यह संभव है कि आपके पास एक ऐसी सूची हो जो आपको ऊर्जावान करती हो, आपको अपने दिन को प्राथमिकता देने में मदद करती है, और आपको उन अपरिहार्य विकर्षणों या असफलताओं के बाद भी आगे बढ़ते रहने के लिए प्रेरित करती है। फिर भी, कई लोग जो सूची लिखते हैं, वे खुद को शाम 6 बजे तक सब कुछ जांचने में असमर्थ पाते हैं।
और यह ज्यादातर इसलिए है क्योंकि वे अपनी सूची सही ढंग से नहीं बना रहे हैं। वास्तव में, कई लोग आदतन अपनी उत्पादकता को मार रहे हैं।
यदि आप निम्नलिखित में से किसी एक के दोषी हैं, तो मैं आपसे बात कर सकता हूं।
1. आप ऊर्जा पिशाचों के लिए समय निर्धारित कर रहे हैं
यहां तक कि अगर आपने पहले कभी इस वाक्यांश को नहीं सुना है, तो आप जानते हैं कि ये लोग कौन हैं: वे विशेष रूप से खुद पर ध्यान केंद्रित करके आपकी ऊर्जा को चूसते हैं, न कि टीम की भलाई के लिए। आपका समय और प्राथमिकताएं उनके रडार पर भी दर्ज नहीं होती हैं। और किसी कारण से, यह व्यक्ति लगातार आपको किसी चीज़ से मदद करने के लिए ईमेल कर रहा है, अधिक बार नहीं, एक समय लेने वाली चीज़ जो आपकी टू-डू सूची पर समाप्त होती है (आपको कोई लाभ नहीं होने के बावजूद)।
समाधान
आसान। यदि यह एक जरूरी, कंपनी-परिवर्तनशील मामला नहीं है, तो आप विनम्रता से एक सरल "अब मैं एक तंग समय सीमा के अंतर्गत हूँ और दुर्भाग्य से इस सप्ताह में मदद नहीं कर सकता" के साथ अलग हो सकता है। यह आपकी प्लेट पर क्यों नहीं है: “मैं वर्तमान में काम कर रहा हूँ। अगर यह जरूरी है, तो मैं अपने मैनेजर को लूप दे सकता हूं और उनसे पूछ सकता हूं कि वह मुझे कैसे प्राथमिकता देना चाहते हैं। "
2. आप उन वस्तुओं को सूचीबद्ध कर रहे हैं जो अस्पष्ट हैं
सीधे शब्दों में कहें, आपकी सूची में कोई भी आइटम जिसे एक कार्रवाई के रूप में सूचीबद्ध नहीं किया जा सकता है, वहां नहीं होना चाहिए। इसमें दोनों कार्य शामिल हैं जो अस्पष्ट हैं (परियोजना के बारे में प्रतिक्रिया) या बहु-चरण (लॉन्च नई लाइन)। आप या तो यह याद करने की कोशिश कर रहे हैं कि आप किस परियोजना का जवाब देना चाहते थे या दोपहर में एक लाइन शुरू करने की संभावना पर अभिभूत हो गए थे।
समाधान
इसके बजाय, अपनी सूची में मौजूद वस्तुओं के लिए स्पष्ट वाक्यांशों का उपयोग करें, हमेशा अपनी आवश्यकता से अधिक विवरण का उपयोग करें। क्योंकि शाम 4 बजे, आपके 9 AM विचार दूर की स्मृति हो सकते हैं। और, जब यह उन बड़ी वस्तुओं की बात आती है, तो उन्हें छोटे चरणों में तोड़ दें। वास्तव में, आपकी सूची में एक आइटम हो सकता है, "नई उत्पाद लाइन लॉन्च के लिए ड्राफ्ट समयरेखा।" यह समयरेखा तब उन छोटी कार्रवाई आइटम बन जाती है जिन्हें आप प्रत्येक सप्ताह अपनी सूची में डाल सकते हैं।
3. आप बहुत वस्तुओं के साथ अपनी सूची लोड कर रहे हैं
यदि आपकी सूची आपको वास्तविक रूप से पूरा करने की तुलना में अधिक आदर्शवादी है, तो आप खुद को असफलता के लिए स्थापित कर रहे हैं और खुद को उस उपलब्धि के अंत के दिन को प्राप्त करने से रोक रहे हैं। इसके अलावा, जब आप बहुत सारी चीजें लिखते हैं, तो आपको इसकी संभावना बहुत अधिक है। आपको नहीं पता होगा कि कहां से शुरू किया जाए और आपके पास विरासत की संभावना बढ़ जाएगी।
समाधान
बेले बेथ कूपर, सामग्री बफ़र के बाद, इंक । जेफ हैडेन के साथ निम्नलिखित सुझावों को साझा करते हैं कि आपकी टू-डू सूची को कैसे फिर से बनाया जाए:
आप कैसे निर्धारित करते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है? यह आम तौर पर वे गतिविधियाँ होती हैं जो औसत दर्जे की होती हैं, साथ ही जो सामान्य होती हैं, जिसका अर्थ है जब वे पूरी हो जाती हैं, तो वे उद्देश्यों को प्राप्त करने की दिशा में पूरी परियोजना, टीम या कंपनी को स्थानांतरित कर देती हैं।
4. आप ब्रेक शेड्यूल करना भूल रहे हैं
यकीन है, एक आदर्श दुनिया में आप सुबह 9 बजे कार्यालय में आ सकते हैं और शाम 6 बजे तक नॉनस्टॉप काम कर सकते हैं। लेकिन यह एक आदर्श दुनिया नहीं है और आप बाधित हो रहे हैं, भूखे हो रहे हैं, और अंत में घंटों तक बैठे हुए चींटियों को प्राप्त कर रहे हैं।
समाधान
इसमें सैर (मेरा व्यक्तिगत पसंदीदा) शामिल हो सकता है, खाने या पीने के लिए कुछ हथियाने, या एक उपयोगी या प्रेरणादायक वेबसाइट पर जा सकता है। विचारों की आवश्यकता है? यह सूची एक त्वरित कार्य विराम के लिए 55 उपयोगी और प्रेरणादायक वेबसाइटों पर प्रकाश डालती है।
5. आप रुकावटों के लिए किसी भी बफ़र रूम की अनुमति नहीं दे रहे हैं
आप अपनी प्राथमिकताओं को समझने और उन्हें लिखने के लिए बहुत प्रयास कर चुके हैं। लेकिन तब आप विचलित हो जाते हैं। ईमेल द्वारा, आपके सहकर्मी द्वारा, समाचारों को तोड़कर - सूची आगे बढ़ती है। इसलिए आपकी सभी कड़ी मेहनत और रंग-कोडित संदर्भों के बावजूद, आप दूसरा ट्रैक करते हैं कि पहला तत्काल संदेश आपके इनबॉक्स में आता है।
समाधान
हर दिन अपने शेड्यूल में कुछ अंतराल छोड़ें जहां आप कुछ भी नहीं शेड्यूल करते हैं। यह आपको इन अप्रत्याशित क्षणों में काम करने के लिए मार्जिन देगा। सबसे बुरी स्थिति? कुछ भी जरूरी नहीं है और आप अपना दिन जल्दी खत्म करते हैं।
इसके अलावा, आप सक्रिय होने से कई रुकावटों का भी सामना कर सकते हैं: किसी भी आंतरिक चैट पर अपनी स्थिति को "व्यस्त" बनाएं, अपने फोन को सीधे ध्वनि मेल पर जाने के लिए सेट करें, और अपनी ईमेल सेटिंग्स को समायोजित करें ताकि आप केवल तब सतर्क हो जाएं जब विशिष्ट लोग आपको संदेश दें । (यहां बताया गया है कि जीमेल और आउटलुक पर कैसे करें।)
एक टू-डू सूची बनाने का कोई सही तरीका नहीं है, लेकिन जिस तरह से आप अपना दृष्टिकोण रखते हैं वह आपके दिन को बना सकता है या तोड़ सकता है। इस बात की परवाह किए बिना कि आप क्या उपयोग करते हैं - एक ऐप, आपका कंप्यूटर, पुराने ज़माने की कलम और कागज़-इन पाँच उत्पादकता हत्यारों से बचें और आपको समय पर सही काम मिलेंगे।
