एक साझा मेलबॉक्स आपके ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य को केंद्रीय पते पर ईमेल भेजने की अनुमति देता है जहां एक टीम के हर व्यक्ति उन संदेशों को देख और जवाब दे सकता है।
Office साझा मेलबॉक्स क्या है?
लोगों के समूह के साथ ईमेल संदेशों को साझा करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक Office 365 साझा मेलबॉक्स सेट अप करना है। साझा किए गए मेलबॉक्स के साथ, मेलबॉक्स को सौंपा गया प्रत्येक व्यक्ति के पास संदेशों तक पूर्ण पहुंच होती है। वे आने वाले ईमेल पढ़ सकते हैं, संदेशों का जवाब दे सकते हैं, संदेशों को अग्रेषित कर सकते हैं और देख सकते हैं कि अन्य ने आने वाले मेल का जवाब कैसे दिया है।
जब कोई टीम सदस्य साझा मेलबॉक्स से ईमेल संदेश का जवाब देता है, तो ईमेल साझा किए गए मेलबॉक्स पते से भेजा जाता है, न कि व्यक्ति के ईमेल पते से। ईमेल प्राप्तकर्ता केवल साझा मेलबॉक्स का पता देखता है। यह आपके कर्मचारियों के व्यक्तिगत ईमेल पते को गोपनीय रखता है और यह आपके व्यवसाय को पेशेवर दिखता है।
आपका संगठन जितना आवश्यक हो उतने साझा मेलबॉक्स बना सकता है। साझा मेलबॉक्स में उपयोगकर्ता नाम या पासवर्ड नहीं हैं। साझा मेलबॉक्स को Office 365 लाइसेंस की आवश्यकता नहीं है, लेकिन मेलबॉक्स को सौंपा गया प्रत्येक उपयोगकर्ता के पास Office 365 सदस्यता होना आवश्यक है।
Office साझा मेलबॉक्स का उपयोग क्यों करें?
ग्राहक सेवा, मानव संसाधन या विपणन विभाग जो आने वाले ईमेल संदेशों को अगले उपलब्ध टीम सदस्य द्वारा उत्तर देना चाहते हैं, वे साझा मेलबॉक्स के प्रभावी उपयोग के अच्छे उदाहरण हैं। साझा मेलबॉक्स को सौंपा गया प्रत्येक व्यक्ति उस मेलबॉक्स में प्रत्येक संदेश को देख और जवाब दे सकता है।
Office 365 साझा मेलबॉक्स के साथ काम करना केवल ईमेल के बारे में नहीं है। यह आपके संगठन के लोगों को अधिक कुशलतापूर्वक काम करने में मदद करने के बारे में है। साझा मेलबॉक्स के साथ, आपकी टीमों को साझा संपर्क सूची और साझा कैलेंडर तक पहुंच होगी। साझा संपर्क सूची के साथ, समूह के प्रत्येक व्यक्ति के पास महत्वपूर्ण ईमेल पते तक पहुंच है। साझा कैलेंडर के साथ, समूह के सदस्य केंद्रीय नियुक्तियों में अपनी नियुक्तियां दर्ज कर सकते हैं कि समूह में हर कोई देख सकता है।
एक साझा मेलबॉक्स सेट अप करें
Office 365 साझा मेलबॉक्स केवल आपके कार्यालय सदस्यता के व्यवस्थापक द्वारा स्थापित किए जा सकते हैं।
साझा मेलबॉक्स सेट अप करने के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करें:
- अपने व्यवस्थापक खाते का उपयोग कर Office 365 Admin Center में साइन इन करें।
- चुनते हैं समूह> साझा मेलबॉक्स.
- चुनते हैं एक मेलबॉक्स जोड़ें.
- मेलबॉक्स पृष्ठ जोड़ें पर, नाम फ़ील्ड में साझा मेलबॉक्स के लिए एक नाम टाइप करें। मेलबॉक्स उपनाम स्वचालित रूप से ईमेल फ़ील्ड में बनाया जाता है लेकिन आप इसे किसी भिन्न चीज़ में बदल सकते हैं। साझा मेलबॉक्स नाम देने के बाद, चुनें जोड़ना मेलबॉक्स बनाने के लिए।
- अगले चरणों के तहत, चुनें सदस्यों को इस मेलबॉक्स में जोड़ें.
- साझा मेलबॉक्स सदस्यों के पृष्ठ पर, चुनें सदस्यों को जोड़ें.
- उन लोगों के बगल में एक चेक मार्क रखें जिनके पास साझा मेलबॉक्स तक पहुंच होगी। यदि आपको सूची में किसी व्यक्ति का नाम नहीं दिखाई देता है, तो अपना नाम खोज बॉक्स में टाइप करें। जब आप पूरा कर लें, तो चुनें बचाना.
प्रेषित ईमेल को साझा मेलबॉक्स में सहेजें
जब कोई साझा मेलबॉक्स से ईमेल संदेश भेजता है, तो उस संदेश की एक प्रति उनके प्रेषित आइटम फ़ोल्डर में सहेजी जाती है, साझा किए गए मेलबॉक्स पर नहीं। यदि आप इन ईमेल को साझा मेलबॉक्स में सहेजना चाहते हैं, तो साझा मेलबॉक्स सेटिंग्स संपादित करें।
यहां भेजे गए ईमेल संदेशों को साझा मेलबॉक्स में सहेजने का तरीका बताया गया है:
- चुनते हैं समूह> साझा मेलबॉक्स.
- साझा मेलबॉक्स का चयन करें।
- चुनते हैं संपादित करें प्रेषित आइटम सेटिंग के बगल में।
- प्रेषित आइटम पृष्ठ पर, स्लाइडर को इस मेलबॉक्स के रूप में भेजे गए प्रतिलिपि आइटमों के लिए ऑन स्थिति पर ले जाएं और इस मेलबॉक्स की तरफ से भेजे गए आइटम कॉपी करें। जब आप समाप्त कर लें, तो चुनें बचाना.
Outlook 2016, Outlook 2013 और Outlook 2010 में साझा मेलबॉक्स का उपयोग करें
एक बार आपके संगठन के व्यवस्थापक ने साझा मेलबॉक्स स्थापित कर लिया है, तो आपके उपयोगकर्ताओं को Outlook के डेस्कटॉप संस्करण में साझा मेलबॉक्स प्रदर्शित करने के लिए कुछ भी करने की ज़रूरत नहीं है। साझा मेलबॉक्स स्वचालित रूप से फ़ोल्डर फलक में दिखाई देगा।
साझा मेलबॉक्स से ईमेल भेजने के लिए:
- ओपन आउटलुक
- चुनते हैं नई ईमेल एक नया संदेश बनाने के लिए।
- चुनते हैं से और साझा मेलबॉक्स का चयन करें।
- अपना संदेश टाइप करें और चुनें भेजना.
वेब पर Outlook में साझा मेलबॉक्स तक पहुंचें
यदि आप किसी वेब ब्राउज़र में साझा मेलबॉक्स के साथ काम करना चाहते हैं, तो आपको इसे मैन्युअल रूप से जोड़ना होगा।
Outlook के ऑनलाइन संस्करण में साझा मेलबॉक्स जोड़ने के लिए:
- अपने कार्यालय 365 खाते में साइन इन करें और चुनें आउटलुक एप्लिकेशन।
- नेविगेशन फलक में, अपने मेलबॉक्स नाम पर राइट-क्लिक करें और चुनें साझा फ़ोल्डर जोड़ें.
- में साझा फ़ोल्डर जोड़ें संवाद बॉक्स, साझा मेलबॉक्स का ईमेल पता टाइप करें और फिर चुनें जोड़ना.
साझा मेलबॉक्स और आउटलुक मोबाइल ऐप
साझा मेलबॉक्स Outlook मोबाइल ऐप में प्रकट नहीं होते हैं। इसका अर्थ यह है कि यदि आप अपने स्मार्टफ़ोन से साझा किए गए मेलबॉक्स तक पहुंचना चाहते हैं, तो आपको ब्राउज़र खोलने और वेब पर Outlook का उपयोग करने की आवश्यकता होगी।
आप Outlook में और साझा मेलबॉक्स के साथ अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते के साथ कैसे काम करते हैं, इस बारे में थोड़ा सा अंतर देखेंगे। साझा मेलबॉक्स के साथ, आप और आपके टीम के सदस्य आपके ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, विक्रेताओं और अन्य लोगों के ईमेल का उत्तर देने के लिए बेहतर काम करेंगे।
