धन उगाहने वाले कार्यक्रम आपके संगठन के लिए धन और जागरूकता बढ़ाने के लिए उत्कृष्ट तरीके हैं। लेकिन अगर आप एक छोटे गैर-लाभकारी संस्थान में काम करते हैं, तो वास्तव में इस तरह की घटनाओं की योजना बनाने के लिए कर्मचारियों (और समय!) को ढूंढना मुश्किल हो सकता है।
यहीं पर एक मेजबान समिति आती है।
सीधे शब्दों में कहें, एक मेजबान समिति स्वयंसेवकों का एक समूह है जो किसी कार्यक्रम की योजना बनाने की जिम्मेदारी लेते हैं। जिम्मेदारियों का वास्तविक दायरा संगठन से संगठन में बदल सकता है (या यहां तक कि घटना के लिए भी), लेकिन आम तौर पर, आप उनसे मेहमानों को आमंत्रित करने, कार्यक्रम को बढ़ावा देने और भाग लेने के लिए टिकट खरीदने की उम्मीद कर सकते हैं।
हालांकि, सभी स्वयंसेवकों के साथ, एक मेजबान समिति को आम तौर पर अपने संगठनात्मक लक्ष्यों को पूरा करने के लिए कुछ दिशा की आवश्यकता होती है। यहाँ एक मेजबान समिति के प्रबंधन के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं ताकि आपके अगले बैश को धूमिल किया जा सके।
1. बुद्धिमानी से चुनें
अच्छी मेजबान समिति के सदस्यों के पास दो प्रमुख विशेषताएं होनी चाहिए: उनके पास संपर्कों का एक बड़ा, प्रभावशाली सर्कल होना चाहिए, और उन्हें उन तक पहुंचने के लिए डर नहीं होना चाहिए।
हालांकि, सबसे प्रभावी ढंग से करने के लिए, उन समिति के सदस्यों को पहले से ही आपके संगठन के साथ कुछ अनुभव होना चाहिए और आपके द्वारा किए जाने वाले काम से परिचित होना चाहिए। यह उन्हें अधिक अधिकार के साथ संभावित दाताओं से बात करने और अपने स्वयं के अनुभव से बात करने की अनुमति देगा, जो हमेशा अधिक प्रभावी होता है। इसे ध्यान में रखते हुए, अपने दाता सूचियों और स्वयंसेवक रोस्टरों की समीक्षा करें कि कौन एक अच्छा फिट हो सकता है।
यदि आपको इस से परे मदद की ज़रूरत है - उदाहरण के लिए, घटना के रसद की योजना बनाने के साथ-समिति के सदस्यों को चुनें, जिनके पास आपके संगठन द्वारा होस्ट की गई अन्य घटनाओं पर प्रभावी ढंग से काम करने और दिखाने का ट्रैक रिकॉर्ड है।
क्योंकि मैं अपने वर्तमान संगठन में कर्मचारियों पर एकमात्र समर्पित फंडराइज़र हूं, मैं केवल अपने प्रमुख दाता और संभावनाओं की सूची से मेजबान समिति के सदस्यों को खींचता हूं। ऐसा करने से, मैं इस कार्यक्रम की योजना बना पा रहा हूं और एक ही समय में रक्तदाताओं की खेती कर पा रहा हूं।
जब मैं एक बड़े संगठन में था जिसने हमारी घटनाओं पर अधिक प्रेस आउट किया था, हालांकि, हमने अपनी मेजबान समिति पर सेलिब्रिटी के नाम लेने की कोशिश की। वे आमतौर पर मदद करने में सक्षम नहीं थे (और कभी-कभी इसमें भाग भी नहीं लेते थे!), लेकिन इसने समाज और मनोरंजन लेखकों का ध्यान आकर्षित किया, जो तब इस घटना को कवर करेंगे।
2. कर्तव्यों के बारे में स्पष्ट रहें
कई स्वयंसेवी नौकरियों के साथ चुनौती यह है कि लोगों को जवाबदेह ठहराने के लिए कुछ ठोस उम्मीदें या तरीके हैं।
हालांकि आपको निश्चित रूप से यह याद रखने की आवश्यकता है कि स्वयंसेवक अपने स्वयं के दिल की भलाई के लिए अपने कर्तव्यों का पालन कर रहे हैं, अधिकांश स्वयंसेवकों को मैं जानता हूं कि घटना के निष्पादन के लिए सबसे उपयोगी निर्देश और दिशानिर्देश क्या होंगे। मैं प्रत्येक आयोजन के लिए एक "नौकरी का विवरण" का मसौदा तैयार करना पसंद करता हूं, जो मेजबान समिति के सदस्यों की जिम्मेदारियों को रेखांकित करता है - इसलिए उन्हें पता है कि क्या उम्मीद है, मैं उन्हें ट्रैक पर रख सकता हूं, और हम सभी एक ही पृष्ठ पर रहते हैं।
जहां तक उन जिम्मेदारियों को जाता है, मेजबान समितियां भोजन लेने और आपूर्ति से लेकर डिजाइनिंग निमंत्रण देने तक सब कुछ कर सकती हैं। बस आपको यह पता लगाना है कि आपको क्या चाहिए और अपने स्वयंसेवक विवरण में इसके लिए पूछें।
मैंने आज तक जो सबसे अच्छा विवरण देखा है वह समानता हवाई से है, जो न केवल मेजबान समिति के कर्तव्यों का पालन करता है, बल्कि एक दान प्रपत्र भी शामिल है, जो स्वयंसेवकों के लिए उस उपहार का योगदान करना आसान बनाता है जो मेजबान समिति की सदस्यता के लिए आवश्यक है। इस तरह का समझौता हर संगठन के लिए उचित नहीं है, लेकिन बढ़ती गैर-लाभकारी संस्था के लिए यह बहुत अच्छी प्रेरणा है।
3. थैंक यू बोलो
आपके ईवेंट के अगले दिन आप जिन लोगों को कॉल करते हैं, ईमेल करते हैं या लिखते हैं, वे आपकी होस्ट कमेटी होनी चाहिए। वास्तव में, जैसे ही मैं अपनी मेजबान समिति की पुष्टि करता हूं, मैं आपको धन्यवाद कार्डों को संबोधित करता हूं, इसलिए मेरे पास सोरी के बाद सुबह करने के लिए एक कम चीज है।
आप इस बात पर भी अपना दृष्टिकोण रखना चाहेंगे कि घटना कैसे हुई - यदि आप अगली बार कुछ भी बेहतर कर सकते हैं, अगर उनके किसी भी मेहमान को संगठन के साथ जुड़ने में दिलचस्पी थी, और अगर वे खुद को पूरा करते थे। यह बहुमूल्य जानकारी यह सुनिश्चित कर सकती है कि आपकी घटनाएं भविष्य में अधिक प्रभावी हों, और यह कि आपका संगठन नए अवसरों का लाभ उठा सके।
सबसे महत्वपूर्ण बात, आप अपने स्वयंसेवकों को आश्वस्त करना चाहते हैं कि जब वे आपके लिए इतना बड़ा समय और वित्तीय प्रतिबद्धता बनाते हैं, तो आप ईमानदारी से इसकी सराहना करते हैं।
खुश स्वयंसेवक - विशेष रूप से अच्छी तरह से जुड़े और संभावित रूप से अमीर खुश स्वयंसेवक - शायद सबसे अच्छा संसाधन हैं जो आपके पास एक छोटे गैर-लाभकारी संगठन के रूप में हो सकते हैं। यदि आप उनके साथ समझदारी और अच्छा व्यवहार करते हैं, तो आपको न केवल किसी शानदार कार्यक्रम की योजना बनाने और उसे क्रियान्वित करने में मदद मिलेगी, बल्कि आप अपने धन को अगले स्तर तक बढ़ाने में भी सक्षम होंगे।
