एक्सेल एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसका उपयोग डेटा संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और छेड़छाड़ करने के लिए किया जाता है। डेटा अलग-अलग कोशिकाओं में संग्रहीत होता है जो आमतौर पर वर्कशीट में कॉलम और पंक्तियों की श्रृंखला में व्यवस्थित होते हैं; स्तंभों और पंक्तियों के इस संग्रह को एक तालिका के रूप में जाना जाता है।
स्प्रेडशीट प्रोग्राम सूत्रों का उपयोग कर डेटा पर गणना भी कर सकते हैं। वर्कशीट में जानकारी को ढूंढना और पढ़ने में मदद करने के लिए, एक्सेल में कई स्वरूपण विशेषताएं हैं जिन्हें अलग-अलग कक्षों, पंक्तियों, स्तंभों और डेटा की संपूर्ण तालिकाओं पर लागू किया जा सकता है।
चूंकि एक्सेल के हाल के संस्करणों में प्रत्येक वर्कशीट में प्रति वर्कशीट के अरबों सेल होते हैं, प्रत्येक सेल में एक सेल संदर्भ के रूप में जाना जाने वाला पता होता है ताकि इसे सूत्र, चार्ट और प्रोग्राम की अन्य विशेषताओं में संदर्भित किया जा सके।
इस ट्यूटोरियल में शामिल विषय हैं:
- तालिका में डेटा दर्ज करना
- व्यक्तिगत वर्कशीट कॉलम चौड़ा करना
- वर्कशीट में वर्तमान दिनांक और नामित रेंज जोड़ना
- कटौती सूत्र जोड़ना
- शुद्ध वेतन सूत्र जोड़ना
- भरने हैंडल के साथ सूत्रों की प्रतिलिपि बनाएँ
- डेटा में संख्या स्वरूपण जोड़ना
- सेल स्वरूपण जोड़ना
अपनी वर्कशीट में डेटा दर्ज करना
वर्कशीट कोशिकाओं में डेटा दर्ज करना हमेशा एक तीन-चरणीय प्रक्रिया है; ये चरण निम्नानुसार हैं:
- पर क्लिक करें सेल जहां आप डेटा जाना चाहते हैं।
- सेल में डेटा टाइप करें।
- दबाएं दर्ज कीबोर्ड पर कुंजी या माउस के साथ किसी अन्य सेल पर क्लिक करें।
जैसा कि बताया गया है, वर्कशीट में प्रत्येक सेल को किसी पते या सेल संदर्भ द्वारा पहचाना जाता है, जिसमें कॉलम अक्षर और पंक्ति की संख्या होती है जो किसी सेल के स्थान पर छेड़छाड़ की जाती है। सेल संदर्भ लिखते समय, कॉलम अक्षर हमेशा पंक्ति संख्या के बाद लिखा जाता है - जैसे कि A5, सी 3, या D9.
इस ट्यूटोरियल के लिए डेटा दर्ज करते समय, सही वर्कशीट कोशिकाओं में डेटा दर्ज करना महत्वपूर्ण है। बाद के चरणों में दर्ज सूत्र अब दर्ज डेटा के सेल संदर्भों का उपयोग करते हैं।
इस ट्यूटोरियल का पालन करने के लिए, रिक्त एक्सेल वर्कशीट में सभी डेटा दर्ज करने के लिए उपरोक्त छवि में देखे गए डेटा के सेल संदर्भों का उपयोग करें।
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08 में से 02एक्सेल में स्तंभों को चौड़ा करना
डिफ़ॉल्ट रूप से, किसी सेल की चौड़ाई उस डेटा प्रविष्टि के केवल आठ वर्णों को प्रदर्शित करने के लिए अनुमति देती है, जो उस डेटा को अगले सेल में दाईं ओर फैलती है। यदि दाईं ओर सेल या कक्ष रिक्त हैं, तो वर्कशीट शीर्षक में देखा गया दर्ज डेटा वर्कशीट में प्रदर्शित होता है कर्मचारियों के लिए कटौती की गणना अंदर प्रवेश करना सेल ए 1.
यदि दाईं ओर वाले सेल में डेटा होता है, हालांकि, पहले सेल की सामग्री को पहले आठ वर्णों में छोटा कर दिया जाता है। पिछले चरण में डेटा के कई सेल दर्ज किए गए हैं, जैसे लेबल कटौती दर: अंदर प्रवेश करना सेल बी 3 तथा थॉम्पसन ए . अंदर प्रवेश करना सेल ए 8 कटाई की जाती है क्योंकि दाईं ओर वाली कोशिकाओं में डेटा होता है।
इस समस्या को ठीक करने के लिए ताकि डेटा पूरी तरह से दिखाई दे, उस डेटा वाले कॉलम को चौड़ा होना चाहिए। सभी माइक्रोसॉफ्ट प्रोग्राम्स के साथ, स्तंभों को चौड़ा करने के कई तरीके हैं। नीचे दिए गए चरणों में माउस का उपयोग करके कॉलम को विस्तृत करने का तरीका शामिल है।
व्यक्तिगत वर्कशीट स्तंभों को चौड़ा करना
- माउस पॉइंटर को लाइन के बीच रखें कॉलम ए तथा बी कॉलम हेडर में।
- सूचक दोहरे सिर वाले तीर में बदल जाएगा।
- दबाएं और पकड़े रहें बाईं माउस बटन को नीचे खींचें और डबल-हेड वाले तीर को चौड़े करने के दाईं ओर खींचें कॉलम ए पूरी प्रविष्टि तक थॉम्पसन ए दिख रहा है।
- आवश्यकतानुसार डेटा दिखाने के लिए अन्य कॉलम बढ़ाएं।
कॉलम चौड़ाई और वर्कशीट टाइटल
चूंकि कार्यपत्रक शीर्षक अन्य लेबलों की तुलना में बहुत लंबा है कॉलम ए, अगर उस कॉलम को पूरे शीर्षक को प्रदर्शित करने के लिए विस्तृत किया गया था सेल ए 1, वर्कशीट न केवल अजीब दिखता है, बल्कि बाएं लेबल और डेटा के अन्य कॉलम के बीच अंतराल के कारण वर्कशीट का उपयोग करना मुश्किल हो जाएगा।
चूंकि इसमें कोई अन्य प्रविष्टियां नहीं हैं पंक्ति 1, शीर्षक के रूप में इसे छोड़ना गलत नहीं है - दाईं ओर सेल्स में फैल रहा है। वैकल्पिक रूप से, एक्सेल में मर्ज और सेंटर नामक एक सुविधा है जिसका उपयोग बाद में चरण तालिका में शीर्षक तालिका को शीर्षक देने के लिए किया जाएगा।
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08 का 03तिथि और नामांकित रेंज जोड़ना
तारीख को स्प्रेडशीट में जोड़ना सामान्य है - अक्सर यह इंगित करने के लिए कि शीट को आखिरी बार अपडेट किया गया था। एक्सेल में कई संख्याएं हैं तारीख कार्य जो कार्यपत्रक में तारीख दर्ज करना आसान बनाता है। कार्य केवल एक्सेल में अंतर्निहित सूत्र हैं जो सामान्य रूप से किए गए कार्यों को पूरा करना आसान बनाता है - जैसे वर्कशीट में दिनांक जोड़ना।
आज फ़ंक्शन का उपयोग करना आसान है क्योंकि इसमें कोई तर्क नहीं है - जो डेटा है जो इसे काम करने के लिए फ़ंक्शन को आपूर्ति करने की आवश्यकता है। आज फ़ंक्शन एक्सेल के अस्थिर कार्यों में से एक है, जिसका अर्थ है कि यह हर बार पुनर्मूल्यांकन करता है - जो आम तौर पर कार्यपत्रक खोला जाता है।
आज के समारोह के साथ तिथि जोड़ना
नीचे दिए गए कदम जोड़ देंगे आज काम करने के लिए सेल सी 2 वर्कशीट का।
- पर क्लिक करें सेल सी 2 इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए।
- पर क्लिक करें सूत्र का टैब फीता.
- पर क्लिक करें दिनांक समय पर विकल्प फीता तारीख कार्यों की सूची खोलने के लिए।
- पर क्लिक करें आज लाने के लिए समारोह फॉर्मूला बिल्डर.
- क्लिक करें किया हुआ फ़ंक्शन में प्रवेश करने के लिए बॉक्स में और वर्कशीट पर वापस आएं।
- वर्तमान तिथि को जोड़ा जाना चाहिए सेल सी 2।
तिथि के बजाय ###### प्रतीक देख रहे हैं
यदि हैशटैग प्रतीकों की एक पंक्ति दिखाई देती है सेल सी 2 जोड़ने के बाद की तारीख के बजाय आज उस सेल पर फ़ंक्शन, ऐसा इसलिए है क्योंकि सेल स्वरूपित डेटा को प्रदर्शित करने के लिए पर्याप्त नहीं है।
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, अगर सेल के लिए बहुत व्यापक है तो अनजान संख्या या टेक्स्ट डेटा दाईं ओर रिक्त कक्षों तक फैल जाए। डेटा जिसे एक विशिष्ट प्रकार के नंबर के रूप में स्वरूपित किया गया है - जैसे कि मुद्रा, तिथियां, या एक समय, हालांकि, वे अगले सेल पर नहीं फैले हैं, यदि वे उस सेल से अधिक व्यापक हैं जहां वे स्थित हैं। इसके बजाए, वे प्रदर्शित करते हैं ###### त्रुटि।
समस्या को ठीक करने के लिए, विस्तृत करें कॉलम सी ट्यूटोरियल के पिछले चरण में वर्णित विधि का उपयोग करना।
नामांकित रेंज जोड़ना
ए नामित रेंज तब बनाया जाता है जब सीमा को पहचानने के लिए एक या अधिक सेल्स को नाम दिया जाता है। नामित श्रेणियों का उपयोग सेल संदर्भ के लिए एक विकल्प के रूप में किया जा सकता है जब कार्यों, सूत्रों और चार्टों में उपयोग किया जाता है। नामित श्रेणियां बनाने का सबसे आसान तरीका है इसका उपयोग करना नाम बॉक्स पंक्ति संख्याओं के ऊपर वर्कशीट के ऊपरी बाएं कोने में स्थित है।
इस ट्यूटोरियल में, नाम मूल्यांकन करें को दिया जाएगा सेल सी 6 कर्मचारी वेतन पर लागू कटौती दर की पहचान करने के लिए। नामित रेंज का उपयोग किया जाएगा कटौती फॉर्मूला इसमें जोड़ा जाएगा कोशिकाएं सी 6 सेवा मेरे C9 वर्कशीट का।
- चुनते हैं सेल सी 6 वर्कशीट में
- प्रकार मूल्यांकन करें में नाम बॉक्स और दबाएं दर्ज कीबोर्ड पर कुंजी
- सेल सी 6 अब का नाम है मूल्यांकन करें।
इस नाम का उपयोग सरल बनाने के लिए किया जाएगा कटौती सूत्र ट्यूटोरियल के अगले चरण में।
08 का 04कर्मचारी कटौती फॉर्मूला दर्ज करना
एक्सेल सूत्र आपको वर्कशीट में दर्ज किए गए नंबर डेटा पर गणना करने की अनुमति देता है। एक्सेल सूत्रों का उपयोग बुनियादी संख्या क्रंचिंग के लिए किया जा सकता है, जैसे अतिरिक्त या घटाव, साथ ही अधिक जटिल गणना, जैसे परीक्षा परिणामों पर छात्र का औसत ढूंढना और बंधक भुगतान की गणना करना।
- एक्सेल में सूत्र हमेशा बराबर चिह्न से शुरू होते हैं ( = ).
- बराबर चिह्न हमेशा उस सेल में टाइप किया जाता है जहां आप प्रकट होने का उत्तर चाहते हैं।
- सूत्र कीबोर्ड पर एंटर कुंजी दबाकर पूरा हो गया है।
सूत्रों में सेल संदर्भ का उपयोग करना
एक्सेल में सूत्र बनाने का एक आम तरीका वर्कशीट कोशिकाओं में फॉर्मूला डेटा दर्ज करना और उसके बाद सूत्र के डेटा के बजाय सेल संदर्भों का उपयोग करना शामिल है।
इस दृष्टिकोण का मुख्य लाभ यह है कि यदि बाद में डेटा को बदलने के लिए आवश्यक हो जाता है, तो यह सूत्र को फिर से लिखने के बजाय कोशिकाओं में डेटा को बदलने का एक साधारण मामला है। डेटा परिवर्तन के बाद फॉर्मूला के परिणाम स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगे।
फॉर्मूला में नामित रेंज का उपयोग करना
सेल संदर्भों का एक विकल्प नामित श्रेणी - जैसे कि नामित श्रेणी का उपयोग करना है मूल्यांकन करें पिछले चरण में बनाया गया।
एक सूत्र में, एक नामित श्रेणी एक सेल संदर्भ के समान कार्य करती है लेकिन आमतौर पर उन मानों के लिए उपयोग की जाती है जिन्हें विभिन्न सूत्रों में कई बार उपयोग किया जाता है - जैसे कि पेंशन या स्वास्थ्य लाभ, कर दर, या वैज्ञानिक के लिए कटौती दर स्थिर - जबकि सेल संदर्भ सूत्रों में अधिक व्यावहारिक हैं जो विशिष्ट डेटा को केवल एक बार संदर्भित करते हैं।
कर्मचारी कटौती फॉर्मूला दर्ज करना
पहला सूत्र बनाया गया सेल सी 6 गुणा करेंगे सकल वेतन कटौती दर से कर्मचारी बी स्मिथ का सेल सी 3.
में तैयार सूत्र सेल सी 6 होगा:
= बी 6 * दर
फॉर्मूला दर्ज करने के लिए पॉइंटिंग का उपयोग करना यद्यपि उपरोक्त फॉर्मूला को सेल सी 6 में टाइप करना संभव है और सही उत्तर दिखाई दे रहा है, गलत सेल संदर्भ में टाइप करके बनाई गई त्रुटियों की संभावना को कम करने के लिए सूत्रों के सेल संदर्भों को जोड़ने के लिए इंगित करना बेहतर है। पॉइंटिंग में सेल पॉइंटर के साथ डेटा युक्त सेल पर क्लिक करना शामिल है जिसमें कक्ष संदर्भ या नामांकित श्रेणी को सूत्र में जोड़ा गया है। नीचे पढ़ना जारी रखें यह सूत्र बनाया गया है सेल डी 6 और पहले सूत्र में गणना की गई कटौती राशि घटाकर किसी कर्मचारी के शुद्ध वेतन की गणना करता है सकल वेतन। में तैयार सूत्र सेल डी 6 होगा: = बी 6 - सी 6
सापेक्ष सेल संदर्भ और प्रतिलिपि सूत्र अब तक, द कटौती तथा कुल वेतन वर्कशीट में सूत्रों को केवल एक सेल में जोड़ा गया है -सी 6 तथा D6 क्रमशः। नतीजतन, वर्कशीट वर्तमान में केवल एक कर्मचारी के लिए पूर्ण है - बी स्मिथ. अन्य कर्मचारियों के लिए प्रत्येक सूत्र को दोबारा बनाने के समय लेने वाले कार्य के माध्यम से जाने के बजाय, एक्सेल कुछ परिस्थितियों में, सूत्रों को अन्य कोशिकाओं में प्रतिलिपि बनाने की अनुमति देता है। इन परिस्थितियों में अक्सर एक विशिष्ट प्रकार के सेल संदर्भ का उपयोग शामिल होता है - जिसे सूत्रों में एक सापेक्ष सेल संदर्भ के रूप में जाना जाता है। पूर्ववर्ती चरणों में सूत्रों में दर्ज किए गए सेल संदर्भ सापेक्ष सेल संदर्भ हैं, और वे Excel में डिफ़ॉल्ट रूप से प्रतिलिपि बनाने के लिए एक्सेल में डिफ़ॉल्ट संदर्भ कक्ष संदर्भ हैं। ट्यूटोरियल में अगला कदम का उपयोग करता है भरने वाला संचालक सभी कर्मचारियों के लिए डेटा तालिका को पूरा करने के लिए नीचे दिए गए पंक्तियों में दो सूत्रों की प्रतिलिपि बनाने के लिए। भरने वाला संचालक सक्रिय सेल के निचले दाएं कोने में एक छोटा काला बिंदु या वर्ग है। भरने वाले हैंडल में कई उपयोग हैं जिनमें सेल की सामग्री को आसन्न कोशिकाओं में कॉपी करना शामिल है। संख्याओं या पाठ लेबलों की एक श्रृंखला के साथ कोशिकाओं को भरना, और सूत्रों की प्रतिलिपि बनाना। ट्यूटोरियल के इस चरण में, भरने वाला संचालक दोनों की प्रतिलिपि बनाने के लिए इस्तेमाल किया जाएगा कटौती तथा कुल वेतन से सूत्र कोशिकाएं सी 6 तथा D6 नीचे कोशिकाएं सी 9 तथा D9. भरने के साथ सूत्रों की प्रतिलिपि बनाएँ नीचे पढ़ना जारी रखें संख्या स्वरूपण मुद्रा प्रतीकों, दशमलव मार्करों, प्रतिशत संकेतों, और अन्य प्रतीकों को जोड़ने के लिए संदर्भित करता है जो सेल में मौजूद डेटा के प्रकार की पहचान करने में मदद करते हैं और इसे पढ़ने में आसान बनाते हैं। प्रतिशत प्रतीक जोड़ना मुद्रा चिह्न जोड़ना सेल स्वरूपण प्रारूपण विकल्पों को संदर्भित करता है - जैसे टेक्स्ट या संख्याओं में बोल्ड स्वरूपण लागू करना, डेटा संरेखण बदलना, कोशिकाओं के लिए सीमाएं जोड़ना, या सेल में डेटा की उपस्थिति को बदलने के लिए विलय और केंद्र सुविधा का उपयोग करना। इस ट्यूटोरियल में, उपर्युक्त सेल प्रारूप वर्कशीट में विशिष्ट कक्षों पर लागू किए जाएंगे ताकि यह समाप्त वर्कशीट से मेल खा सके। बोल्ड स्वरूपण जोड़ना डेटा संरेखण बदल रहा है यह चरण केंद्र संरेखण के लिए कई कक्षों के डिफ़ॉल्ट बाएं संरेखण को बदल देगा। मर्ज और सेंटर सेल मिलाना और केंद्र विकल्प एक सेल में चयनित कई संख्याओं को जोड़ता है और नए मर्ज किए गए सेल में बाएं सेल में डेटा प्रविष्टि को केंद्रित करता है। यह चरण कार्यपत्रक शीर्षक को विलय और केंद्र करेगा - कर्मचारियों के लिए कटौती की गणना। कोशिकाओं के लिए नीचे सीमा जोड़ना यह चरण डेटा युक्त कोशिकाओं में नीचे सीमाएं जोड़ देगा पंक्तियां 1, 5, और 9
नेट वेतन फॉर्मूला दर्ज करना
भरने के साथ सूत्रों की प्रतिलिपि बनाएँ
Excel में संख्या स्वरूपण लागू करना
08 का 08 Excel में सेल स्वरूपण लागू करना
