कम समय में और अधिक करने की आवश्यकता महसूस नहीं करता है? यदि आप अपना अधिकांश दिन ईमेल संभालते हैं, तो आपको यह सुनकर खुशी होगी कि Outlook का अधिक कुशलतापूर्वक उपयोग करने के कई तरीके हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से बदलें जो आप आमतौर पर पसंद करते हैं और उपयोग करते हैं; कीबोर्ड शॉर्टकट या दो का उपयोग करें; स्वचालन के लिए फ़िल्टर सेट अप; सुनिश्चित करें कि आउटलुक अधिकतम गति से चलता है, और Outlook में आपका समय अच्छी तरह से खर्च किया जाएगा।
निम्नलिखित युक्तियों और रहस्यों को देखें, और आप अपने थोड़े समय को पुनः प्राप्त करने के अपने रास्ते पर अच्छे होंगे।
23 में से 01एक क्लिक के साथ फाइल संदेश
तेज़ी से करो जो आप अक्सर करते हैं। Outlook को सेट अप करने का तरीका जानें ताकि आप एक क्लिक के साथ उपयोग किए गए फ़ोल्डर्स को ईमेल दर्ज कर सकें।
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23 में से 02वार्तालाप स्ट्रीमलाइन करें
ईमेल फ़ोल्डर्स और आपके दिमाग को उन संदेशों के ऊपरी भाग से क्यों परेशान किया जाता है जिन्हें कहीं और उद्धृत किया गया है? स्वचालित रूप से सफाई के लिए Outlook का उपयोग कैसे करें इसका पता लगाएं। यह अनावश्यक ईमेल को अपने आप ले जा सकता है या हटा सकता है।
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23 में से 03ईमेल पुनः भेजें
रिक्त स्क्रीन से शुरू करने के बजाय अपनी सामग्री, विषय या प्राप्तकर्ताओं का पुन: उपयोग करने के लिए Outlook में एक ईमेल भेजें।
23 में से 04आउटलुक फ़ाइलें छोटे और स्नैपी रखें
यदि आप चाहते हैं कि आपका आउटलुक तेज़ और चंचल हो, तो अपना मुख्य पीएसटी फ़ाइल आकार छोटा रखें। पीएसटी फ़ाइल वह जगह है जहां Outlook ईमेल, संपर्क, कैलेंडर, आदि को संग्रहीत करता है। उदाहरण के लिए, आप पुराने मेल को एक अलग संग्रह फ़ाइल में ले जा सकते हैं।
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23 में से 05एक ऑफ-ऑफ-ऑफिस या अवकाश ऑटो-उत्तर सेट करें
अपेक्षाओं को सेट करने के लिए अपनी तरफ से आउटलुक जवाब दें। यह आपको न केवल छुट्टियों के बाद पकड़ रहा है बल्कि हर एक कार्यदिवस के समय भी बचाता है।
23 में से 06ईमेल को किसी भी फ़ोल्डर में त्वरित रूप से ले जाएं
यहां तक कि यदि आपने किसी फ़ोल्डर के लिए एक-क्लिक फ़ाइलिंग सेट अप नहीं किया है, तो Outlook आपको ईमेल को फ़ोल्डर्स में तेज़ी से ले जाने देता है। आप कीबोर्ड के अलावा कुछ भी नहीं, उदाहरण के लिए, या रिबन पर एक आसान बटन का उपयोग कर संदेशों को स्थानांतरित कर सकते हैं।
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23 में से 07ईमेल टेम्पलेट्स बनाएं और उपयोग करें
जब आप महसूस करते हैं कि आप बार-बार समान संदेश लिख रहे हैं, तो यह पता लगाने का समय है कि भविष्य में उपयोग के लिए Outlook में टेम्पलेट के रूप में इस तरह के ईमेल को कैसे सहेजना है। आप एक ही ईमेल-या एक समान बार-बार ईर्ष्यापूर्ण गति के साथ भेजने में सक्षम होंगे।
23 में से 08डिफ़ॉल्ट आउटलुक फ़ॉन्ट फेस और साइज बदलें
यदि आपको लगता है कि जब आप संदेश लिखते हैं या ईमेल पढ़ते हैं तो Outlook का उपयोग बहुत लंबा, लंबा, छोटा, छोटा, बड़ा, या नीला है, इसे बदलें। Outlook में ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग करने के लिए सटीक फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट शैली और रंग सेट करने का तरीका जानें।
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23 में से 09एक वार्तालाप हटाएं और म्यूट करें
जब आप अपने आप को ईमेल और वार्तालापों के माध्यम से पूरी तरह अप्रासंगिक होते हैं, तो Outlook मदद कर सकता है। संपूर्ण बातचीत को हटाने के लिए Outlook का उपयोग कैसे करें और Outlook को उसी थ्रेड में स्वचालित ईमेल को स्वचालित रूप से हटाएं।
23 में से 10स्वचालित रूप से एक विशिष्ट फ़ोल्डर में एक प्रेषक का मेल फ़िल्टर करें
किसी भी ईमेल से शुरू करना, एक आउटलुक फ़िल्टर सेट अप करें जो सभी भावी संदेशों को एक ही प्रेषक से स्वचालित फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाता है।
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23 में से 11संबंधित संदेश खोजें
हम अभी इस बारे में क्यों बात कर रहे हैं? चर्चा कैसे शुरू हुई? मैंने क्या कहा था? Outlook में, सभी संबंधित संदेशों को ढूंढना आसान है। आपको अपनी याददाश्त पर भरोसा नहीं करना पड़ेगा।
23 में से 12नए ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट खाता सेट करें
सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा लिखे गए नए संदेश सबसे अधिक संभावना से शुरू होते हैं से ईमेल पता पहले से ही Outlook में चुना गया है।
23 में से 13एक संदेश के अंदर खोजें
एक लंबे, अनावश्यक ईमेल में कुछ खोजना चाहते हैं? एक ईमेल संदेश के अंदर पाठ खोजने के लिए Outlook का उपयोग कैसे करें इसका पता लगाएं।
23 में से 14बाद में वितरित करने के लिए ईमेल अनुसूची
आप आउटलुक को केवल एक निश्चित तारीख पर या उसके बाद एक संदेश भेजने के लिए निर्देश दे सकते हैं। नियमित रूप से होने वाली घटनाओं के लिए यह विशेष रूप से आसान है, जैसे कि साप्ताहिक मीटिंग घोषणा।
23 में से 15जल्दी से एक संदेश मिटा दें
ऊप्स! क्या आपने Outlook में एक ईमेल हटा दिया था जो "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर में जाने के लिए तैयार नहीं था? कोई चिंता नहीं। तत्काल में उस ईमेल को वापस पाने का एक आसान तरीका यहां दिया गया है।
23 में से 16वितरण सूची सेट अप करें
Outlook में अपनी मेलिंग सूचियां बनाएं और सभी ईमेल पतों में टाइप किए बिना आसानी से लोगों के समूहों को संदेश भेजें।
23 में से 17संदेशों से अनुलग्नक हटाएं
संदेश रखें; अपना बड़ा आकार खो दें। संलग्न संदेशों को हटाने के लिए Outlook का उपयोग कैसे करें- ईमेल संदेशों से उन्हें कहीं और सहेजने के बाद। आप अपने मेलबॉक्स आकार को काफी हद तक ट्रिम कर सकते हैं।
23 में से 18एक प्रेषक से सभी मेल जल्दी से खोजें
आउटलुक किसी विशेष प्रेषक से सभी संदेशों को ढूंढता है और आपको इस टिप के साथ जल्दी से दिखाता है।
23 में से 1 9एक "सभी मेल" फ़ोल्डर सेट अप करें
Outlook में एक ही स्थान पर किसी खाते के लिए भेजे गए, प्राप्त, संग्रहीत, और दायर सभी ईमेल देखें।
23 में से 20आउटलुक हाइलाइट मेल केवल आपको भेजा गया है
जब आप एकमात्र ईमेल प्राप्तकर्ता होते हैं, तो संदेश आमतौर पर एक दर्जन लोगों में से एक के मुकाबले अधिक महत्वपूर्ण होता है। पता लगाएं कि Outlook उन संदेशों को हाइलाइट कर सकता है जिनके पास केवल आपको: लाइन में ही है।
23 में से 21प्राप्त ईमेल संदेश संपादित करें
अपने आप को ईमेल अग्रेषित करने या Outlook में कहीं और नोट करने के बजाय, संभवतः इसके बाहर, आप किसी भी प्राप्त ईमेल को सही जगह पर संपादित कर सकते हैं।
23 में से 22स्वचालित रूप से सीसी: आप जो मेल भेजते हैं
आउटलुक आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक संदेश की एक प्रति अन्य ईमेल पते पर भेज सकता है।
23 में से 23टाइम-सेविंग एड-ऑन के साथ Outlook का विस्तार करें
एड-ऑन जैसे कि क्लीयरकॉन्टेक्स्ट, नेल्सन ईमेल ऑर्गनाइज़र, एक्सबनी, लुकिन और ऑटो-मेट आपके आउटलुक वर्कफ़्लो को महत्वपूर्ण रूप से अपनी उंगलियों के पास सही जानकारी डालकर, बुद्धिमानी से फ़िल्टर करके और दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं।
