पिछले कुछ महीनों से, मैं 2015 के लिए अपने संगठन के कार्यक्रम को एक साथ रखने की कोशिश कर रहा हूं। मुझे जो सबसे महत्वपूर्ण काम करना था, वह यह सुनिश्चित करना था कि मुझे पता था कि जब हमारे सभी कार्यक्रम हो रहे थे। लेकिन इससे पहले कि मैं उन्हें अपने कैलेंडर में पेंसिल कर पाता, मुझे सबसे पहले यह महसूस करना था कि मुझे वास्तव में किन घटनाओं की योजना बनाने की जरूरत है।
गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए, आपके द्वारा होस्ट की जाने वाली घटनाएं प्राथमिक तरीके हैं जो आपके समुदाय आपके संगठन के साथ बातचीत करेंगे। और इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि वे आपका अच्छी तरह से प्रतिनिधित्व करें। जल्दबाजी में एक साथ फेंका गया इवेंट इसे देखेगा- और ऐसा लगेगा कि आपका संगठन अक्षम है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सर्वोत्तम घटनाओं की मेजबानी कर सकते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी घटनाओं को प्राथमिकता दें और उन्हें यथासंभव प्रभावी बनाने की योजना बनाएं।
पिछले 10-प्लस वर्षों में मैंने गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए काम किया है, मैंने एक घटना की योजना बनाने का निर्णय लेने से पहले खुद से पूछने के लिए चार महत्वपूर्ण प्रश्न विकसित किए हैं।
1. इस घटना से हमारे संगठन को क्या चाहिए?
मूल रूप से, आप पहली बार में इस कार्यक्रम की मेजबानी करने पर विचार क्यों कर रहे हैं? क्या आप पैसे जुटाने की कोशिश कर रहे हैं? यदि हां, तो कितना? क्या आप नए समर्थकों से मिलने या नए कनेक्शन बनाने की कोशिश कर रहे हैं? यदि यह एक धनवान नहीं है, तो शायद आप नए ग्राहकों को आकर्षित करने और उन लोगों को शिक्षित करने की कोशिश कर रहे हैं जो पहले से ही एक नई पहल के बारे में आपके संगठन का हिस्सा हैं।
यदि यह घटना आपके लिए कुछ नहीं कर रही है, तो आप क्यों कर रहे हैं? इससे पहले कि आप समय और संसाधनों के लिए इस संगठन के परिणामों में आपके संगठन की क्या हिस्सेदारी है, आपको स्थापित करने की आवश्यकता है। यह आपकी अन्य सभी गतिविधियों के संदर्भ में घटना को प्राथमिकता देने में भी आपकी मदद करेगा।
2. इस कार्यक्रम से आपके मेहमानों को क्या चाहिए?
यद्यपि आपको अपनी आवश्यकताओं पर पहले विचार करना चाहिए, वास्तव में यह घटना आपके मेहमानों के बारे में है। आपको अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए (जो आपने ऊपर दिए गए प्रश्न का उपयोग करके उल्लिखित किया है), आपको उपस्थित लोगों को सही तरीके से बातचीत करने के लिए लुभाने की आवश्यकता है।
भूतकाल और संभावित मेहमानों से बात करें कि वे आपकी घटनाओं के बारे में क्या पसंद करते हैं और भविष्य में वे क्या चाहते हैं। क्या वे एक "अंदरूनी सूत्र" की तरह महसूस करते हैं या अपनी उदारता के लिए सार्वजनिक रूप से पहचाने जाते हैं? कुछ लोग कह सकते हैं कि वे ज़ोर से, जीवंत घटनाओं को पसंद करते हैं; दूसरों को अधिक मधुर रात पसंद हो सकती है। इस रणनीति का एक बोनस लाभ यह है कि आप जिन लोगों का साक्षात्कार लेते हैं, वे निश्चित रूप से यह देखना चाहेंगे कि आपने अपने अगले कार्यक्रम में उनकी सलाह कैसे ली।
3. हम यह कैसे करने जा रहे हैं?
अब जब आपके पास यह महसूस होगा कि आपके मेहमानों को क्या चाहिए, तो आपको यह सोचना होगा कि उन्हें क्या देना है। उदाहरण के लिए, यदि आपके मेहमानों को आपके कार्यक्रम की बेहतर समझ रखने की आवश्यकता है, तो हो सकता है कि आप उस विशिष्ट कार्यक्रम के साथ अपने अनुभव के बारे में एक ग्राहक से बात करने का फैसला करें, या आप एक वीडियो दिखाएं और अपने मॉडल के बारे में पठन सामग्री वितरित करें। या, यदि आपके पास एक प्रमुख धन उगाहने वाला लक्ष्य है और एक मजेदार-प्यार करने वाला दर्शक है, तो शायद एक लाइव नीलामी एक रास्ता है।
चूंकि यह सिर्फ एक रूपरेखा है, आपको विवरण में बहुत गहराई तक गोता लगाने या पूरी तरह से अभी तक कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, यदि आपको पता है कि आपके पास ऐसी घटना करने की क्षमता नहीं है जो आपके संगठन और मेहमानों की जरूरतों को पूरा करेगी, तो अब यह पता लगाने का समय है। जरूरी नहीं कि आप विचार को स्क्रैप करें, लेकिन यह प्रश्न आपको यह पता लगाने में मदद करेगा कि क्या आपको अतिरिक्त मदद या भर्ती करने की आवश्यकता है।
4. यह घटना अन्य घटनाओं से कैसे भिन्न है?
एक वर्ष में दो बार एक ही कार्यक्रम में जाने से बुरा कुछ नहीं है - और मेजबान के लिए कुछ भी अधिक महंगा नहीं हो सकता है। यदि आप अपने आप को एक ही वर्ष में डोनर्स के एक ही समूह के लिए लंच, डिनर, और गोल्फ की योजना बना पाते हैं, तो आप निवेश पर डोनर थकान और कम रिटर्न की उम्मीद कर सकते हैं। इसके बजाय, उन दाताओं के लिए एक प्रमुख झटका घटना की योजना बनाने पर विचार करें, और फिर आपकी संभावनाओं या सर्वश्रेष्ठ स्वयंसेवकों के लिए एक छोटी घटना।
लड़ाई में
आरंभ करने में आपकी सहायता करने के लिए, मैंने हाल ही में इन चार प्रश्नों का उपयोग करते हुए एक घटना के लिए एक नमूना रणनीति प्रस्तुत की है:
हमारी जरूरतें क्या हैं?
- $ 50, 000 उठाएँ
- पाँच दाताओं को अपग्रेड करें
- 10 नए दाताओं को आकर्षित करें, तीन $ 5K या अधिक पर
- नए पूंजी अभियान का परिचय दें
मेहमानों को क्या चाहिए?
- यह महसूस करने के लिए कि उनके पैसे को बुद्धिमानी से निवेश किया जा रहा है
- कार्यक्रम को पहली बार देखने का मौका
- टिकट की कीमत से अधिक देने का औचित्य
हम यह कैसे करने जा रहे हैं?
- नए दानदाताओं को आमंत्रित करने के लिए निदेशक मंडल को शामिल करना
- अपग्रेड करने के लिए वर्तमान दाताओं के साथ प्री-इवेंट लंच सेट करें
- किसी कार्यक्रम के प्रतिभागी को बोलने के लिए आमंत्रित करें
- आमंत्रित और कार्यक्रम के लिए नए डिजाइनर किराया
- उन्हें अच्छी तरह से खिलाओ - स्थानीय रसोइयों से पूछें
- पाठ-से-देने की क्षमता सेट करें
- एक बैंड किराए पर लें
- प्रेस कवरेज बढ़ाएँ
यह घटना अलग कैसे है?
- हमारा केवल बैठने का रात्रिभोज है
- केवल हमारे प्रमुख दाताओं (60s-70s, ज्यादातर सेवानिवृत्त, ज्यादातर अतीत या वर्तमान स्वयंसेवकों) पर लक्षित घटना
- केवल वह घटना जो सभी बोर्ड सदस्य आमतौर पर उपस्थित होते हैं
- आमतौर पर वसंत के लिए निर्धारित किया जाता है, क्लाइंट ग्रेजुएशन के रूप में एक ही समय में
ईवेंट प्लानिंग एक थकाऊ, समय लेने वाला कार्य हो सकता है - और भी अधिक अगर आपकी घटनाएं वास्तव में आपके लक्ष्यों को पूरा कर रही हैं। हालाँकि, अपने आप से ये चार प्रश्न पूछें, और आप अपनी घटनाओं के लिए बेहतर रणनीति बना सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपके संगठन के लिए वास्तव में क्या आवश्यक और सार्थक हैं।
