मैं मानवीय रूप से जितना संभव हो उतना उत्पादक होने के लिए जुनूनी हूं, चाहे वह बेहतर समय सीमा तय कर रहा हो या मेरे दिनों को निर्धारित करने का सबसे प्रभावी तरीका हो।
लेकिन मेरा इनबॉक्स अभी भी एक बहुत बड़ा समय था। और किकर है: मैं बार-बार एक ही ईमेल का एक बहुत भेज रहा था।
जब मैंने डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करना शुरू किया। यदि आप उनसे परिचित नहीं हैं, तो आप एक प्रतिक्रिया को सहेज सकते हैं जिसे आप शिल्प कर सकते हैं और फिर, इसे लगातार रिट्वीट करने के बजाय, आप अपने ईमेल में क्लिक कर सकते हैं और सम्मिलित कर सकते हैं, जिससे आपका समय और प्रयास बच जाएगा।
अभी तक नहीं बिका? मैंने आपको शुरू करने के लिए पांच सामान्य, समय बचाने वाले टेम्प्लेट लिखे हैं जो आपको समझाएंगे कि यह समझ में आता है। (लेकिन पहले, आपको सेट-अप करने की आवश्यकता है। यदि आप एक जीमेल उपयोगकर्ता हैं, तो आपको यहां निर्देश मिलेंगे। और यदि आप एक आउटलुक उपयोगकर्ता हैं, तो उन्हें "क्विक पार्ट्स" कहा जाता है, और आप उन्हें देख सकते हैं। यहाँ।)
1. उत्तर देना बंद करना
कभी-कभी, आप त्वरित उत्तर बंद कर सकते हैं। लेकिन अन्य बार, आपकी प्रतिक्रिया को अतिरिक्त विचार या किंवदंतियों की आवश्यकता होगी। चूंकि आप इस बीच में व्यक्ति को अनदेखा नहीं करना चाहते हैं, इसलिए उन्हें यह बताने के लिए भेजें कि जब आप कर सकते हैं तो आप जवाब देंगे। यह इस तरह दिख रहा है:
2. एक स्थिति को परिभाषित करने के लिए
आप जानते हैं कि तनाव बढ़ने पर आप जो सबसे बुरे काम कर सकते हैं, उनमें से एक यह है कि कोई आपको ईमेल पर कैसा महसूस कराता है। भावनाओं को मजबूत होने पर इसे जोखिम में डालने के बजाय, पूर्व-निर्मित टेम्पलेट का उपयोग करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कार्यस्थल उपयुक्त टोन का उपयोग कर रहे हैं। यह इस तरह दिख रहा है:
3. निर्देश साझा करने के लिए
क्या आप लगातार लोगों को बता रहे हैं कि अपनी वेबसाइट को कैसे नेविगेट करें या अपने डेटाबेस का उपयोग करें? निर्देशों को समय-समय पर पुन: लिखने के बजाय, इसे एक बार टाइप करें और जब आप तनावग्रस्त या अति व्यस्त (या पूरे सप्ताह काम की नकल) करते हैं तो आपको लापता चरणों के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी। यह इस तरह दिख रहा है:
4. लो-प्रायोरिटी काम को रोकने के लिए
अपनी प्लेट पर बहुत ज्यादा हो गया? विकल्प प्रस्तुत करते हुए अपने ईमेल को संक्षिप्त और ईमानदार रखें। इसे इस्तेमाल करे:
5. एक अनुलग्नक भेजने के लिए
"कृपया संलग्न करें …" सबसे आम ईमेल उत्तरों में से एक होना चाहिए, जो इसे डिब्बाबंद प्रतिक्रिया टेम्पलेट के लिए एक आदर्श उम्मीदवार बनाता है। (बस "भेजें!" पर क्लिक करने से पहले फ़ाइल को वास्तव में संलग्न करना सुनिश्चित करें)। इसे इस्तेमाल करे:
ईमेल प्रतिक्रियाओं को सहेजना आपको अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने में मदद करेगा - और आपका समय। इस तरह, आप उन्हें तब लिख सकते हैं जब आप स्तर-प्रधान और स्पष्ट रूप से सोच रहे हों, और उन्हें उस तनावपूर्ण, समय की कमी वाले दिन के लिए काम करना है।
अंत में, यह मत भूलिए कि सिर्फ इसलिए कि वे बच गए हैं इसका मतलब यह नहीं है कि वे पत्थर में सेट हैं। जरूरत पड़ने पर उन्हें बदलने के लिए स्वतंत्र महसूस करें, ताकि वे आपके लिए आगे बढ़ने के लिए सही मायने में काम करें।
