आप में से अधिकांश की तरह, मैं एक पेशेवर जीवन (बहुत कम व्यक्तिगत एक) याद नहीं कर सकता, जहां मैं ईमेल के माध्यम से मेल नहीं खाता था। अधिकांश भाग के लिए, यह संवाद करने का एक कुशल और सरल तरीका है, और सही तरीके से उपयोग किए जाने पर, यह समय बचाता है, प्रश्नों का उत्तर देता है, और कनेक्शन बनाता है। यह कहने के लिए पर्याप्त है, मुझे विश्वास नहीं होता कि मैं इसके बिना रह सकता था।
दुर्भाग्य से, ईमेल की आसानी और जिस तेजी से हम में से कई लोग भेजने के आदी हैं, अग्रेषण या उत्तर देने के लिए कुछ सड़क धक्कों आता है, यदि आप करेंगे। मेरे पास लापरवाह त्रुटियों के लिए बहुत कम सहिष्णुता है जैसे कि गलत वर्तनी वाले शब्द (अधिकांश प्रोग्राम आपको इस प्रकार के टाइपो के बारे में चौकस लाल रेखा के साथ सचेत करते हैं), और कह रहे हैं कि आप किसी के साथ सीसी जा रहे हैं और फिर उसे वास्तव में सीसी या उसके लिए भूल जाते हैं। वह शौकिया इलाका है। (हालांकि, मेरी मां को सभी कैप्स में मुझे संदेश भेजने के लिए माफ कर दिया गया है।)
गंभीरता से हालांकि, क्योंकि मंच अक्सर एक नंबर एक तरीका है जिससे आप एक ग्राहक, बॉस या नेटवर्किंग व्यक्ति के साथ संवाद कर रहे हैं, यह जरूरी है कि आप इसे सही तरीके से प्राप्त करें। और न केवल वहां के स्टिकर्स के लिए, बल्कि खुद के लिए- आप प्राप्तकर्ता के लिए संदेश के मुद्दे को याद करने के लिए नफरत करेंगे क्योंकि वह या वह एक (परिहार्य) त्रुटि पर केंद्रित है। आज एक टाइपो आपको एक सह-कार्यकर्ता के साथ थोड़ा सा सम्मान खो देता है, कल यह बहुत अच्छी तरह से आपको एक व्यक्ति के साथ एक नौकरी का अवसर खो सकता है जिसे आप एक सम्मेलन में मिलते हैं।
आगे, तीन अविश्वसनीय रूप से बुनियादी गलतियाँ जो आपको एहसास कराए बिना हो सकती हैं कि वे आपको पाठक के लिए कितना अव्यवसायिक बना रही हैं।
1. आप अटैच करना भूल जाते हैं
कैरियर कोच राजीव नाथन आउटलुक और जीमेल में संकेतों के लिए गहराई से आभारी हैं जो आपको बताते हैं कि आप एक अनुलग्नक के बिना संदेश भेजने के बारे में हैं, जब आप स्पष्ट रूप से बताते हैं कि आप वास्तव में कुछ संलग्न कर रहे हैं। क्यूं कर? क्योंकि, उनके अस्तित्व में आने से पहले, उन्होंने नियमित रूप से संलग्न करने की अहंकारपूर्ण गलती की थी - एक बार नहीं, दो बार नहीं, बल्कि तीन बार!
नाथन ने स्वीकार किया कि अपने करियर के आरंभ में, उन्हें काम के माध्यम से दौड़ने की एक भयानक आदत थी। इसका परिणाम यह था कि वह अक्सर ईमेल भेजने के लिए कहते थे, "कृपया संलग्न फाइल देखें, " वास्तव में इसे संलग्न किए बिना। नाथन को आवश्यक अनुवर्ती भेजना याद है: “इसके बारे में क्षमा करें! यहाँ तुम जाओ! ”दुर्भाग्य से, यह हमेशा वहाँ समाप्त नहीं हुआ। "अंत में, तीसरी अनुवर्ती (और चौथा ईमेल कुल) पर, मैंने लानत की बात संलग्न की, " नाथन याद करते हैं।
"निश्चित रूप से अच्छा नहीं लग रहा है, " नाथन स्वीकार करता है। वास्तव में, यह एक ऐसी नियमित समस्या थी कि उसके एक प्रदर्शन की समीक्षा के दौरान, उसे उस क्षेत्र में सुधार की आवश्यकता के लिए चिह्नित किया गया था। उस बिंदु से आगे, नाथन ने अपनी स्क्रीन के शीर्ष पर कागज की एक पट्टी को टैप किया जिसमें लिखा था: "क्या आपने फ़ाइल संलग्न की है?"
"संलग्न" का उल्लेख करने के बारे में अतिरिक्त मेहनती रहें ताकि काम का संकेत ("आपने कहा है संलग्न करें? वैसे भी भेजें?") आपके ईमेल भेजे जाने से पहले दिखाई देगा। सभी को यहाँ या वहाँ पर्ची की अनुमति है, लेकिन इस लापरवाह व्यवहार की आदत डालें और आप इस मूल कार्य को पूरा करने में असमर्थ होने के लिए प्रतिष्ठा प्राप्त करना शुरू करेंगे।
2. तुम पर और पर जाओ
मेरे सबसे करीबी दोस्तों में से एक वकील है जो घंटे के हिसाब से बिल देता है। जैसे, वह विरल लिखने की आदी है और ड्रोनिंग नहीं करती है। मैं उससे सबक ले सकता था।
जेनी फॉस, सरस्वती कैरियर कोच, कहने के महत्व पर जोर देते हैं कि आपको क्या कहना है और क्या नहीं। वह बताती हैं, "यह कहने की अक्षमता कि आपको क्या कहने की ज़रूरत है - संक्षेप में और प्राप्तकर्ता के समय के साथ-साथ विचार करने में आसानी से किसी को गुस्सा दिला सकता है जो आपको बाहर सुनने के लिए तैयार हो सकता है, या आपको सुनने के लिए खुश भी हो सकता है।"
यह विशेष रूप से सच है यदि आप "एक एहसान, या इनपुट, या समर्थन की तलाश में एक ईमेल भेज रहे हैं - या यहां तक कि बस आधार को छूने और एक सवाल पूछने के लिए।" इसके बावजूद कि कैसे आगे और पीछे संदेश भेजने के लिए उपयोगी हो सकता है, यह मिल गया है। कुछ लोगों के लिए एक वास्तविक खींचें होना चाहिए, और फॉस आपको सावधान करता है कि "यह ध्यान रखें कि प्राप्त करने वाले व्यक्ति को बहुत अच्छी तरह से ईमेल (सामान्य रूप से) उसके अस्तित्व का पता लगा सकता है। यह व्यक्ति आधी रात तक उठ सकता है, बस ईमेल के एक बैराज से खुद को खोदने की कोशिश कर रहा है। "यही कारण है कि वह कहती है कि आप अपने विचारों को बड़े करीने से पेश करते हैं या" अव्यवसायिक या सर्वथा असंगत "देख जोखिम में डालते हैं। और, साथ ही। नातान की दुर्घटना जिसके परिणामस्वरूप कई लगातार अटैचमेंट-कम नोट भेजे गए, “स्वर्ग के लिए, तीन ईमेल वापस नहीं भेजे। अपने विचारों को एक साथ लाएं और एक भेजें, ”फॉस निष्कर्ष निकाला।
केवल सीधे तरीके से आपको जो चाहिए, उसे कहने का अभ्यास हो सकता है, लेकिन यह लंबे समय में प्रयास के लायक है। जो कुछ भी आप अनावश्यक रूप से भेजते हैं और काटते हैं उसे पढ़िए और अनावश्यक रूप से कुछ भी काट लें, जैसे कि कोई भी शब्द, रेखाएँ, या यहाँ तक कि पूरे पैराग्राफ जो केवल आपके द्वारा पहले ही कही गई बातों को दोहराते या पुन: उत्पन्न करते हैं। यह अधिक समझाने के लिए आकर्षक हो सकता है, लेकिन अधिक बार नहीं, आपके प्रयास केवल दोहराव से प्रतीत होंगे। उद्देश्य और दिशा की भावना के साथ लिखना सीखना आपके कई पेशेवर ईमेल पत्राचारों में आपकी अच्छी सेवा करेगा। आपका पाठक आपको संक्षिप्तता के लिए धन्यवाद देगा और उस तरह का जवाब देने की अधिक संभावना होगी - जो आपके बहुत लंबे संदेश को प्रतिस्पर्धी इनबॉक्स में बिना पढ़े बैठे रहने देता है।
3. आप व्यक्ति के नाम को गलत बताते हैं
नहीं, बस नहीं। किसी को लिखने और उसके नाम को गलत कहने का कोई बहाना नहीं है। हम सभी के पास हमारे पालतू पशु हैं, और यह मेरा है, लेकिन मुझे यकीन है कि मैं अकेला नहीं हूं। यहाँ बात है, मेरा नाम- और इसकी सही वर्तनी- मेरे हस्ताक्षर में और मेरे ईमेल पते पर है, जो प्रेषक को देखने के लिए खुले में है। मैं इस मुद्दे को लेकर इतना संवेदनशील हूं कि मैं नियमित रूप से उन नामों की वर्तनी की दोबारा जांच करता हूं जिनमें आम तौर पर एक से अधिक विकल्प होते हैं (क्रिस्टिन, स्टीफन, मार्क, कैरी, और इसलिए, इतने सारे) मैं प्रेस भेजने से पहले।
क्या यह दो अतिरिक्त सेकंड लेता है? ज़रूर। लेकिन, जाहिर है, चीजों की भव्य योजना में, यह बिल्कुल भी समय नहीं है। मैं अपनी लापरवाह त्रुटि के लिए माफी माँगने के बजाय पहली बार इसे ठीक से प्राप्त करूँगा। यदि आप इतने व्यस्त हैं कि आप उस व्यक्ति का नाम भी प्राप्त नहीं कर सकते हैं जिसे आप सही तरीके से संबोधित कर रहे हैं, तो आप जल्दबाजी में क्या करने के लिए बाध्य हैं? आपके पाठक को आश्चर्य होगा। यह छोटी और असामान्य रूप से सरल गलती आपकी अन्य क्षमताओं के संस्करणों को बोलती है। इसलिए, अपने काम को दोबारा जांचें और उस व्यक्ति को सही तरीके से संबोधित करें।
आप किसी भी दिन बहुत सारे ईमेल भेजने और प्राप्त करने की संभावना रखते हैं। छोटी, लापरवाह त्रुटियां करने से बचें, जो संदेश भेजते हैं, सबसे ऊपर, कि आप उतने पेशेवर नहीं हैं जितना कि आप वास्तव में हैं। गति के नाम पर गुणवत्ता का त्याग न करें, और पीट की खातिर (या क्या यह पीटर है?), एक टालने योग्य ईमेल गलती के कारण सम्मान अंक न खोएं।
