चलो असली हो। तथ्य यह है कि जीमेल आपको अपने इनबॉक्स को पांच उप-फ़ोल्डरों में विभाजित करने की अनुमति देता है, इसका केवल एक ही मतलब हो सकता है: हमें प्राप्त होने वाले अधिकांश ईमेल कुल बकवास हैं। और जब आप किसी सहकर्मी, अपने बॉस, या एक हायरिंग मैनेजर को एक नोट भेज रहे हों, तो यह संभवत: कुछ महत्वपूर्ण और वियाग्रा स्पैम या बज़फीड GIF के बीच कहीं उतर रहा है।
तो, आप यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आपके संदेश पर ध्यान दिया जाए और - अधिक महत्वपूर्ण रूप से पढ़ें? अपने आप को अपने प्राप्तकर्ता के जूते में रखो, और सुनिश्चित करें कि आप जो भी ईमेल लिखते हैं वह इन पांच सवालों के जवाब लिखता है।
1. मुझे यह क्यों खोलना चाहिए?
आपकी विषय पंक्ति आपके ईमेल की कॉलर आईडी है - यह निर्धारित करेगी कि यह उत्तर दिया गया या अनदेखा किया गया। इसे विशिष्ट और प्रत्यक्ष बनाएं ताकि आपका प्राप्तकर्ता जानता है कि संदेश से क्या उम्मीद की जाए। यदि आपको मंगलवार तक आपको प्रतिक्रिया देने के लिए अपने सहकर्मी की आवश्यकता होगी, तो अंतिम पंक्ति में एक नोट न दफनाएँ। अपना ईमेल "मंगलवार तक उत्तर दें: आज की बैठक से नोट करें" के बजाय "अरे" (जो सुनने के बराबर ईमेल है "हमें बात करने की आवश्यकता है")।
यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो स्थिति के नाम जैसे महत्वपूर्ण शब्दों या अपने अनुभव का उपयोग करें। "सामुदायिक प्रबंधक 4 वर्षों के अनुभव के साथ" लिखना आपके क्रेडेंशियल्स को सामने लाने का एक छोटा और मीठा तरीका है।
2. तुम कौन हो?
यदि आप पहली बार किसी को लिख रहे हैं - उदाहरण के लिए, एक हायरिंग मैनेजर या कोई ऐसा व्यक्ति जिसे आपने किसी कार्यक्रम में बोलते सुना है, लेकिन नहीं मिला-तो आप जल्द से जल्द तालमेल स्थापित करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, इससे पहले कि मैं किसी कंपनी को खुले फ्रीलांस पदों के बारे में एक कोल्ड ईमेल लिखता, मुझे पता चला कि संस्थापक और मैं दोनों एक ही कॉलेज में पढ़ते थे। मैंने अपने विषय में और अपने ईमेल के पहले वाक्य में "येल एलम" डाल दिया; मुझे एक प्रतिक्रिया मिली और 48 घंटे के भीतर एक साक्षात्कार निर्धारित किया गया।
जो भी आम जमीन आपको मिल सकती है, उसका उपयोग करें- स्कूल, आपसी दोस्त या हित, पेशेवर संगठन - जो यह बताने के लिए कि आप से जुड़ने लायक हैं। या यदि आप एक बड़ी कंपनी में काम करते हैं और आप एक कार्यकारी से संपर्क कर रहे हैं, जिसे आप पहले मिल चुके हैं, तो आप कब और कहाँ से जुड़े हैं, इसका त्वरित अनुस्मारक उसकी याददाश्त को जॉग करने में मदद करेगा।
3. आपको क्या चाहिए?
यही कारण है कि आप पहली जगह में लिख रहे हैं! अब बड़ी व्याख्या के लिए समय है, है ना? अभी नहीं। एक या दो वाक्यों में स्पष्ट और सम्मोहक होना। काम पर, अपने ईमेल को केवल एक संक्षिप्त प्रारंभिक संपर्क के रूप में सोचें जो फोन या व्यक्ति द्वारा लाइव वार्तालाप सेट कर सकता है यदि अधिक स्पष्टीकरण आवश्यक है।
यह विशेष रूप से ठंडे ईमेल के लिए सच है जब प्राप्तकर्ता आपके संदेश की आशंका नहीं करता है। यदि आप एक कॉफी बैठक का अनुरोध करने के लिए लिख रहे हैं, तो विशिष्ट रहें लेकिन साज़िश के लिए कमरा छोड़ दें। उदाहरण के लिए, "मुझे यह पसंद है कि मैंने सामग्री विपणन पर जो कुछ भी सीखा है उसे साझा करना पसंद करूं और सीखूं कि मैं आपकी वर्तमान परियोजनाओं में कैसे योगदान कर सकता हूं।" याद रखें: व्यस्त लोग अपने मस्तिष्क को "चुना" नहीं चाहते हैं, वे चाहते हैं विचारों का आदान-प्रदान करके होशियार होना।
4. मेरे लिए इसमें क्या है?
अपने ईमेल को लेन-देन के रूप में सोचें: जो आप अपने प्राप्तकर्ता से चाहते हैं, उसे उससे उतना ही लाभ होना चाहिए जितना कि वह आपको लाभान्वित करे। नौकरी पर, हम सभी अपने सहयोगियों, प्रबंधकों और ग्राहकों से अनुमोदन प्राप्त कर रहे हैं। आप अपने प्राप्तकर्ता को यह पूरा करने में मदद करने का अनुरोध कैसे कर सकते हैं? जैसे वाक्यांशों के साथ स्पष्ट रहें, "मैं आपकी टीम के लिए एक संपत्ति हो सकता है, " "यह आपके विचारों को अधिक स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने में मदद कर सकता है, " या "ग्राहक प्रतिक्रिया से पता चलता है कि वे इन जैसे समाधानों की तलाश कर रहे हैं।"
5. क्या आप इसकी सराहना करेंगे?
प्रत्येक दिन हमारे इनबॉक्स में आने वाले बहुत से अवैयक्तिक ईमेलों के साथ, थोड़ी मानवता दिखाते हुए, आपको बाहर खड़ा करना चाहिए। चाहे आप किसी सहकर्मी या ठंडे संपर्क को संबोधित कर रहे हों, आप उस व्यक्ति के समय का अनुरोध कर रहे हैं कि वह आपके ईमेल का सावधानीपूर्वक पालन करे। दिखाएँ कि आप "धन्यवाद" या "ईमानदारी से" (गंभीरता से, "सबसे अच्छा तरीका बहुत भ्रामक है") के साथ हस्ताक्षर करके प्रयास की सराहना करते हैं। थोड़ा सा शिष्टाचार आपकी प्रतिक्रिया को प्राप्त करने के लिए एक लंबा रास्ता तय करेगा।
इन सवालों को पोस्ट-इट नोट पर रखें और भेजने से पहले अपने संदेशों की जांच करें। न केवल आप ईमेल शिल्प में महारत हासिल करेंगे, आप किसी भी पेशेवर सेटिंग में एक अच्छे संचारक होंगे।
