यह सोमवार की सुबह है, और आपके बॉस ने आपको बुधवार को उस बड़ी बैठक के लिए एक साथ प्रस्तुति देने के लिए कहा है। आप संख्या जानते हैं, आप सामग्री जानते हैं, लेकिन PowerPoint? बिलकुल आपकी बाइट नहीं।
खैर, मैं यहाँ मदद करने के लिए हूँ। अब, पहला नियम - सबसे महत्वपूर्ण नियम, जिसे आपको कभी नहीं भूलना चाहिए - क्या वह बुरी स्लाइड अच्छी सामग्री को बर्बाद कर देती है। जैसा कि मैं चाहता हूं कि यह सच नहीं था, मैं आपसे वादा कर सकता हूं कि आपके सहकर्मी और आपके ग्राहक दोनों प्रस्तुति के सौंदर्यशास्त्र से बह जाएंगे, इससे पहले कि वे पहले शब्द भी पढ़ें।
तो, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे आपके संदेश पर अपना ध्यान केंद्रित करते हैं, आप PowerPoint नरक में घंटों बर्बाद किए बिना, इन तीन सरल नियमों का पालन करें जब आप अपनी स्लाइड बनाते हैं।
मास्टर स्लाइड आपके सबसे अच्छे दोस्त हैं
मास्टर स्लाइड्स PowerPoint दुनिया के टेम्पलेट हैं, और वे आपको बहुत समय और प्रयास से बचाएंगे। एक अच्छी मास्टर स्लाइड को डिज़ाइन करते हुए कुछ मिनट खर्च करके, आप सुनिश्चित करेंगे कि प्रत्येक स्लाइड समान दिखे और आपकी पूरी प्रस्तुति एकरूप और पेशेवर दिखे।
प्रारंभ करने के लिए, मास्टर > स्लाइड मास्टर पर दृश्य मेनू पर जाएं और अपना टेम्पलेट बनाएं। मेरी व्यक्तिगत चालों में से एक है, कुछ सूक्ष्म बनावट के साथ एक बहुत ही हल्की पृष्ठभूमि को जोड़ना, जिससे कि प्रेरणा और मुफ्त डाउनलोड करने योग्य पृष्ठभूमि के लिए स्लाइड्स को अधिक गहराई तक सुधारा जा सके।
फिर, कोने में अपनी कंपनी का लोगो और पाद लेख में कोई भी महत्वपूर्ण जानकारी (वेबसाइट, आपकी संपर्क जानकारी, बैठक का विषय) जोड़ें। अंत में, मास्टर को सहेजें और अपनी प्रस्तुति पर वापस जाएं।
प्रो टिप: अपने पावरपॉइंट में सामग्री जोड़ने से पहले मास्टर को एक टेम्पलेट के रूप में अलग से सहेजें। इस तरह, आप इसे भविष्य की प्रस्तुतियों के लिए आधार के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
फ़ॉन्ट्स सब कुछ बदलें
यदि आपकी कंपनी प्रेजेंटेशन डिज़ाइन की बात आती है, तो स्ट्रेट एंड नैरो पसंद करती है - या इसका अपना फॉन्ट है (जैसे GE) - तो आप अगले सेक्शन पर जा सकते हैं।
लेकिन अगर आप चाहते हैं कि आपकी प्रस्तुति थोड़ी अधिक वाह कारक हो, तो एरियल और टाइम्स न्यू रोमन को अलविदा कहें और Google वेब फ़ॉन्ट्स को नमस्ते करें। ये शानदार, मुफ्त फोंट आपके कंप्यूटर पर स्थापित करना आसान है, और जोड़ी को अविश्वसनीय रूप से अच्छी तरह से जोड़ा जाता है (डिजाइन झोंपड़ी उन फोंट के लिए बहुत सारे सुझाव देता है जो बहुत अच्छे लगते हैं)। बस फोंट डाउनलोड करें, उन्हें अपने कंप्यूटर पर स्थापित करें, और कुछ ही समय में अपनी प्रस्तुतियों को पहले से तैयार कर लें! यह सुनिश्चित करें कि इसे ज़्यादा न करें। दो फोंट बहुत हैं: एक हेडर के लिए सेरिफ़ और एक सेन्स टेक्स्ट के ब्लॉक के लिए सेरिफ़।
प्रो टिप: यदि आप कस्टम फोंट का उपयोग करते हैं, तो अपनी प्रस्तुति को दूसरों के लिए भेजने से पहले पीडीएफ के रूप में सहेजना सुनिश्चित करें। यदि नए फ़ॉन्ट स्थापित किए बिना कंप्यूटर पर PowerPoint फ़ाइल खोली जाती है, तो इसका इच्छित प्रभाव नहीं होगा।
संक्षिप्त और दृश्य हो
पावरपॉइंट बनाते समय लोग सबसे बड़ी गलतियों में से एक इसे एक वर्ड डॉक्यूमेंट की तरह मान रहे हैं। याद रखें, आपकी सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को दृश्य और आकर्षक तरीके से उजागर करने के लिए, आपकी स्लाइड्स दिखाने के लिए हैं, न कि-या दूसरे शब्दों में।
इसलिए लम्बे पैराग्राफ को छोड़ दें और हेडर, बुलेट, और सभी चित्रों का उपयोग करें। यह न लिखें कि आप 100 से 210 से 350 उपयोगकर्ताओं तक बढ़ गए हैं; एक ग्राफ बनाओ। अपनी नई सुविधा के लिए ऐनक की एक लंबी सूची न लिखें; एक मॉक-अप साझा करें। अपनी स्लाइड में दृश्य संरचना को जोड़ने से यह भी सुनिश्चित हो सकता है कि आपके सहकर्मी की आँखें बहुत अधिक पाठ जोड़े बिना सही चीजों पर ध्यान केंद्रित करें। (ग्राफिक्स की अधिक मदद के लिए, 10 बेहतरीन पावरपॉइंट टेम्पलेट्स के हमारे राउंड-अप की जांच करें।)
प्रस्तुति के रूप में समग्र रूप से विचार करते समय संक्षिप्तता भी महत्वपूर्ण है। अपनी प्रस्तुति को छोटा रखें- 30 मिनट की प्रस्तुति के लिए 7-10 स्लाइड पूरी तरह से ठीक हैं यदि वे आपके लिए आवश्यक सभी जानकारी शामिल करते हैं। यदि आप अपने दर्शकों द्वारा ग्रील्ड होने की उम्मीद करते हैं और तैयार पर बहुत विस्तार करना चाहते हैं, तो इसे परिशिष्ट में डालें और यदि आपसे पूछा जाए तो इसे संदर्भ दें।
प्रो टिप: 13-पॉइंट फ़ॉन्ट आकार से नीचे न जाएं - यह सुनिश्चित करेगा कि आप इसे प्रत्येक स्लाइड पर संक्षिप्त रखें (और यह कि आपके दर्शक पूरी प्रस्तुति के माध्यम से स्क्वीटिंग नहीं करेंगे)।
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