आप मीटिंग से लेकर मीटिंग तक चलाते हैं। आपका इनबॉक्स रैफ़्टर्स से भरा हुआ है (और आप इसके बारे में यहाँ तक हैं)। आप हर दिन घंटों काम करते हैं और फिर भी ऐसा महसूस नहीं करते कि आपने अपनी टू-डू सूची में सेंध लगा ली है।
हम समझते हैं। हम वहाँ रहे हैं। और हम जानते हैं कि दिन में कभी भी पर्याप्त घंटे नहीं होंगे। इसलिए, हमने अंतिम उत्पादकता युक्तियों की एक सूची तैयार की है जो हमारे पास सबसे अधिक समय देने में मदद करती हैं।
इस दिन अपने हमले की योजना बनाने से लेकर ईमेल प्राप्त करने से लेकर उन गड़बड़ियों से निपटने के लिए जो हमेशा आपको लगती हैं, हम आपको हर चीज को यथासंभव कुशलता से पूरा करने में मदद करेंगे ताकि आपके पास अंत में अन्य चीजों के लिए समय हो (जैसे, तुम जानते हो, नींद)।
योजना आपका करने के लिए
- एक दिन में आपके द्वारा की जाने वाली चीजों की संख्या को कम न करें। डॉस की एक विशाल सूची बनाने के बजाय (और जब आप इसे पूरा नहीं करते हैं तो निराश महसूस करते हैं), हमारी 1-3-5 टू डू सूची की कोशिश करें: एक बड़े कार्य, तीन मध्यम आकार के कार्यों और पांच की योजना बनाएं हर दिन किए जाने वाले छोटे कार्य।
- “अगर मैंने पहले ही कुछ खत्म कर लिया है, तो मैं इसे लिखता हूं और सूची को बंद करता हूं। हमेशा कुछ देखकर अच्छा लगता है। ” माइकल पेग्स, @michaelpeggs
- भावनाओं को अपने कार्यों में संलग्न करने का प्रयास करें: अपने आप को याद दिलाते हुए कि एक बड़े ग्राहक पिच को खत्म करने से आपको "विजयी" महसूस होगा या आपके कर रिटर्न को लपेटने से आपको "बड़े पैमाने पर राहत" मिलेगी, बस आपको इसके माध्यम से सत्ता में आने की आवश्यकता हो सकती है।
- कभी भी अपनी सूची में केवल एक टू-डू के रूप में एक बड़ी परियोजना न डालें। इसके बजाय, अपने अंतिम लक्ष्य तक पहुँचने के साथ ट्रैक पर बने रहने में मदद करने के लिए इसे छोटे कार्यों में तोड़ दें।
- "एवरनोट के लिए धन्यवाद, मेरी संगठनात्मक प्रणाली एक नोटबुक के चिपचिपे मैश-अप, स्टिकी नोट्स, और टेक्स्ट एडिट फ़ाइलों को एक कसकर बुने हुए, एकीकृत एवरनोट सिस्टम में बदल गई है जो कि मेरे लैपटॉप, सेल फोन और टैबलेट में समन्वयित है। क्लाइंट नोट्स से लेकर ब्लॉग ड्राफ्ट से लेकर स्पीच स्क्रिप्ट तक, यह सब वहीं है। ” माइकल टेरेल, @michaelterrell
- जैसा कि आप उन सभी चीजों के बारे में सोच रहे हैं जो आपको करने की आवश्यकता है - दोनों काम और जीवन में - इस बात पर विचार करें कि आप उन्हें ट्रैक करके अपनी प्लेट से किन कार्यों को हटा सकते हैं।
- आप जिस चीज को कम से कम पहले करना पसंद करते हैं उसे प्राप्त करें यह आपको इसे तेजी से पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करेगा ताकि आप उन कार्यों को प्राप्त कर सकें जिन्हें आप अधिक आनंद लेते हैं, जिससे आपका बाकी दिन थोड़ा बेहतर हो।
- दोपहर के भोजन से पहले एक महत्वपूर्ण कार्य पूरा करें। रास्ते से बाहर एक बड़ी चीज प्राप्त करके, आप अपनी सूची में उस विशाल टू-डू के बारे में घबराहट महसूस किए बिना, दोपहर के भोजन के लिए एक रिवाइजिंग लंच ब्रेक ले सकते हैं और दोपहर की शुरुआत कर सकते हैं।
- “हर रविवार को, मैं उस सप्ताह क्या किया जाना चाहिए, इसकी एक सूची बनाता हूं। मैं आइटम करने के लिए एक दिन को ब्लॉक कर देता हूं। मैं प्रत्येक कार्यदिवस के अंतिम 30 मिनट को तीन प्राथमिकता वाले कार्यों के साथ अगले दिन की योजना बनाने के लिए सहेजता हूं। मैं उस अंतिम 30 मिनट का उपयोग कार्यों को बंद करने और ईमेल की जांच करने के लिए भी करता हूं। यह शुरुआती सुबह को इतना आसान बना देता है! ” अन्ना रयान, @classycareer
- वहाँ से बाहर कार्य प्रबंधन प्रणालियों का भार है, इसलिए अंततः, यह आपके लिए क्या काम करता है और इसके साथ चिपके रहने के बारे में है। लगातार नई प्रणालियों की कोशिश करना लंबे समय में आपके समय की बर्बादी होगी, इसलिए एक महीने का प्रयोग करें, और फिर प्रतिबद्ध करें। संकेत: आपका अंतिम सिस्टम कई का संयोजन हो सकता है!
ईमेल से निपटना
- केवल दिन के दौरान विशिष्ट समय पर ईमेल की जाँच करें, और इसे दिन में केवल 4-5 बार तक सीमित करने का प्रयास करें। यदि आपके पास लगभग इतना आत्म नियंत्रण नहीं है, तो इनबॉक्स को ईमेल करने के लिए अपने इनबॉक्स में ईमेल दिखाने से रोकने के लिए एक टूल का उपयोग करें जब तक आप उनके लिए तैयार नहीं होते।
- यदि ईमेल वास्तव में आपको कम कर रहा है, तो केवल एक दिन में दो बार जांच करने के लिए टाइम मैनेजमेंट निंजा की प्रणाली का प्रयास करें।
- जल्दी में ईमेल का जवाब देने की आवश्यकता है? पृष्ठ के निचले भाग में “मेरे iPhone से भेजे गए” परफ़ॉर्मेंटरी जोड़ें - भले ही आप अपने कंप्यूटर से ईमेल कर रहे हों। जबकि आपको हर समय ऐसा नहीं करना चाहिए, यह एक त्वरित तरीका है कि आप बिना सोचे समझे लोगों पर कुछ एक-वाक्य का जवाब दें।
- अपने ईमेलों को इस बात का उत्तर दें कि आपको उन्हें उत्तर देने में कितना समय लगेगा। यदि उत्तर देने में तीन मिनट से कम समय लगेगा, तो अभी इसे पूरा करें। यदि यह इससे अधिक लेगा, तो इसे अलग रख दें। और फिर, जब आपके पास समय का एक बड़ा हिस्सा होता है, तो पहले उन लोगों से निपटें।
- जितनी तेज़ी से आप जवाब देते हैं, उतनी ही छोटी आपकी प्रतिक्रिया की अनुमति दी जाती है - और कम समय आपको "देरी से प्रतिक्रिया / स्पष्टीकरण के लिए क्षमा करें" के साथ बर्बाद करना होगा। इसलिए, यदि आप 48 घंटे के भीतर ईमेल का जवाब नहीं दे सकते हैं, तो कम से कम एक त्वरित जवाब दें "मैं जल्द ही इसे प्राप्त करूंगा!"
- एक बार एक चौथाई, एक बड़े पैमाने पर इनबॉक्स को साफ करें और दो से तीन महीने से पुराने सभी संदेशों को संग्रहित करें। (गंभीरता से, इस बिंदु पर उनका जवाब देना सिर्फ शर्मनाक होगा।) जैसा कि ईमेल आप अपने इनबॉक्स में रोल करने के लिए सब्सक्राइब किए जाते हैं, इस बारे में एक स्नैप निर्णय लें कि क्या आप वास्तव में उन्हें पढ़ते हैं या यदि आपको सदस्यता समाप्त करनी चाहिए।
- “सुबह सबसे पहले ईमेल चेक करने से बचें। संदेशों का जवाब देकर अपने आप को अलग करना बहुत आसान है। मुझे लगता है कि जब तक मैं अपनी टू-डू सूची में से कुछ प्राथमिकता वाली वस्तुओं को पूरा करने के बाद इंतजार करता हूं, तब तक मैं ईमेल पर अधिक ध्यान दे सकता हूं, और मुझे यह भी लगता है कि मैंने अपना काम भी पूरा कर लिया है। ” हन्ना मॉर्गन @careersherpa
- एक ही चीज़ को बार-बार टाइप करने से बचने के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करें। किसी भी ईमेल के लिए जिसे आप नियमित रूप से भेजते हैं - या यहां तक कि ईमेल के केवल एक भाग के लिए, जैसे रैप-अप पैराग्राफ - एक डिब्बाबंद प्रतिक्रिया बनाते हैं जिसे आप जब भी आवश्यकता हो तब पॉप कर सकते हैं। डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के बारे में कभी नहीं सुना? यहाँ और जानें
- अपने इनबॉक्स से ईमेल को तुरंत और सही फ़ोल्डर में खींचने के लिए स्वचालित फ़िल्टर सेट करें। (न्यूज़लेटर जैसी चीजों के लिए यह एक बढ़िया विकल्प है जो आप अपने समय पर वापस आना चाहते हैं।)
- जब तक आप उनसे निपटने के लिए तैयार न हों, अपने इनबॉक्स से ईमेल खींचने के लिए बूमरैंग का उपयोग करें। यह दो कारणों से उपयोगी है: पहला, यह संदेश को दृष्टि से और दिमाग से बाहर निकालता है, जिससे आपको अन्य चीजों के बारे में सोचने के लिए जगह मिलती है। दूसरा, यह स्वचालित रूप से आपको बाद में ईमेल के बारे में याद दिलाता है, जिससे आपको अपने स्वयं के ट्रैकिंग के बारे में चिंता करने के लिए एक कम काम मिलता है।
- अपने इनबॉक्स में कम ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं? अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर के साथ एक ऑटो-प्रत्युत्तर बनाने का प्रयास करें। जब संभव हो, आगे और पीछे से बचने के लिए हमेशा सवालों के बजाय ईमेल के जवाब दें।
बैठक का प्रबंध
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जरूरत से ज्यादा समय निर्धारित न करें। अधिकांश बैठकें पूरे एक घंटे के लिए निर्धारित की जाती हैं, जब उन्हें 20 मिनट, 30 मिनट या 45 मिनट अधिकतम होना चाहिए।
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"अपडेट मीटिंग्स" शेड्यूल न करें- अपडेट अपडेट देना लगभग हमेशा ईमेल से हो सकता है। यदि बैठक का उद्देश्य या तो निर्णय लेने या किसी कार्रवाई को एक साथ पूरा करने के लिए नहीं है, तो इसे रद्द करें (या अच्छी तरह से अपने बॉस को सुझाव दें कि यह आवश्यक नहीं हो सकता है)।
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मीटिंग मोड से कार्य मोड पर स्विच करने से बचने के लिए अपनी मीटिंग्स को बैक-टू-बैक समूहीकृत करें या मीटिंग्स के बीच अजीब समय से निपटें जहां आपको लगता है कि आप कुछ भी नहीं कर सकते। बेहतर अभी तक, एक बैठक-मुक्त दिन निर्धारित करें ताकि आपके पास कम से कम एक दिन हो जब आप वास्तव में केंद्रित काम में गोता लगा सकें।
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यदि आप कार्यालय के बाहर किसी से मिल रहे हैं, तो इस बारे में सोचें कि क्या आपको वास्तव में व्यक्ति से मिलने की जरूरत है। क्या आपके लक्ष्य को एक फोन कॉल या वीडियो कॉन्फ्रेंस के बजाय पूरा किया जा सकता है?
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ट्रैक पर मीटिंग रखने के बारे में अविश्वसनीय रूप से सक्रिय रहें। प्रत्येक बैठक के लिए सभी को एक एजेंडा भेजें, और, यदि बातचीत विषय से दूर हो जाती है, तो इसे मजबूत करने से डरो मत। एक सरल, "चलो समय निर्धारित करने पर चर्चा करें कि बाद में यदि यह मददगार है, क्योंकि हमारे पास केवल 10 मिनट बचे हैं।" " अच्छी तरह से काम।
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क्या एक-के-बाद-एक फोन मिल रहे हैं? गुप्त रूप से इसे 19 मिनट से कम रखने का लक्ष्य रखें। इससे आपको मित्रवत चिट-चैट को न्यूनतम रखने और सीधे बिंदु पर पहुंचने में मदद मिलेगी। और अगर बातचीत चल रही है, तो एक अच्छा बहाना दें कि आपको क्यों लटका हुआ है (जैसे कि एक कठिन स्टॉप या एक सुस्त फोन)।
समय प्रबंधन
- चीजों को करवाने के लिए अपने सर्वोत्तम समय के आधार पर अपना शेड्यूल बनाएं। पता है कि आप सुबह में बिंदु पर हैं? इस समय को केंद्रित काम के लिए अलग रखें, और कोशिश करें और इसे मीटिंग्स या डिस्ट्रैक्शन से मुक्त रखें। हमेशा दोपहर 3 बजे के आसपास एक लुल्ला मारा? नासमझ कार्यों के लिए प्रतिदिन यहां एक घंटे की योजना बनाएं।
- “समय की छोटी सी बात की शक्ति को कम मत समझो। मीटिंग्स के बीच 15 मिनट बर्बाद करने के बजाय, 15, 10 या पांच मिनट में छोटे-छोटे कामों की एक सूची तैयार करें। ईमेल का जवाब दें, संपर्क करने के लिए संपर्क करें, कुछ इंडस्ट्री रीडिंग करवाएं। ” Fast Company
- निश्चित नहीं है कि आपका सारा मूल्यवान समय कहाँ जा रहा है? पूरे दिन आप जो कर रहे हैं उस पर नज़र रखने के लिए बचाव समय या टॉगल जैसे ट्रैकर का उपयोग करें। एक या दो सप्ताह के दौरान, आपको यह समझ में आना शुरू हो जाएगा कि समय-चूसने वाले अपराधी क्या हैं - और अपने हमले की योजना बनाने में सक्षम हों कि आप उनसे कैसे छुटकारा पाएँगे।
- आपको पूरे सप्ताहांत काम नहीं करना चाहिए, लेकिन अपने इनबॉक्स को साफ करने के लिए कुछ घंटों की कोशिश करें, छोटे, बिना दिमाग के काम करें, और किसी भी लुभावने प्रोजेक्ट पर शुरुआत करें। रविवार की शाम को मूवी देखने के दौरान ऐसा करना एक शानदार तरीका हो सकता है, बिना यह महसूस किए कि आप बहुत अधिक काम कर रहे हैं।
- अपने लाभ के लिए समय सीमा और समय सीमा का उपयोग करें। यहां तक कि अगर आप तकनीकी रूप से किसी कार्य की समय सीमा नहीं रखते हैं, तो अपने लिए एक सेट करें। यह जानते हुए कि आपके पास कुछ करने के लिए केवल दो घंटे हैं, यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आप इंटरनेट पर इसका एक घंटा बर्बाद न करें।
- यह उल्टा लगता है, लेकिन यह सुनिश्चित करें कि आपके दिन भर में बहुत सारे कार्यक्रम हों। जब हम शॉर्ट ब्रेक के बाद केंद्रित काम करते हैं तो हम सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। अपने डेस्क से उठने के लिए, स्नैक या कुछ पानी लेने के लिए, या ग्रिंडस्टोन पर वापस जाने से पहले कुछ मिनट के लिए सहकर्मी के साथ चैट करने के लिए खुद को याद दिलाने के लिए एक ऑनलाइन टाइमर का उपयोग करने का प्रयास करें।
- बजट अपने पसंदीदा distractions के लिए सीमित समय। यह जानने के बाद कि आपको कुछ घंटों के लिए काम करने के बाद इंस्टाग्राम पर 10 मिनट बिताने पड़ेंगे, अब आप इस पर समय बर्बाद करने से बच सकते हैं। इसके अलावा, कड़ी मेहनत के माध्यम से प्राप्त करने के लिए एक इनाम के रूप में उपयोग करना आपको प्रेरित रहने में मदद कर सकता है।
- “अगर आपको किसी प्रोजेक्ट पर जाने में परेशानी हो रही है, तो डैश चलाकर खुद को शुरू करें। दूसरे शब्दों में, उस परियोजना पर एक निश्चित समय या एक निश्चित राशि का काम निर्धारित करें जो आपको किसी और चीज़ पर जाने से पहले पूरी करनी होगी। ” 43 फ़ोल्डर
- “हमेशा बैकअप कार्य करें। ऐसे समय होते हैं जब जीवन आपकी उत्पादकता को पटरी से उतारने की कोशिश करेगा: एक व्यक्ति जिसे आपको बात करने की आवश्यकता है वह अनुपलब्ध है, इंटरनेट नीचे है, या आप केवल हाथ में काम पर ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते हैं। हमेशा अन्य विकल्प होते हैं ताकि आप अपना प्राथमिक कार्य पूरा न कर पाने के बावजूद भी कुछ कर पाएं। ” Time Management Ninja
व्यवधानों से निपटना
- “मैं अपने कंप्यूटर को बंद कर देता हूं और अपने फोन को विषम स्थानों पर छोड़ देता हूं जो मुझे तुरंत इसे खोजने से रोकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि मैं डिस्कनेक्ट हूं और पूरी तरह से मौजूद हूं। और सच्चाई यह है कि मुझे पता है कि मेरे मस्तिष्क को एक विराम की आवश्यकता है, अन्यथा मेरे व्यवसाय को नुकसान होगा। ” क्रिस्टी मिम्स, @revolutionsclub
- अपने सहकर्मियों को आपको विचलित करने के लिए एक त्वरित समाधान की आवश्यकता है? अपने हेडफ़ोन में पॉप। यह मूर्खतापूर्ण सबूत नहीं है, लेकिन यदि आप प्लग-इन और ऑन-टास्क देखते हैं, तो लोग आपको एक गैर-जरूरी प्रश्न या गपशप के साथ संपर्क करने की बहुत कम संभावना रखते हैं।
- जब आप दिलचस्प लेखों पर ठोकर खाते हैं, तो उन्हें पढ़ने न दें अब अपनी उत्पादकता के तरीके से प्राप्त करें। इसके बजाय, बाद में पढ़ने के लिए उन्हें बचाने के लिए पॉकेट या इंस्टापैपर जैसी सेवा का उपयोग करें जब आपके पास अधिक समय हो (जैसे कि शायद आपके आवागमन पर)।
- हर हफ्ते इंटरनेट-फ्री समय नामित करें। जबकि हमारे बहुत से काम इंटरनेट पर निर्भर करते हैं, फिर भी कुछ चीजें हैं जिन्हें हमें इसके बिना पूरा करने की आवश्यकता है - और ये अक्सर ध्यान केंद्रित किए जाने वाले कार्य हैं जिनसे हम सबसे अधिक बचते हैं। उन कार्यों में गोता लगाने के लिए हर हफ्ते कुछ घंटों के लिए अपना वाई-फाई बंद करें।
- काम पर सोशल मीडिया का उपयोग करने के बारे में आक्रामक हो जाओ। आदर्श रूप में, आपको इसका उपयोग बिल्कुल नहीं करना चाहिए। यदि आपको इसे अपने "विचलित समय" तक सीमित करना है और ऑटो-लॉगिन को अक्षम करना है, तो आपके पास हर बार फेसबुक पर पॉप अप करने के लिए एक बाधा है। आक्रामक होने की जरूरत है? कार्यदिवस के दौरान अपनी पहुंच को अवरुद्ध करने के लिए SelfControl जैसी ऐप आज़माएं।
- मल्टीटास्क की कोशिश करना बंद करो! हम वास्तव में इसके लिए नहीं बने हैं, और जब यह महसूस हो सकता है कि आप अधिक काम कर रहे हैं, तो सब कुछ अंततः आपको अधिक समय लगेगा। यदि यह आपके लिए एक कठिन है, तो एक या दो आक्रामक तरीके से मोनो-टास्किंग करें।
- “मल्टीटास्किंग की तरह, अव्यवस्था आपकी इंद्रियों को ओवरलोड करती है और आपके लिए सामान प्राप्त करना कठिन बना देती है। यदि आप अपने आप को ध्यान केंद्रित करने में परेशानी महसूस कर रहे हैं, तो अपने डेस्क (और अपने कंप्यूटर डेस्कटॉप) को देखने के लिए चारों ओर देखें कि क्या उनमें से किसी को थोड़ी सी भी छेड़छाड़ की आवश्यकता है। ” ooomf
- जब आपको ध्यान केंद्रित समय की आवश्यकता हो तो सहकर्मियों से खुद को बंद करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। यदि आप एक आंतरिक चैट सिस्टम का उपयोग करते हैं, तो अपने "डू नॉट डिस्टर्ब" संदेश पर रखें, जिससे लोगों को पता चले कि आप किसी चीज़ पर काम कर रहे हैं और जब आप फिर से उपलब्ध होंगे। और अगर आपके पास दरवाजे के साथ एक वास्तविक कार्यालय है? इसे बंद करें, सामने वाले पर एक अच्छी बात के साथ एक ही बात समझाएं।
- अंतिम फोकस के लिए, सुनिश्चित करें कि नए संदेश आने पर आपका कोई भी उपकरण आपको पिंग करने के लिए तैयार नहीं है। यहां तक कि कुछ भी जितना छोटा हो सकता है आपके फोन से उतने ही उत्पादक प्रवाह को नष्ट करने के लिए पर्याप्त हो सकते हैं।
