यदि आप अपनी टीम से "मीटिंग" शब्द कहते हैं, तो आपको "हेक हाँ" के बजाय "क्यों?" हम इंतजार नहीं कर सकते! ”
बहुत सारी बैठकों में से एक कारण इतनी बुरी तरह से खत्म हो जाना है क्योंकि वे सही शुरू नहीं करते हैं। जैसा कि आपने शायद देखा है, पहले कुछ मिनटों ने अक्सर शेष के लिए टोन सेट किया। यदि यह एक मजबूत शुरुआत नहीं करता है, तो आपकी टीम के सदस्य बाहर निकल जाते हैं या ट्रैक से हट जाते हैं। और आप जानते हैं कि एक चर्चा का नेतृत्व करने से बुरा कुछ नहीं लगता है और लोगों को देखकर उनके फोन पर झलकने लगती है।
बेशक, यदि आपने तैयारी के लिए समय लिया है, तो आप इससे बच सकते हैं। आखिरकार, आपकी बैठकें सिर्फ ऑटोपायलट पर नहीं होनी चाहिए। तुम सिर्फ एजेंडे में शुरू करने और पर जुआ खेलने से हर एक को शुरू करने की जरूरत नहीं है। इसके बजाय, आप इसे विभिन्न तरीकों से किक कर सकते हैं।
1. मीटिंग के बारे में सभी को बताएं
ज्यादातर लोग WIIFM (व्हाट्स इन इट फॉर मी?) में ट्यून होते हैं। उपस्थित लोगों को संलग्न करने के लिए, आपको पहले उन्हें यह याद दिलाना होगा कि वे आपके साथ एक कमरे में क्यों बैठे हैं, उन्हें उनके काम से दूर किया जा रहा है। हां, आपने मीटिंग सेट करते समय संभवतः कुछ का उल्लेख किया है, लेकिन उद्देश्य को फिर से बताना हमेशा अच्छा होता है। (संकेत: यदि आप सम्मोहक उद्देश्य से नहीं आ सकते हैं, तो आपको शायद बैठक रद्द कर देनी चाहिए।)
फिर, इस बात का पालन करें कि आपकी टीम विशेष रूप से इस मामले पर चर्चा क्यों करती है। आपको प्रत्येक सदस्य को इंगित करने और साझा करने की आवश्यकता नहीं है कि उसे बैठक में क्यों या उसकी आवश्यकता है, लेकिन आपको यह स्पष्ट करने की आवश्यकता है कि हर कोई एक कारण के लिए है। "कंपनी की मार्केटिंग टीम के रूप में, यह हमारे लिए अगली तिमाही में अपने दर्शकों को विकसित करने के लिए तीन ठोस विचारों के साथ आने के लिए है" या "इस कमरे में हर कोई आपके संगठन कौशल के कारण आपके प्रबंधक द्वारा अनुशंसित किया गया था।" (फिर, अगर कोई व्यक्ति है। बैठक जिसका कोई उद्देश्य नहीं है, उसे या उसकी उपस्थिति को न बनाएं।)
2. सकारात्मकता को प्रोत्साहित करें
आप मीटिंग की शुरुआत कैसे करते हैं, यह तय करने के लिए करता है कि इसका बाकी हिस्सा कैसे जाता है। यदि बैठक शिकायत, पकड़ और रोना के साथ शुरू होती है, तो यह बहुत अच्छी तरह से समाप्त हो सकती है। दूसरी ओर, यदि आप आशावाद के साथ खुलते हैं, तो शेष चर्चा पर इसका सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।
आप अपनी टीम के सदस्यों से प्रत्येक शेयर के बारे में पूछ सकते हैं जो कुछ अच्छा हो रहा है। या, यदि समूह बहुत बड़ा है, तो आप समूह की हाल की उपलब्धि के लिए प्रशंसा करके शुरू कर सकते हैं - चाहे वह बड़ा हो या छोटा। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी कंपनी या आपके विभाग के भीतर क्या हो रहा है, यह एक उत्थान नोट पर बातचीत शुरू करने के लिए महत्वपूर्ण है। अन्यथा लोग व्याख्यान, बुरी खबर और निराशाजनक रिपोर्टों के साथ बैठकों को जोड़ना शुरू करते हैं।
3. एक आश्चर्य की बात सांख्यिकीय या मार्मिक उद्धरण साझा करें
एक चौंका देने वाला आँकड़ा या आनंददायक उद्धरण भाषण के लिए सिर्फ एक अच्छा सलामी बल्लेबाज नहीं है; यह एक महान चर्चा का चारा भी हो सकता है। बैठक के मुख्य उद्देश्य पर जाने से पहले आपकी टीम के पास चर्चा करने के कुछ मिनट हैं।
जाहिर है, यह एक प्रतिमा या उद्धरण होना चाहिए जो किसी तरह समग्र बैठक की सामग्री से संबंधित हो। हो सकता है कि यह कंपनी के हालिया विकास अनुमानों की संख्या है, या शायद यह एक नए उद्योग अध्ययन से एक चौंकाने वाला उद्धरण है। जो कुछ भी हो सकता है, यह आपकी टीम को ध्यान केंद्रित करने और ट्रैक पर रखने के लिए पर्याप्त प्रासंगिक होना चाहिए।
4. एक कहानी बताओ
एक कहानी एक नैतिक शिक्षा दे सकती है, एक महत्वपूर्ण सबक दे सकती है, या यहां तक कि लोगों को हँसा सकती है। इसके बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि यह आपके अपने मुंह से नहीं आ रहा है, जो "झटका" (यदि नरम नरम करने की आवश्यकता है) को नरम करता है।
एक उद्धरण या एक स्टेटमेंट की तरह, आपको एक कहानी साझा करनी चाहिए जो किसी तरह बैठक से संबंधित हो। हालाँकि, आपके यहाँ थोड़ा अधिक लचीलापन है। उदाहरण के लिए, आप एक सफलता की कहानी साझा कर सकते हैं; एक ग्राहक, या एक टीम के सदस्य के साथ अच्छी तरह से चला गया जो ड्यूटी के कॉल से ऊपर और परे चला गया। या आप किसी ऐसी चीज के बारे में बात कर सकते हैं जिसे आपने हाल ही में पढ़ा है जिसमें एक अविश्वसनीय रूप से सफल उत्पाद रोलआउट शामिल है, जिसने आपको उस रणनीति पर फिर से विचार किया है जो आपने शुरू में रखी थी। लोग संदर्भ की परवाह किए बिना एक किस्से से अच्छी तरह से संबंधित हैं। यह उल्लेख करने के लिए नहीं कि यह केवल मन के बजाय विचार प्रक्रिया में शामिल है।
एक अच्छी बैठक एक कला का एक सा है, इसलिए अपने आप को प्रवाह का पता लगाने के लिए कुछ समय दें। चीजें पहली बार पूरी तरह से नहीं हो सकती हैं, लेकिन अगर आप इसे काम करने में प्रयास करते हैं, तो सुधार के लिए हमेशा जगह है।
