अनुलग्नकों को अत्यधिक लंबाई में कटौती कर सकते हैं और (अक्सर हटा देना चाहिए)। उन्हें "…" के साथ बदलें।
- जितना संभव हो उतने शब्दों में दोहराएं, जिन प्रश्नों का आप उत्तर दे रहे हैं।
- केवल "हां" के बजाय, "आपने पूछा कि क्या हम सेब चाहते हैं। हाँ, हम करते हैं।" या "हम सेब चाहते हैं, हाँ।"।
- सुनिश्चित करें कि उद्धृत पाठ इंडेंट नहीं है, न तो '>' वर्णों और न ही उद्धरण सलाखों का उपयोग करना।
- यदि आप किसी उत्तर के उत्तर का उत्तर देते हैं, तो आप नीचे से पुराने, अब अनावश्यक संदेशों को हटा सकते हैं।
जीमेल जैसे ईमेल क्लाइंट और सेवाओं में जो स्वचालित रूप से संग्रहित और थ्रेड चर्चाओं को बुद्धिमानी से देखते हैं, उत्तर की यह शैली विशेष रूप से अच्छी तरह से काम करती है। चूंकि सभी उद्धृत पाठ एक ही स्थान पर हैं, इसलिए इसे आसानी से छुपाया जा सकता है और संदेश के समन्वय को परेशान किए बिना मूल संदेश के माध्यम से इंटर-संदेश संदर्भ स्थापित किया जाता है।
आलसी, सही उत्तरों के लिए अपना ईमेल प्रोग्राम सेट अप करें
बाद में आलसी होने के लिए, आपको पहले कुछ सेटअप कार्य करना पड़ सकता है। अधिकतर ईमेल प्रोग्राम और सेवाओं को आलसी के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है लेकिन सही जवाब देने में सही है, हालांकि:
- यूडोरा
- हॉटमेल
- मैक ओएस एक्स मेल
- आउटलुक एक्सप्रेस
- विंडोज मेल
