हमने जांच की है कि SharePoint क्या है, अब चलिए कुछ सामान्य उपयोगों पर नज़र डालें। शेयरपॉइंट एक टीम के अन्य सदस्यों के साथ सहयोग के लिए एक मंच है। ये अक्सर कॉर्पोरेट टीम होते हैं, लेकिन उन्हें होना जरूरी नहीं है। शेयरपॉइंट के लिए कुछ गैर-व्यवसाय से संबंधित अनुप्रयोगों में शामिल हैं:
- स्पोर्ट्स टीमें गेम गेम शेड्यूल करने के लिए कैलेंडर का उपयोग कर सकती हैं, और गेम वीडियो रखने के लिए एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी।
- पुस्तक क्लब अगले सप्ताह की पुस्तक के लिंक पोस्ट कर सकते हैं जबकि लेखन समूह आलोचना सबमिशन और टिप्पणियों की मेजबानी कर सकते हैं।
- एक पुनर्स्थापना परियोजना की योजना बनाने वाले स्वयंसेवी समूह कार्य और समयरेखा के साथ एक योजना बना सकते हैं।
- एक यार्ड बिक्री चलाने वाला एक पड़ोस नए प्रतिभागियों पर घोषणा पोस्ट कर सकता है, या किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में साझा एक्सेल फ़ाइल में आइटम और कीमतों को सूचीबद्ध कर सकता है।
निस्संदेह, उपर्युक्त अन्य ऐप्स और सेवाओं के साथ सभी संभव हैं, लेकिन SharePoint उन्हें एक ही स्थान पर एक साथ लाता है, जिसमें वेब इंटरफ़ेस विंडोज, मैकोज़ और लिनक्स में उपयोग योग्य है; एंड्रॉइड और आईओएस ऐप भी उपलब्ध हैं। इसके अलावा, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ऐप शेयरपॉइंट से फ़ाइलों को सीधे पकड़ सकता है, डाउनलोड कर सकता है और स्नैप अपलोड कर सकता है।
निम्नलिखित खंडों में, हम एक नई SharePoint स्थान बनाएंगे, फिर कुछ सामान्य कार्यों के लिए चरणों के माध्यम से चलें: फ़ाइलों को साझा करना, सरल वेब पेज बनाना और उन पृष्ठों पर कार्यात्मक विजेट जोड़ना।
SharePoint साइट कैसे बनाएं
वास्तव में अपनी साइट बनाने में सक्षम होने से पहले आपको कुछ चीजों की आवश्यकता होगी:
- सबसे पहले, आपको Office 365 खाते तक पहुंच की आवश्यकता होगी, लेकिन केवल कोई खाता नहीं। उपभोक्ता खातों में शेयरपॉइंट शामिल नहीं होने के कारण इसे एक व्यावसायिक खाता होना चाहिए।
- साइट बनाने के लिए आपको एक व्यवस्थापक होने की भी आवश्यकता होगी। यदि आप नहीं हैं, तो आप हमेशा अपने दोस्ताना पड़ोस व्यवस्थापक से आपके लिए एक बनाने के लिए कह सकते हैं।
एक SharePoint साइट बनाना निम्नलिखित करने का एक साधारण मामला है:
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व्यवस्थापक के रूप में Office 365 में लॉग इन करें, फिर चुनें शेयर बिंदु ऊपरी बाईं ओर ऐप मेनू से।
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पेज मेनू में, का चयन करें + साइट बनाएं बटन।
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चुनते हैं टीम साइट निम्नलिखित संवाद में। (संचार साइटें ज्यादातर घोषणाओं और अन्य सामग्री को प्रकाशित करने के लिए हैं।)
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अपनी साइट के लिए एक प्रारंभिक डिजाइन चुनें। यह इसे कुछ स्टार्टर सामग्री के साथ भर देगा - चिंता न करें, आप इन्हें हमेशा बाद में समायोजित कर सकते हैं।
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अपनी साइट और विवरण सहित, अपनी साइट का ब्योरा प्रदान करें।
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चुनते हैं समाप्त अपना सेटअप पूरा करने के लिए। साइट बनाने के लिए शेयरपॉइंट पृष्ठभूमि में काम करेगा, लेकिन आप इसकी प्रगति पूरे देखेंगे।
अब जब आपके पास एक स्पेस सेट अप है, तो आपके पास बॉक्स के बाहर कुछ कार्यक्षमता उपलब्ध होगी (ऊपर दिखाया गया है), जिसमें निम्न शामिल हैं:
- बात चिट: आपके समूह के लिए निजी संदेश बोर्ड।
- दस्तावेज़: आप यहां फाइलें साझा कर सकते हैं। इन्हें शेयरपॉइंट पेश करते समय वर्णित संस्करण और चेक-इन / चेक-आउट सुविधाओं से लाभ होगा।
- एक वनोट स्मरण पुस्तक: आपके टीम के साथी पेजों को बनाकर और जोड़कर इस वनोट नोटबुक के साथ सहयोग कर सकते हैं।
- साइट पेजेस: आपको अपनी टीम के लिए कस्टम वेब पेज बनाने की अनुमति देता है।
दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग करके फ़ाइल साझा करना अभी भी SharePoint साइट्स के लिए एक बहुत ही आम उपयोग है। चलो देखते हैं कि यह कैसे करें।
SharePoint दस्तावेज़ पुस्तकालयों का उपयोग कैसे करें
दस्तावेज़ पुस्तकालयों में फ़ोल्डर और फ़ाइलें होती हैं और आप अपेक्षा करते हैं कि आप काम करेंगे। दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग करने के लिए:
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को चुनिए दस्तावेज़ बाएं हाथ नेविगेशन में लिंक।
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को चुनिए + नया फ़ोल्डरों या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फ़ाइलों जैसे नए आइटम जोड़ने के लिए बटन। वैकल्पिक रूप से, आप अन्य फ़ाइलों को लाइब्रेरी के वर्तमान फ़ोल्डर में खींच और छोड़ सकते हैं; उन्हें कार्यालय फाइलों की आवश्यकता नहीं है।
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उपयुक्त वेब ऐप में खोलने के लिए एक ऑफिस फ़ाइल का चयन करें। एक गैर-कार्यालय फ़ाइल का चयन करना तीन चीजों में से एक करेगा:
- इसे पूर्वावलोकन के लिए खोलें यदि यह एक छवि या पीडीएफ जैसे वेब-अनुकूल प्रारूप है;
- यदि आप विंडोज का उपयोग कर रहे हैं (जो शेयरपॉइंट से बात करने के बारे में जानता है) एक प्रासंगिक ऐप में खोलें;
- इसे अपनी मशीन पर डाउनलोड करें, जहां आप इसे प्रासंगिक प्रोग्राम के साथ खोल सकते हैं।
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जबकि आधुनिक वेब ऐप्स आपको एक साथ सहकर्मी के साथ फ़ाइल संपादित करने की अनुमति देते हैं, फिर भी आपके पास फ़ाइल को "चेक आउट" करने की क्षमता है। बाएं सबसे अधिक चेकमार्क कॉलम में चयन करके फ़ाइल चुनें (फिर) दाईं ओर ओवरफ़्लो मेनू का चयन करें। चेक आउट विकल्प किसी को फ़ाइल के नए संस्करण को सहेजने से रोकता है जबकि आप उस पर काम कर रहे हैं; अन्य उपयोगकर्ता अभी भी एक प्रतिलिपि डाउनलोड कर सकते हैं और उस पर काम कर सकते हैं, लेकिन जब तक आप इसे सहेज नहीं लेते हैं और फिर "इसे चेक इन" करते हैं, तब तक वे एक नया संस्करण नहीं बना सकते हैं।
SharePoint साइट पेज कैसे बनाएं
शेयरपॉइंट के साइट पेज आपको टेक्स्ट और ग्राफिक जानकारी के साथ वेब पेज बनाने की अनुमति देते हैं। मुख्य अंतर केवल आपकी साइट के सदस्य ही लॉग इन होने पर उन्हें देख पाएंगे, जिससे इसे थोड़ा निजी इंट्रानेट बनाया जा सकेगा। अपनी SharePoint साइट में नए पेज बनाने के लिए:
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चुनते हैं पेज बाएं हाथ नेविगेशन से।
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शीर्ष मेनू बार से, चुनें + नया, फिर पेज प्रकारों में से चुनें:
- विकी पेजेस आत्म व्याख्यात्मक हैं।
- साइट पेजेस रिक्त पृष्ठ हैं जिन्हें आप केवल एक शीर्षक से बना सकते हैं।
- वेब पार्ट पेजेस कुछ प्री-डिफ़ाइंड लेआउट प्रदान करें जो आपको गैजेट्स, डैशबोर्ड-स्टाइल के सभी प्रकारों में छोड़ने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
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एक बार बनाया गया, आपके लिए संपादन शुरू करने के लिए पृष्ठ खुल जाएगा। आप इसे एक नाम देकर शुरू कर सकते हैं। अतिरिक्त सामग्री वेब पार्ट्स के रूप में आती है, जिसे हम नीचे लाएंगे।
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चुनते हैं प्रकाशित करना अपने परिवर्तन सहकर्मियों को उपलब्ध कराने के लिए।
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आपके पृष्ठ भीतर से उपलब्ध हैं पेज बाएं हाथ नेविगेशन में सूची।
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आप उन्हें देखकर मौजूदा पेज कर सकते हैं, फिर चुनें संपादित करें मेनू में बटन।
शेयरपॉइंट पेज पर वेब पार्ट्स कैसे जोड़ें
SharePoint की शानदार विशेषताओं में से एक वह वेब पार्ट्स है जिसे आप अपने पृष्ठों में एम्बेड कर सकते हैं। यहां तक कि जब आप सादा ओल 'टेक्स्ट और ग्राफिक्स जोड़ना चाहते हैं, तब भी आपको इसे पकड़ने के लिए पहले एक वेब पार्ट जोड़ना होगा; इन विगेट्स में समाचार फ़ीड्स, टीम के सदस्यों की निर्देशिका, या साइट में हाल की गतिविधि की सूचियां शामिल हो सकती हैं। यदि आपने उपर्युक्त चरणों में कोई पृष्ठ बनाया है, तो निम्न कार्य करके इसमें एक वेब पार्ट जोड़ें:
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एक पृष्ठ का चयन करें, फिर इसे अंदर रखें संपादित करें ऊपर वर्णित मोड।
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आप उन स्थानों पर किसी पृष्ठ पर वेब पार्ट्स जोड़ सकते हैं जहां प्लस (+) संकेत प्रकट होता है। यह दिखाए जाने पर इस बटन का चयन करें, और एक पॉप-अप मेनू आपको उपलब्ध वेब पार्ट्स की एक सूची दिखाएगा। आप संपूर्ण सूची ब्राउज़ कर सकते हैं, या खोजशब्द द्वारा खोज सकते हैं।
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एक बार जब आप वेब पार्ट चुनते हैं, तो यह आपके लिए पेज में डाला जाएगा।
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इस बिंदु पर, आपको वेब पार्ट को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होगी। नीचे चित्रित छवि गैलरी की तरह कुछ के लिए, का चयन करें छवियां जोड़ें उन चित्रों का चयन करने के लिए बटन जिन्हें आप दिखाना चाहते हैं।
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चुनते हैं प्रकाशित करना अपने परिवर्तन सहकर्मियों को उपलब्ध कराने के लिए।
जबकि होम पेज स्वचालित रूप से आपके लिए बनाया गया है, यह अभी भी किसी अन्य की तरह एक पृष्ठ है, और आप इसे अपने वेब की सामग्री में वेब पार्ट्स से भर सकते हैं।
कार्य ऐप इंस्टॉल करना और उसका उपयोग करना
जब आप जोड़ते हैं तो चीजें वास्तव में दिलचस्प हो रही हैं ऐप्स आपकी साइट पर ये वेब पार्ट्स की कार्यक्षमता से परे जाते हैं और ब्लॉग या कस्टम सूची जैसी चीजें शामिल करते हैं, जो एक छोटे डेटाबेस की तरह है। हम टास्क ऐप पर एक नज़र डालेंगे, जो आपको अपने टीम के सदस्यों के लिए टू-डॉस सेट करने, उन्हें असाइन करने और उनके पूरा होने को ट्रैक करने की अनुमति देता है। अपनी SharePoint साइट पर कार्य जोड़ने के लिए:
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साइट के होम पेज पर, चुनें + नया बटन, फिर चुनें ऐप.
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यह उपलब्ध ऐप्स के चयन के साथ एक पृष्ठ प्रदर्शित करेगा। आप चाहते हैं कि एक का चयन करें।
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अब यह दिखाई देगा साइट सामग्री स्क्रीन, जिसे आप बाईं ओर नेविगेशन में चुनकर देख सकते हैं। आपको कुछ वेब पार्ट्स जैसे कॉन्फ़िगरेशन करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन कार्य के साथ, प्रतिनिधिमंडल शुरू करने के लिए यह आपके लिए तैयार है।
यहां सूचीबद्ध लोगों की तुलना में शेयरपॉइंट में कई और सुविधाएं हैं। लेकिन केवल इनका उपयोग करके आप मित्रों और सहयोगियों के लिए बहुत ही कार्यात्मक और सहयोगी साइटें बना सकते हैं।
