एक्सेल डेटाबेस कैसे बनाएं

कभी-कभी, हमें जानकारी का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है और इसके लिए एक अच्छी जगह एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल में होती है। चाहे यह फोन नंबरों की व्यक्तिगत सूची है, किसी संगठन या टीम के सदस्यों के लिए संपर्क सूची, या सिक्के, कार्ड या किताबों का संग्रह, एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल, विशिष्ट जानकारी दर्ज करना, स्टोर करना और ढूंढना आसान बनाता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा का ट्रैक रखने में मदद करने के लिए अंतर्निहित टूल्स हैं और जब आप इसे चाहते हैं तो विशिष्ट जानकारी ढूंढ सकते हैं। साथ ही, इसके सैकड़ों कॉलम और हजारों पंक्तियों के साथ, एक्सेल स्प्रेडशीट में भारी मात्रा में डेटा हो सकता है।

डेटा दर्ज करना

Excel डेटाबेस में डेटा संग्रहीत करने के लिए मूल प्रारूप एक तालिका है।

एक बार टेबल बनने के बाद, एक्सेल के डेटा टूल्स का उपयोग विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए डेटाबेस में रिकॉर्ड्स को खोजने, क्रमबद्ध करने और फ़िल्टर करने के लिए किया जा सकता है।

इस ट्यूटोरियल के साथ-साथ, डेटा दर्ज करें जैसा कि उपर्युक्त छवि में दिखाया गया है।

छात्र आईडी तुरंत दर्ज करें:

1. पहले दो आईडी टाइप करें - ST348-245 तथा ST348-246 कोशिकाओं में A5 तथा ए 6, क्रमशः।
2. उन्हें चुनने के लिए दो आईडी को हाइलाइट करें।
3. पर क्लिक करें भरने वाला संचालक और इसे सेल पर खींचें ए 13.
4. बाकी छात्र आईडी को ए 6 से ए 13 में सही ढंग से दर्ज किया जाना चाहिए।

डेटा सही ढंग से दर्ज करना

डेटा दर्ज करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सही तरीके से दर्ज किया गया हो। स्प्रेडशीट शीर्षक और कॉलम शीर्षलेख के बीच पंक्ति 2 के अलावा, अपने डेटा दर्ज करते समय कोई अन्य खाली पंक्तियां न छोड़ें। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप कोई रिक्त कक्ष नहीं छोड़ते हैं।

गलत डेटा प्रविष्टि के कारण डेटा त्रुटियां डेटा प्रबंधन से संबंधित कई समस्याओं का स्रोत हैं। यदि डेटा शुरुआत में सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो प्रोग्राम आपको इच्छित परिणामों को वापस देने की अधिक संभावना है।

पंक्तियां रिकॉर्ड्स हैं

डेटाबेस में डेटा की प्रत्येक व्यक्तिगत पंक्ति को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है। रिकॉर्ड दर्ज करते समय इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:

• तालिका में बनाई गई कोई रिक्त पंक्तियां न छोड़ें। यह भी शामिल है नहीं कॉलम शीर्षलेख और डेटा की पहली पंक्ति के बीच एक खाली पंक्ति छोड़कर।
• एक रिकॉर्ड में केवल एक विशिष्ट आइटम के बारे में डेटा हो सकता है।
• एक रिकॉर्ड में उस आइटम के बारे में डेटाबेस में सभी डेटा भी शामिल होना चाहिए। एक से अधिक पंक्ति में किसी आइटम के बारे में जानकारी नहीं हो सकती है।

कॉलम फ़ील्ड हैं

जबकि एक्सेल डेटाबेस में पंक्तियों को रिकॉर्ड्स के रूप में संदर्भित किया जाता है, कॉलम के रूप में जाना जाता है खेत। प्रत्येक कॉलम में उस डेटा को पहचानने के लिए शीर्षक की आवश्यकता होती है जिसमें यह शामिल है। इन शीर्षकों को फ़ील्ड नाम कहा जाता है।

• फ़ील्ड नामों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा एक ही अनुक्रम में दर्ज किया गया हो।
• सुनिश्चित करें कि कॉलम में मौजूद सभी डेटा एक ही प्रारूप का उपयोग करके दर्ज किया गया है। यदि आप संख्याओं को अंकों के रूप में दर्ज करना शुरू करते हैं (जैसे कि 10 या 20) इसे जारी रखें। भाग के माध्यम से मत बदलें और संख्याओं को शब्दों के रूप में दर्ज करना शुरू करें (जैसे कि दस या बीस)। निरतंरता बनाए रखें।
• तालिका में खाली कॉलम मत छोड़ो।

टेबल बनाना

एक बार डेटा दर्ज करने के बाद, इसे एक में परिवर्तित किया जा सकता है तालिका। ऐसा करने के लिए:

1. कोशिकाओं को हाइलाइट करें ए 3 से ई 13 वर्कशीट में
2. पर क्लिक करें होम टैब।
3. पर क्लिक करें तालिका के रूप में प्रारूपित करें ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए रिबन पर विकल्प।
4. नीला चुनें टेबल स्टाइल मध्यम 9 खोलने का विकल्प तालिका के रूप में प्रारूपित करें संवाद बॉक्स।
5. जबकि संवाद बॉक्स खुला है, वर्कशीट पर कक्ष A3 से E13 मार्चिंग चींटियों से घिरा होना चाहिए।
6. यदि मार्चिंग चींटियों कोशिकाओं की सही श्रृंखला को घेरते हैं, तो क्लिक करें ठीक में तालिका के रूप में प्रारूपित करें संवाद बॉक्स।
7. यदि मार्चिंग चींटियों की कोशिकाओं की सही सीमा को घेरना नहीं है, तो वर्कशीट में सही सीमा को हाइलाइट करें और फिर क्लिक करें ठीक में तालिका के रूप में प्रारूपित करें संवाद बॉक्स।
8. तालिका में प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में ड्रॉप डाउन तीर होना चाहिए और तालिका पंक्तियों को वैकल्पिक प्रकाश और गहरे नीले रंग में स्वरूपित किया जाना चाहिए।

डेटाबेस उपकरण का उपयोग करना

एक बार डेटाबेस बनाने के बाद, आप अपने डेटा को सॉर्ट या फ़िल्टर करने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में ड्रॉप डाउन तीरों के नीचे स्थित टूल का उपयोग कर सकते हैं।

सॉर्टिंग डेटा

1. के बगल में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें अंतिम नाम फ़ील्ड नाम।
2. दबाएं ए टू जेड विकल्प को सॉर्ट करें डेटाबेस को क्रमबद्ध रूप से सॉर्ट करने के लिए।
3. एक बार हल हो गया, ग्राहम जे तालिका में पहला रिकॉर्ड होना चाहिए और विल्सन आर अंतिम होना चाहिए।

फ़िल्टरिंग डेटा

1. के बगल में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें कार्यक्रम क्षेत्र नाम।
2. के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करें सभी का चयन करे सभी चेकबॉक्स को साफ़ करने का विकल्प।
3. के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करें व्यापार बॉक्स में एक चेकमार्क जोड़ने का विकल्प।
4. क्लिक करें ठीक.
5. केवल दो छात्र - जी थॉम्पसन तथा एफ स्मिथ दिखाना चाहिए क्योंकि वे व्यवसाय कार्यक्रम में नामांकित केवल दो ही हैं।
6. सभी रिकॉर्ड दिखाने के लिए, के बगल में ड्रॉप डाउन तीर पर क्लिक करें कार्यक्रम कार्यक्षेत्र नाम।
7. पर क्लिक करें "कार्यक्रम" से फ़िल्टर साफ़ करें विकल्प।

डेटाबेस का विस्तार

अपने डेटाबेस में अतिरिक्त रिकॉर्ड जोड़ने के लिए:

• तालिका के निचले दाएं कोने में अपने माउस पॉइंटर को छोटे बिंदु पर रखें।
• माउस सूचक दो सिर वाले तीर में बदल जाएगा।
• जब ऐसा होता है, दबाएं और पकड़े रहें दायां माउस बटन और सूचक खींचें डेटाबेस के नीचे एक खाली पंक्ति जोड़ने के लिए नीचे।
• निम्न डेटा को इस नई पंक्ति में जोड़ें:सेल - डेटाए 14 - एसटी 348-255बी 14 - क्रिस्टोफरसी 14 - एडी 14 - 22ई 14 - विज्ञान

डाटाबेस स्वरूपण को पूरा करना

1. हाइलाइट कोशिकाओं ए 1 से ई 1 वर्कशीट में
2. पर क्लिक करें होम टैब।
3. पर क्लिक करें मिलाना और केंद्र शीर्षक केंद्र के लिए रिबन का विकल्प।
4. पर क्लिक करें रंग भरें (रंग पेंट की तरह दिखता है) रिबन पर भरें रंग ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए।
5. चुनें नीला, एक्सेंट 1 सूची से कोशिकाओं ए 1 - ई 1 में गहरे नीले रंग में पृष्ठभूमि का रंग बदलने के लिए।
6. पर क्लिक करें लिपि का रंग पर आइकन प्रारूपण टूलबार (यह एक बड़ा अक्षर "ए" है) फ़ॉन्ट रंग ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए।
7. चुनें सफेद सूची से कक्ष ए 1 - ई 1 से सफेद में पाठ का रंग बदलने के लिए।
8. हाइलाइट कोशिकाएं ए 2 - ई 2 वर्कशीट में
9. पर क्लिक करें रंग भरें भरने के रंग ड्रॉप ड्रॉप सूची खोलने के लिए रिबन पर।
10. चुनें ब्लू, एक्सेंट 1, लाइटर 80 सूची से कोशिकाओं ए 2 - ई 2 में हल्के नीले रंग में पृष्ठभूमि का रंग बदलने के लिए।
11. हाइलाइट कोशिकाएं ए 4 - ई 14 वर्कशीट में
12. कक्ष A14 से E14 में टेक्स्ट को संरेखित करने के लिए रिबन को ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें।
13. इस बिंदु पर, यदि आपने इस ट्यूटोरियल के सभी चरणों को सही तरीके से पालन किया है, तो आपकी स्प्रेडशीट इस ट्यूटोरियल के चरण 1 में चित्रित स्प्रेडशीट जैसा दिखना चाहिए।

डेटाबेस कार्य

वाक्य - विन्यास: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

जहां घ समारोह निम्नलिखित में से एक है:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• डीजीईटी
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

प्रकार: डेटाबेस

डेटाबेस फ़ंक्शन विशेष रूप से आसान होते हैं जब Google शीट का उपयोग डेटाबेस जैसे संरचित डेटा को बनाए रखने के लिए किया जाता है। प्रत्येक डेटाबेस समारोह, Dfunction , डेटाबेस तालिका के रूप में माना जाने वाला सेल श्रेणी के उप-समूह पर संबंधित फ़ंक्शन की गणना करता है। डेटाबेस फ़ंक्शन तीन तर्क लेते हैं:

• Database_arr एक सरणी अभिव्यक्ति द्वारा उत्पन्न एक सरणी, एम्बेडेड सरणी या सरणी है जिसे संरचित किया गया है ताकि पंक्ति 1 के बाद प्रत्येक पंक्ति डेटाबेस रिकॉर्ड हो, और प्रत्येक कॉलम डेटाबेस फ़ील्ड है। पंक्ति 1 में प्रत्येक फ़ील्ड के लिए लेबल होते हैं।
• Field_str | संख्या इंगित करता है कि कौन से कॉलम (फ़ील्ड) में औसत होने के मान हैं। इसे या तो फ़ील्ड नाम (टेक्स्ट स्ट्रिंग) या कॉलम नंबर के रूप में व्यक्त किया जा सकता है, जहां बाएं सबसे अधिक कॉलम को 1 के रूप में दर्शाया जाएगा।
• Criteria_arr एक सरणी अभिव्यक्ति द्वारा उत्पन्न एक श्रेणी, एम्बेडेड सरणी या सरणी है जिसे संरचित किया गया है जैसे कि पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम होता है जिसमें मानदंड (मानदंड) लागू किया जाएगा, और बाद की पंक्तियों में सशर्त परीक्षण होते हैं।

मानदंड में पहली पंक्ति फ़ील्ड नाम निर्दिष्ट करती है। मानदंड में हर दूसरी पंक्ति एक फ़िल्टर का प्रतिनिधित्व करती है, जो संबंधित क्षेत्रों पर प्रतिबंधों का एक सेट है। क्वेरी-बाय-उदाहरण नोटेशन का उपयोग करके प्रतिबंधों का वर्णन किया गया है और तुलनात्मक मूल्य के बाद मिलान या तुलना ऑपरेटर के लिए एक मूल्य शामिल हो सकता है। प्रतिबंधों के उदाहरण हैं: "चॉकलेट", "42", "> = 42", "<> 42"। एक खाली सेल का मतलब संबंधित क्षेत्र पर कोई प्रतिबंध नहीं है।

यदि सभी फ़िल्टर प्रतिबंध (फ़िल्टर की पंक्ति में प्रतिबंध) मिले हैं तो एक फ़िल्टर डेटाबेस पंक्ति से मेल खाता है। एक डेटाबेस पंक्ति (रिकॉर्ड) मानदंड को संतुष्ट करती है अगर केवल कम से कम एक फ़िल्टर इससे मेल खाता है। एक क्षेत्र का नाम मानदंड सीमा में एक से अधिक बार प्रकट हो सकता है ताकि एक साथ लागू होने वाले कई प्रतिबंधों को अनुमति दी जा सके (उदाहरण के लिए, तापमान> = 65 और तापमान <= 82)।

डीजीईटी एकमात्र डेटाबेस फ़ंक्शन है जो मानों को एकत्र नहीं करता है। डीजीईटी दूसरे तर्क में निर्दिष्ट फ़ील्ड का मान देता है (इसी तरह एक VLOOKUP) केवल तभी जब एक रिकॉर्ड मानदंड से मेल खाता है; अन्यथा, यह कोई त्रुटि नहीं देता है जो कोई मिलान या एकाधिक मिलान इंगित करता है